高校人事档案管理存在的问题与对策

刘 玮

高校以往对于人事档案的管理的认识，多是以保存学校教职工基本信息为主体，并根据教职工发展为其填写相应的记录。可以认为，此类管理模式更加倾向于“看管”，并没有发挥档案的实用价值。事实上，档案代表着教职工的基本信息和背景，学校能够通过该信息，有效判断出教职工未来的发展路径和潜力，在诸如评核、升职、考级等因素上，均需要依托于教职工的原始档案信息。因此，高校应当有效加强对于档案的管理工作，并积极开展科学建设，使档案信息能够作为高校发展的助力。

一、高校人事档案管理中主要存在的问题

(一)档案信息不完整，材料真实度不高

首先，档案管理人员在进行归档时，多会要求教职工自主填写部分内容，并按照以往档案的管理经验，在确保基本信息完整的情况下，进行归档工作。从该状况来看，无疑会导致档案信息中存在一定的错漏；其次，由于教职工存在自主填写行为，再结合管理人员缺乏对档案信息考核的机制。所以，档案中即使存在严重错漏，或是档案造假的行为，也无法予以及时的纠正；再次，部分档案管理人员工作不及时，存在的态度散漫等问题，甚至存在一些教职工连续三次发生履历变化，档案信息仍未更新的状况。事实上，该原因也是导致档案难以用于支持学校发展的重要原因；最后，可能存在勾结与牟利行为。特定的档案信息能够影响到教职工的发展，例如学历、过往收入、工作时间等。由于存在利益之间的关系，也导致了出现教职工收买档案管理人员修改资料的状况，特别是年龄、工龄等信息修改的这类问题时有发生。

(二)管理各自为政

档案管理各自为政的状况早已被学术领域诟病，由于将信息过渡的拆分，导致教职工档案难以有效的归纳，也无法客观、全面的反应出教职工的综合素质。目前高校普遍的档案管理分为：第一，教务管理。其中主要包括教师的业务能力，如教学水平、学生成绩、教学任务完成状况。由于业务能力直接关系到教师的工资，所以在各档案管理环节中，教务管理在学校的地位最高；第二，科研管理。教师的课题研究成果，多由学校所设立的独立部门进行保管。该部门更多是为教师提供科研支持，所以档案管理仅属于“看管”；第三，审计管理。该部门主要用于审计学校教职工干部信息，并直接将审计结果存放在部门之中。不过，二次审计多不回参照的上次审计结果，所以，其档案管理也属于“看管”范畴；第四，人事管理。该部门主要管理的教职工原始信息，包括社会经历、从业状况等信息。另外，人事管理也涉及到教龄、年龄等信息的管理，故此容易发生私相授受的状况。由此来看，四类信息由四个不同部门进行监管，不仅较大程度上浪费的人力资源，同时也提升了信息管理的难度。

(三)“弃档不顾”现象突出

近年来高等院校不断发展，并引入了市场竞争机制，导致该领域的人才流动量加大。更为重要的是，高校以往作为事业教育单位，在早期吸引了大量人才。不过，时代的发展涌现出大量私营高校，以及各个城市所建设的高校，其优势在于能够为教师提供更高的收入，以及客观的科研费用，在职工方面的收入也有着大幅度的提升。进而导致大量公立高校教职工流失的状况发生。对此，传统高校采取了“扣档”等手段，以档案胁迫教职工群体，使其无法离职。但是，由于其他高校重新建档的许诺，导致有大量教职工选择了“弃档不顾”。该状况的出现，最为直观的影响在于档案管理问题。对于高校而言，即使教职工离开了学校，其也无权对档案进行销毁，甚至无权对档案进行转移。如此一来，高校必须长期保管离职教职工的档案信息，进而涉及到保管成本问题，并且对学校的日常档案管理造成影响，也加大了工作人员的管理难度。

(四)档案开发利用程度较低

教职工的档案不仅代表其个人的发展轨迹，同时也有助于学校开展建设工作。例如，教职工的评级、考核、升职、加薪等，均需要一定的档案背景。而现有的档案管理手段，显然忽略了该功能，主要原因在于：第一，管理评核手段不够科学化。虽然原则上应当依据档案信息进行相关工作，但是，学校并未以此严格的执行，所以大量的档案信息未得到使用；第二，存档工作不够完善，并没有让档案成为学校建设发展的信息依据，导致学校根本无信息可用；第三，档案的被动性较高。一些档案管理人员，甚至是拥有高学历的专业档案管理人员，即使意识到档案的重要性，并有效的进行档案管理。但是，最终是否使用档案的决定权，在于学校的行政领导；第四，档案管理技术落后。跟多高校都建立了学生的学籍电子档案，但是却未建设教职工的电子人事档案。目前，仍旧有很多高校教职工档案为纸质，导致信息统计和管理的难度颇高。综合四种情况来看，目前高校档案利用不仅局限在发展意识，现有的信息基础，也不足以用于学校的管理工作。

二、高校人事档案管理工作现存问题的解决对策

根据上述四点问题的分析，可以将问题主要归结为责任意识不足、人才水平不够、信息化标准过低三个方面。所以，建议层面也将有三点开展。

(一)健全管理体系，实现规范化管理

首先，高校必须提升领导管理班子对于档案管理的认识，由此才能够保证档案日常管理的有序进行。对待该需求，相对有效的方式是建立管理小组，构建相对完善的责任机制，通过制度使其具备责任感；其次，健全管理体系，通过管理手段，完善各个环节的管理工作。人事档案管理具有较高的复杂性，工作内容相对繁琐，这也意味着管理手段必须与之匹配，否则仍旧会存在管理漏洞，造成档案管理工作无法有效的推进；最后，构建完善的责任体系，档案管理必须权责分明，并且将责任落实到岗位。同时，只有拥有了责任体系，才能够以此为基础逐步调整奖惩机制，最终在责任、制度趋于完善的情况下，实现对高校教职工人事档案的管理。

(二)加强学习培训，提升管理人员综合素质

对于管理人员的培训，主要在于两个方面：一是实现基本技能的培训。虽然不可否认高校中充斥着大量人才，但是由于早期的忽视态度，造成管理人员岗位能力不足。所以，应当首先提升其技能水准，使工作人员能够满足档案管理的需要；二是加强道德培训。档案管理不仅涉及到保密机制，也可能触及权钱交易、私相授受的敏感地带。对此，工作人员必须保持着较高的道德水准，才能够确保高校档案信息的真实性。而除了培训之外，高校也可以寻求社会招聘的形式，从社会中吸取人才，由此实现在短时间内提升管理成果的目标。同时，再以人才带动内部管理环境，最终实现共同发展。

(三)实现信息化建设，提升管理与利用效率

信息化建设不仅是电子信息入档，更加关系到档案信息的使用效率。所以，高校应当结合未来发展需求，开展对人事档案管理系统的开发。档案管理信息系统应包括三个层面：一是基本信息的构建，包括教职工教龄、工龄、身份信息等，该信息采取核实入档，由最高权限管理；二是绩效信息的构建，主要记录教职工绩效的完成情况。该信息属于积累制，一定周期后便能够直接通过绩效判断教职工能力；三是教师能力信息的构建，对教师的教学能力、科研能力等信息进行单独建设，并以此为依据为教师发展提供方向。

三、结语

综上所述，我国高校人事档案管理目前仍旧属于初级层面，在人力资源不足，管理意识不强，信息化建设不够的情况下，难以真正通过档案信息为高校提供发展建议。所以，本文以此为基础，提供对问题的三项解决建议，希望能够对相关领域有所帮助。

[1]陈奕.信息化背景下高校人事档案管理存在的问题及对策[J].湖南科技学院学报,2014(06).

[2]刘晓丽.高校人事档案信息化管理进程中存在的问题及对策[J].科技信息,2013(02).

[3]屈俊华.新形势下高校人事档案管理问题与对策[J].山西档案,2017(01).