企业档案管理的网络信息化及开发利用分析

张宏

摘 要：随着互联网信息技术的发展，传统企业档案管理方法已经难以满足企业发展现状，我们应该充分利用信息技术大发展的今天，利用信息互联网技术改变企业档案管理方法，建设信息化企业档案管理方式。企业档案管理就是将企业所有实践所有记录信息进行分类整理，并对其进行妥善保存，并保证其真实性和完整性。本文简要阐述了新形势下企业档案信息化的重要性，针对现时存在的问题提出相关应对措施，以期为今后企业档案的管理提供参考。

关键词：企业档案管理；网络信息化；开发利用

在当前网络技术不断发展并日益完善的情况下，网络冲击了各行各业，可以说如果一家企业不重视计算机网络技术的运用，那么最后的结果一定是被时代所淘汰。所以在企业档案管理中引入信息化的管理理念，不仅顺应了时代的发展，而且能够促进企业良好运作。

1 企业档案信息化建设的重要性

1.1 企业档案信息载体的转变

企业在实现了计算机全程管理之后，很多的信息数据得到了全面的管理和监控。在企业的各项活动中，电子文件取代了纸质文件。通过计算机可以对产生的数据和产品的设计进行快速的浏览和利用，实现了企业档案信息接收、存储和利用一体化，达到了工作效率的最大化。

1.2 提高效率

档案管理工作对企业的发展有着非常重要的意义，如果档案整理的非常好，那么对后续发展战略的制定都有很大的参考价值。长久以来的档案管理都单纯依靠人工去完成，这种方法不仅效率低下，而且准确率也是无法保障。大量的工作不能及时完成，遗漏的档案也无人问津，档案的归类与保存也是混乱不堪的。这种情况下使用信息化的管理模式是再好不过的选择了。工作人员运用计算机网络可以准时完成巨大的工作量同时又能保证准确率，而且操作十分便捷，节省了大量的时间。在当今生活愈发趋于快节奏的情况下，节约了时间就意味着省去了许多不必要的开支。效率提高了，那么企业的运作就会更加流畅，企业的核心竞争力自然就显现出来了。

1.3 有利于档案的安全和保密

企业档案作为一种重要的信息资源，对企业的生存和发展具有难以估量的价值，同时，企业档案涉及到企业的商业秘密或国家机密，一旦泄露会给国家和企业造成严重损失。档案管理信息化能够提高档案的保密性，相较于纸质文件而言安全性更高，可以通过加密、设置权限等方式减少档案信息资料外泄的可能性。利用计算机管理企业档案资料，可以严格限制调阅查看档案资料的人员，通过加密的方式，可以避免档案文件材料遭窃取或外泄，有效保证档案的安全性和保密性。

1.4 体系更加完善

一家企业的发展必然有着它独特的管理体系，体系对于企业的日常管理、财务运作、人员安排都至关重要，所以企业无论何种工作的进行，都需要一个完善的体系去支撑。企业的档案管理长久以来依靠落后的人工管理模式，体系也是繁杂，没有形成一个良性循环，实际操作中也是问题不断。而将信息化这一理念引入档案管理中就会很好地解决当前面临的问题，如果一旦实现档案管理的信息化，那么整个管理体系就会非常适应当前的整体趋势。一家企业也会愈发呈现出勃勃生机的状态，企业员工也更加勤勉工作。可见体系对企业的发展是何等的重要，而企业的档案管理工作平常又是繁琐复杂的，发展档案管理的信息化是必然趋势。

2 企业档案管理之中出现问题

2.1 企业档案信息化缺少规范的策划与指导

由于在推进企业档案管理信息化的进程中，缺乏高素质的信息技术管理人才，致使在该过程中，管理人员不能起到有效的引导作用，从而导致建设过程缓慢，且收效并不明显。另外，由于在信息化档案管理的建设过程中欠缺规范的策划与指导，造成了许多人力、物力资源的浪费，整体上会对企业的发展造成影响。

2.2 档案管理工作的标准欠缺或不规范

档案管理工作的相关标准与规范是档案信息化建设的重要保障，为档案管理信息化建设提供宏观指导，是必不可少的先决条件。但是不可否认的是，目前相关标准还不健全，甚至某些具体工作还没有建立相关的标准。因此，档案部门要加快档案信息化标准规范的建立和完善，尽快建立健全档案管理信息化工作制度和标准。

2.3 企业对档案管理信息化建设重视不够

部分企业领导只注重企业经济的发展和基础设施的建设，侧重于眼前既得利益，而忽视档案管理信息化建设。对档案管理信息化建设缺乏规划，企业档案管理系统在各部门没有形成统筹安排、共同协调的局面，也缺少近期或长远规划，没有明确的目标。因而导致档案管理人力资源不足、硬件配置落后、管理系统更新不及时等状况。除此之外，思想意识上对档案管理信息化认识不足也阻碍了档案管理工作的创新与发展，以及档案管理信息化建设的进程，使企业档案管理的信息化进程缓慢，对企业整体形象的提升造成巨大影响。

3 企业档案信息化建设的对策

3.1 完善企业档案信息化管理平台

在信息化档案管理之中，我们需要利用互联网技术对档案收集和提取工作进行完善，减去一些不必要档案收集流程，优化剩下流程，大大提高了效率。在实践过程之中，相关工作人员完全可以将产生档案资料通过互联网传送给公司档案室，这样有利于档案室对资料收集，并且还可以为公司减少对档案室人力资源投资。

3.2 档案管理制度

企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准，建立健全电子档案的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。落实好各项保障措施，根据电子档案的特点，执行相关技术标准，规范电子档案的数据格式，实现电子档案的全程管理。企业应保证电子档案真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的电子档案，应同时保存相应的纸质档案，并确保相关电子档案与纸质档案的一致性。

3.3 重视人员的培养

无论科技怎样进步，社会如何发展，这一切的操控者还是人本身。当今时代人才是最为重要的，不管你的要求是什么，只要你有才能就能得到别人的赏识，档案管理人才也不例外。当前的档案管理信息化面临的最大困难就是人才短缺，培养并运用这部分人才是企业目前需要解决的问题。工作人员要分析相关的信息，做好档案的分类，准确录入信息等一大堆繁琐的事情，没有相关经验与技能的人是无论如何也无法胜任的。档案的信息化对工作人员提出了如此高的要求，企业一定要重视专业人才的培养与发掘，这样才能提高整个企业的管理水平。

3.4 加强档案信息化安全管理

档案信息化安全管理包括档案管理系统软硬件自身的安全，如记录档案光盘的安全性、软件系统的可靠性等；还包括档案信息传播的安全，即信息不为未被许可的人知晓、获得。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，在选择、设计档案管理系统时应充分考慮到系统的安全性，把它作为一个重要的指标；后一种安全问题不仅要依靠技术手段，还要依靠完备的规章制度，防止不被许可的人接触到相关档案信息，避免档案管理人员因失误而导致机密档案信息的泄漏。

4 结语

综上所述， 档案管理的网络信息化对于企业来说是一项非常具有挑战性的任务， 并且也是企业档案管理今后的发展方向。 针对企业当前档案管理中存在的主要问题，应该重点加强档案管理中的信息化建设和专业化建设， 从而为企业发展提供核心动力，促进企业的良性发展。

参考文献

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