浅谈事业单位档案管理的现状及对策

杨树梅

摘 要：我国近些年经济发展速度非常快，国家也加大了对事业单位的改革力度，尤其是监管事业单位的档案、人员变动、财务信息工资情况都要纳入到监管的体系中来，档案管理本身是管理体系中一个重要的组成部分，需要对其进行不断的更新和补全。事业单位的档案管理更是间接关系到整个行政系统的工作质量和秩序效率，需要找出现今的事业单位档案管理中存在的问题，并且提出改进措施。

关键词：事业单位;档案管理;现状;对策

事业单位在开展工作的过程中，会产生很多的文件、资料，并且人员的调动、工资等等都需要进行管理，所以说档案管理工作是一项非常复杂的系统工程。科学的档案管理能为信息查阅提供便利，同时改善工作效率。

一、事业单位档案管理存在的问题

（一）没有足够重视档案管理

事业单位档案管理工作内容是十分复杂的，涉及的内容比较多，不仅包括对单位信息资料的管理，还要对文书档案、技术档案、人事档案、财务档案、照片档案、录音录像档案等进行管理，另外还需要涉及其单位和部门的信息收集和了解等，因此，其信息量是十分巨大的。面对复杂的工作内容，这就需要档案管理人员切身负起责任，耐心细致地投入到档案管理工作中去，才能对企业单位的进一步发展提供帮助。但是，在实际的档案管理中会出现管理人员对档案管理工作的不重视，他们在工作中态度比较随意自由，并没有切身负起责任，因此，就会导致档案管理工作的盲目性和无效性，而面对这种情况的发生，事业单位并没有采取有效的方法进行监督和管理，这进一步造成了档案管理工作的混乱性。

（二）人员综合素养不高

事业单位档案管理工作不仅比较复杂，另外对于档案的管理质量要求也比较高，如果管理不当，其后续的影响涉及是很多的，由于档案管理工作是比较乏味和无趣的，没有足够的耐心和责任心是不可能胜任这项工作的。因此，这就需要档案管理人员具有较强的责任意识，同时也要具有良好的专业知识和管理方法。但是，在实际的事业单位档案管理中，各单位领导对档案管理意识比较淡薄，对档案工作重视不够，人才总量不足，且老龄化现象比较严重，把档案室当成“过渡养老”的地方，多半用來照顾老弱病残型人员，年龄老化严重;档案管理员频繁更换，有的没有经过档案业务培训就上岗，对档案工作的重要性及有关知识不了解，这严重影响了档案管理工作的质量。随着事业单位的发展，单位档案管理的工作量势必会增加不少，而一些管理人员的管理理念还是比较传统，这就造成了其管理水平并不能适应事业单位档案管理的新要求，另外，由于管理人员对于档案管理工作的认识不够，也会导致对管理工作的态度不积极，进而缺乏足够的上进心，慢慢地会造成其综合素养的不高。

（三）档案管理技术不高

面对档案管理工作，人们的第一观念就是工作内容乏味单调，没有技术性，其实这是一种错误的理念，档案管理工作包括的内容多，为了便于档案规范有序地管理，管理人员也要具备一定的档案管理技术，才能保证档案管理工作有效地进行。近年来，随着我国信息化技术水平的不断提高，越来越多的信息化技术投入到档案管理工作中，大大促进了档案管理工作的质量和效率。但是，在一些事业单位中，由于对档案管理工作不重视，并没有采取相应的信息化管理技术来进行档案的管理，有些事业单位虽然引入了一定的信息化技术手段，但是在实际的管理中并未有效使用相关技术和设备来进行管理。因此，这就造成了信息化管理手段流于表面，甚至一些信息化设备由于长时间不用，已经出现了老旧的情况，信息系统也出现了一定的漏洞，这都导致了档案管理工作的低效性。

二、对事业单位档案有效进行管理的对策

（一）加强重视档案管理工作

事业单位档案管理工作对于事业单位的管理和发展具有重要的意义，因此，事业单位对档案管理工作要重视，这也是保证后期档案管理工作的前提和基础。首先需要相关领导对档案管理工作要重视，在会议上要进行强调，进而也要在档案管理部门进行文件的下达，从而营造出一种档案管理工作重要性的氛围，让档案管理人员也认识到其工作的重要性，然后，档案管理人员对其工作的重视就要从实际的工作中体现出来，在对于档案信息的收集、整理、分析等都要认真对待，切实负起责任，对于档案管理工作中的问题积极进行总结和处理，进而保证工作的准确性。

（二）提高人员的综合素养

事业单位在档案管理中，档案管理人员的综合素养至关重要，直接影响着档案管理的质量。关于档案管理人员的工作素养，首先需要管理人员具有很强的责任意识，对工作内容和流程认识要全面，然后，在具体的档案管理工作中，管理人员要具有细致耐心的工作态度，同时还要具有良好的管理方法。为了提高档案管理人员的综合素养，更好地投入到管理工作中，就需要事业单位采取一定的方法来促进他们的提高，可以采取一定的宣传措施来强化管理人员的责任意识，对管理人员还可以定期进行培训，提高他们的专业知识技能，进而对他们的学习培训情况进行检查和考核，提高其综合素养。

（三）加大投入的资金力度

事业单位档案管理工作的不重视，久而久之，就会形成其管理工作的落后性，很多设备以及管理技术都不能满足现代化管理的需要，为了提高档案管理工作的质量，引进先进的管理设备势在必行，这也是事业单位档案管理必须要采取的措施。而引进先进的管理设备就需要事业单位加大投入建设资金，配备档案管理的相关硬件设备。同时，为了保证管理软件符合单位的档案管理情况，必要的时候，事业单位可以加大资金的投入进行档案管理软件的设计和开发，从而设计出适合本单位档案管理的软件，这样就可以很大程度上降低档案管理人员的工作量，档案管理工作借助设备软件的使用，极大地提高了档案管理的质量和效率。

（四）引入现代化管理方法

随着我国信息化水平的提高，信息技术利用其众多的优势逐渐深入到了企业的管理中，在事业单位档案管理中，传统的管理方法已经满足不了单位发展的需要，因此，就需要引进一些现代化管理的方法来提高档案管理的水平。信息化技术的使用有着很多的优点，信息传输快、资料收集全面、易于存储和查看等，这些特点正好适合于档案管理的内容，因此，就可以在事业单位的档案管理工作中引入互联网信息技术的使用，将互联网信息化技术的众多优势充分发挥出来，进而利用互联网信息技术的优势来针对性地进行档案管理工作，这样互联网信息技术就能够和档案管理工作进行有效结合，显著提高档案管理的水平。充分发挥出来，进而利用互联网信息技术的优势来针对性地进行档案管理工作，这样互联网信息技术就能够和档案管理工作进行有效结合，显著提高档案管理的水平。

三、结束语

综上所述，想要做到对于档案管理的革新管理，就需要从管理部门的内部管理加强控制，严于律己，要求每一项调动和记录都可以找到明确的证明。合理的规划奖惩机制，提升单位人员的工作积极性和责任感，更好的行使为人民服务的职责。有关的工作人员也要加强自身的专业素养，参加专业的培训课程，提升自己的工作水平，与时俱进，能够带来新的发展活力，结合时代要求，保证工作的质量效率和水准。

参考文献

[1]尹宝君.范宏.如何规范档案信息化管理[J].科技创新导报，2011.20.

[2]赵晶.事业单位档案管理中电子档案管理分析[J].经贸实践，2017（24）：176.

[3]陈平.浅谈事业单位档案管理工作现状及对策研究[J].决策与信息旬刊，2016（11）：132-133.