试谈人事档案材料的收集与整理

何玲

摘 要：随着我国经济的快速发展，人们的生活质量得到了很大的改善，生活方式与工作方式也有了很大的转变，而相应的一些思想意识也在发生着一些变化。尤其对于企业经营者来说，就愈加的重视管理方面的工作，这是因为做好管理工作有着重要的意义。只有加强企业经营活动中各个环节的管理，才能约束人们的思想行为，同时对于工作要求也能加以规范与指导，避免出现纰漏，影响企业的经济收益。而人事档案管理就是管理工作中的重要内容，对于企业的发展具有至关重要的影响，这就要求有关档案管理人员能够做好档案资料的收集与整理，这具有重要的意义。

关键词：人事档案材料；收集；整理

人事档案材料的收集与整理是档案管理工作内容中的重要部分，这也是檔案管理的基础环节，只有做好人事档案的收集与整理工作，才能保证资料的全面性，使得档案管理工作能够更加规范，进而提升档案管理的水平，有助于提高档案资料的利用率，帮助企业领导者做出科学的决策。但是在实际上，大多企业在人事档案材料收集与整理的过程中还是会发生很多问题，这些问题严重制约了档案管理工作的顺利进展，不利于企业的良好发展。这就需要有关管理人员能够加以重视，通过采取一定的手段来加强档案管理，提高材料收集与整理的效率，从而促进企业的长远发展。

1 人事档案材料在收集和整理过程中存在的问题

1.1 档案管理意识不足

就我国目前实际情况来看，人才的档案信息都会有专门的人员负责，由人事管理部门进行统一管理，而对于个人来说，在日常工作过程中，其本身不能直接接触到自身的档案材料，再加上我国对于档案管理的重要性宣传力度不足，使得大部分人群未意识到档案材料对自己的重要性。这样一来，由于在工作与学习中，没有给予档案管理足够的重视，需要及时进行处理和存放的档案资料不能进行正常保存，致使对个人的实际情况不能作出正确且有效地判断。

1.2 收集和整理方式落后

人事档案材料的收集与整理是档案管理工作中的基础性工作内容，这关系着后续材料的利用等，但是往往在材料收集与管理过程中会出现很多问题，尤其收集与管理方式落后问题比较突出，这就是使得人们不得不加以重视。在大多企业人事档案管理工作过程中，还是普遍采用的人工方式进行管理，即使采用计算机等信息手段，也只是用在资料浏览、查询方面，其余还是习惯人工收集与整理，这就制约了人事档案材料管理工作的顺利进行。

1.3 档案管理人员素质有待提高

做好档案管理工作尤为关键，只有做好人事档案管理工作，才能为企业选拔优秀的人才，进而加快人才的建设，推动企业向着良好的方向发展。但是在实际过程中，还存在着不少的问题，处理以上问题外，在档案管理人员方面也存在着很大的问题。档案管理人员是开展档案管理工作的基本要素，只有保证其素质过关，才能为工作的顺利进行增添一重保证。然而，事实上却是有很大不同， 大多企业的档案管理人员素质是有待提高的，一些档案管理人员的道德素质以及职业素质都有所欠缺，进而使得档案材料失真、不实以及不全等现象经常发生，这不利于档案材料的收集与整理，对于工作质量造成了严重的影响。

2 加强人事档案材料收集与整理的有效途径

2.1 提升档案管理意识

我国现阶段人事管理工作重要性意识不强的现象给人事档案管理带来的诸多不便，要使用有效措施和途径提升公众对档案管理方面的意识。首先，要加强对人事档案宣传工作的力度，通过媒体提升对档案管理的重要性的宣传，使社会上的公众更加了解人事档案，从而使其能够更加重视人事档案管理工作。其次，还要在高校内设置相应的档案管理课程。这是因为只有让学生认识到档案管理的重要性，熟悉其相关的工作程序，使学生在步入社会以后还能对人事档案进行关注，并且及时将档案递交给有关部门，补充其个人信息。此外，通过有关的宣传和相应课程的设置，进而提高社会公众对人事档案的重视，推动人事档案管理工作质量的有效提升。

2.2 构建信息化的收集和整体档案材料系统

随着科技水平的发展，我国档案管理的最终目的是实现档案材料管理的信息化以及无纸化，因为只有这样才能保证其工作效率稳定地提升和发展。在收集和整理人事档案的时候，一定要了解现在认识档案的实际管理状况，然后应用分阶段方法对工作进行开发。

其一，应该收集人事档案的系统和整理人事档案的辅助系统进行开发，应用计算机系统来帮助人事档案的管理人员对资料进行收集和整理，利用此系统可以准确地了解有关公民的实际学习情况和工作状况，针对那些未及时提供人事档案的人员，给予相应的提醒，促使人事档案部门顺利地实施材料收集以及管理工作。

其二，在由计算机系统来收集和整理人事档案资料的同时，还应该开发与公民信息相互联系的系统，使公民的身份信息以及学历认证等系统可以得到相应的开发，进而使人事档案管理可以实现信息化，利用有关的信息系统可以对人事档案材料进行自动的收集和整理，使公民的人事档案变得更加充实。

2.3 培养档案管理人才

培养专业的人事档案管理人才是企业发展所需要的，只有加强档案管理人才的建设，才能真正实现档案管理水平的提高。所以，这就要求企业经营管理者们能够重视人事档案管理人才的建设，积极的培养企业所需的档案管理人才，可以加强档案管理方面的培训，不断的丰富他们的知识，同时也要注意提高对于管理人员现代化技术手段的实操训练，进而全面提升档案人员的现代化管理水平，提高现代技术设施的利用率，进而使得管理人员能够利用现代化的管理手段加强档案材料的收集与整理，满足档案管理工作的需要。另外，企业管理者还应该制定相应的奖惩制度，这样才能充分调动员工们的积极性，对管理人员的行为能够加以约束，从而避免一些不必要问题的发生。

3 结语

随着时代的不断向前发展，人才建设成为了众多企业所考虑的问题，只有加大人才的培养力度，同时合理的聘用人才，这样才能实现企业长远的发展，保证企业经济效益的持续化。而这就不得不提人事档案管理工作，因为这是企业任用人才的标准，通过查看人事档案资料，能够对人员的信息进行了解，进而方便企业管理者进行决策，将人才放到适合的岗位上，从而实现企业的平稳运行和良好发展。这也就体现了人事档案管理工作的重要性。但是往往在档案资料收集与整理的环节中出现不少问题，使得档案信息失真、不全、发生涂改等，这都不利于资料的有效利用。所以有关管理人员应该针对这些问题能够积极的采取一些举措来解决这些问题，从而提高人事档案管理的水平，真正促进企业经济的良好发展。

参考文献

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