提升企业单位人事档案管理与利用的创新

摘 要：企业在发展的过程中要想提高自身的竞争能力，首先要从内部入手，做好人事档案的管理工作。这项工作非常重要，记录着员工的工作表现以及奖罚事例。近几年我们国家企业单位人事档案制度在不断的改进，在这过程中还存在着很多问题。据此我们在管理的基础上进行创新，提出具体的建议。

关键词：企业单位；人事档案管理；利用创新。

1 在企业人事档案管理的过程中创新的意义

1.1 提高企业的核心竞争能力

人事档案是非常重要的，包括这个企业员工的各项信息。如果档案的信息不完整，那么就不能反映出一名员工的所作所为，也就是自身价值。如果不能对这些有详细的掌握，就不能合理的利用人才。如果档案管理水平不够高，缺乏创新意识，就会造成企业管理混乱。如果被不法之人有心利用删改档案，就不能发挥员工真正的能力，不能提高企业的核心竞争力。

1.2 人事档案管理的创新也就是企业文化的创新

在人事档案管理的过程中，涉及到了多个部门。这些信息综合起来就是整个企业的信息。一个员工的发展历程全部都记录在册，从一定意义上来讲，就是这个企业的历史。我们在挖掘人事档案的过程中，能够发现每位员工不同的价值。如果有哪些代表性的人物或者是敬业爱岗的员工，我们就可以挖掘出其中的精神内涵，形成企业文化，这也增加企业的凝聚力。

1.3 有利于提高档案的服务水平

企业档案的服务宗旨都是以人为根本，在管理和服务过程中都提倡为人服务，因此在档案管理过程中必须要提升自身的服务水平，从而加强服务力度。而对于陈旧的档案管理方式，如果想要查阅档案资料，查询者就必须专门的档案室进行查询，而工作人员也必须通过人力进行搜索，这样不仅浪费了彼此的时间，而且档案查询质量也会大大减弱，因此通过档案信息化的推进，传统的档案管理方式已经从根本上得到了改善和创新。在创新档案管理的过程中，档案管理更加方便简单，也为管理者提供了方便。

2 如何创新人事档案管理

2.1 大力宣传档案文化

在传统的评价机制中，评价档案工作高低的唯一标准就是收集的档案是否存在价值性，而对于档案资料的整合分析、收集处理这些程序都没有被列为评价标准，而在档案信息化的今天，档案的评价机制就不仅仅是收集的档案资料有多少价值，而且也必须包括对于档案资料的整合处理分析这些程序，如果用户想查阅档案资料，档案工作者也必须迅速准确的将查阅者的所有档案信息完整的提取出来，而对于计算机的利用，就极大的减少了再提取档案过程中所遇到的种种问题，从而促进了档案利用服务工作的开展运行。微信通过宣传档案文化，进一步实现了档案资料信息的完善和利用。

2.2 提高员工对档案管理的认识

在开展档案管理工作的过程中，要想方便工作能够顺利进行就要让员工对这项工作有一个大致的认识。第一步要做好宣传工作，建立一个完善的档案管理体系。也就是档案咨询服务，员工能够在沟通的过程中了解这项工作存在的意义。而咨询服务也能解决员工对档案管理工作认识的不足之處。在这过程中相关的管理人员责任心也会增强，从而更加重视这项工作。更加全心全意的做好档案管理工作。在这过程中要培养员工的业务能力，提高员工鉴别虚假信息的能力。能够及时发现不真实的信息，做好信息的收集，保证答案的可靠性。

2.3 完善管理制度

在企业档案管理的过程中，建立一个完善的管理流程，是非常有必要的。最基本的管理制度，包括以下几个方面，也就是采集、转递、核对、整理档案、借阅查询等等。建立这些档案流程之后，还要坚持做到“五不查”、“四不借”、“三不转”的工作制度原则，即无单位介绍信不准查、非中共正式党员不准查、干部本人不准查、牵涉到亲属不准查、未经批准不准查；未经批准不借、非特殊情况不借、手续不全不借、亲属档案不借；个人带档不转、没有调函不转、接收单位不明不转。不随意调取信息给其他员工，经过批准之后才能调取档案，档案调动的每一个步骤都要记录在案。一旦出现问题，根据档案的记录追究责任到个人。[1]

2.4 加大投入完善基础设施

在人事档案管理的过程中需要一定的物质支持。就目前情况来看，很多企业在管理的过程中，忽视了人事档案的重要性，没有为人事档案管理提供充足的经费。企业要保证经费能够及时到位，设立一个专门的档案室。配备完善的档案管理设备，也就是扫描仪、打印机、监视器等。也要及时做好档案的备份工作，这些仪器也能提高档案管理的工作效率。[2]

2.5 推进档案管理信息化发展

近几年互联网发展迅速，计算机应用在现代企业管理的过程中已经十分普遍。就目前的状况来看，企业在进行档案管理的过程中都会利用计算机，不再采用传统的纸质档案。数字化的管理既方便了答案的查询也方便了档案的保存。但也要注意，可能会存在硬盘损坏中病毒等各种现象，要及时做好备份工作。在管理的过程中，不同单位不同部门都会进行数据的传输，数据量比较大，信息的承载力也比较强。所以企业要尽可能的了解员工的全部信息，做好档案管理工作，例如员工的学历，就职经历、业务技能、社会关系、个人能力等等。及时进行信息的更新，建立一个动态信息的系统。例如，员工每个月的业绩以及奖罚结果等等。传统的手工档案并不能及时的更新信息，而电子档案能够更加全面的掌握员工的信息，做好分配管理工作。[3]

3 总结

综上所述，企业在进行人事档案管理的过程中，要想进行创新，首先要重视这项工作，建立专业的管理团队，配备完善的资金，建立专门的档案室，方便管理工作能够顺利进行。做好企业的文化建设，在管理的过程中，发掘企业员工精神，营造一个好的工作氛围，增强企业的凝聚力。完善管理制度，及时更新档案信息。确保企业内部管理工作能够顺利进行。

参考文献

[1]刘丽.网络平台下高校图书馆用户信息需求的特点及规律.河南科技学院学报，2015（11）

[2]常文娟.浅谈新形势下人事档案管理[J].科技创新与应用.2013（21）

[3]张明秀.浅谈如何做好人事档案管理工作[J].辽宁师专学报（社会科学版）.2014（03）

作者简介

狄成燕（1977—），女，汉，陕西省延安市，本科，馆员，研究方向：档案管理，从事的工作，人事档案管理。