数字档案馆（室）建设与实践

王海景

摘 要：近年来，计算机得到了普遍应用，信息技术也得到了飞速的发展，而各行各业的档案工作发展趋势逐步朝着信息化的方向发展，数字档案馆的建设已经成为行业发展的重要一步。随着人力与财力的不断投入，各个行业中数字档案馆的建设工作取得了较为显著的进步。但是现今阶段，各个行业的社会化信息化的发展水平不一致，有高有低，并且缺乏规范的统一标准，而现阶段，我国的数字化档案馆建设工作仍然集中在信息资源的建设领域，而数字档案馆便是信息资源的管理中心，能够长期保存信息资料，并且能够在线存取各类电子文件，有利于跨区域间的资源共享。 本文简单介绍了数字档案馆的建设与实践。

关键词：数字档案馆；建设；实施

数字档案馆的建设是为了满足社会人群对档案资源的日益增长的利用需求，通过各种现代化的技术，不断进行档案信息资源的收集、加工、管理、保存，并借助网络平台的各种通道[1]，为社会人员提供档案信息资源的服务以及共享的管理系统。数字档案馆是档案工作与信息技术相互交融的一种产物，其发展潜力较为深厚，发展空间较为广泛，在档案管理工作中、信息技术的利用工作中，均具有较为深远的影响。

1 数字化档案馆建设发展中的制约因素分析

1.1 标准化的建设水平较低

在信息化时代发展的进程中，档案信息资源的管理工作也需要信息化的建设，而国家档案事业的健康发展是档案管理事业的重要前提，而其重要保障便是档案的数字化建设[2]。但在各个行业的建设发展中，部分个人或者单位不能正确的认识数字化的发展规律，缺乏对档案工作标准建设的重视程度，传统的重结果与轻过程的思想较为严重。个体因素是影响传统的纸质档案产生的重要因素，而其质量的好坏与工作人員个体技术水平、责任心之间具有相关性。电子文件的产生更依赖软硬件系统，并且受到信息技术管理水平与标准化的全程控制。

现今阶段，各个单位的档案数字化进程已经取得了较为明显的进步，但是由于缺乏标准统计的规范，各单位档案业务数字化建设虽然 已经有所成就 ， 但是标准规范的缺乏，导致我国当下的数字档案馆建设仍然处于较低的水平，这些问题的实际表现主要为标准的建设与实践发展速度不一致，明显落后；在收集信息、存储信息、管理信息以及利用信息方面的处理质量水平不一，有高有低，例如通过扫描得来的电子信息质量间有明显的差异、系统软件的移植性较差、缺乏统一技术标准的档案、缺乏组织工作的程序标准[3]、各个系统间的数据兼容性差、分类方法与信息技术具有较低的契合度、著录标准与相关规定存在差异，以上这些个问题均是影响数字化档案馆发展进程的重要因素。

1.2 信息资源的建设质量较差

现今时代，数字化档案馆的建设核心是信息资源的建设，而这项建设工作内

容包括两方面的内容，一方面是对存量档案进行数字化的处理，将大量的、现存的传统载体的各种档案，转换成能够被计算机识别的资料或数据；另一方面是对增量的档案进行电子化的进程给予有效的保障，换而言之，就是要将今后增加的档案资料直接转换为数字或者是电子的形式，并将这些资料直接移交到数字化的档案馆中。目前，在我国的各项行业中，档案管理工作均以投入了大量的人力与财力，改变了传统的档案管理工作模式，虽然取得了一定的工作效果和进步，但是仍然有许多问题存留， 一方面表现为进行数字化档案管理的流程不规范，对工作过程的质量控制水平缺乏监管力度，使得数字化进程的成绩水平不一；一方面的表现是缺乏对数字化档案资源元数据的管理[4]，在信息资源的保存与利用中存在较大的难度；另一方面的表现便是缺乏有效整合来自于不同的部门、单位、形式以及渠道所得数据的能力，不能实现规模化的效应。

1.3 档案的信息资源的共享水平较低

每个行业中，均有不同隶属的机构，而且，其发展水平之间也存在不平衡性与差异性，这就使得数字化档案馆在信息资源共享水平与服务能力放卖弄存在明显的不足。而某些单位数字化档案馆的建设往往是独立的，并且仅仅限于内部的局域网应用，将外界隔离于自己的信息岛之外，不能实现需求者与档案信息之间的交流与共享。并且，部分数字化档案馆的规模较小，而档案管理的 各类软件多种多样，缺乏系统性的平台选型，不能彼此之间互通，缺乏信息资源的收集与共享。

2 数字化档案馆的建设与实践原则

2.1 数字化档案馆的建设思路

以前人的工作和建设经验为基础，可以遵循的思路主要为定规范、建系统、成资源的三步思路。档案管理工作的规范化与标准化是保障档案信息资源高质量发展与信息资源共享的前提。标准化指的是制定各种规范与标准，为技术工作提供科学统一的标准，保证档案工作于生产工作完成有效的结合。因此，在档案管理工作中，工作人员必须克服标准不统一的分散局面，结束各个系统自成一派的局面，建立档案管理工作的统一规律，统筹思想，协调行动，制定规范统一的规范与原则[5]，建立标准统一的归档流程与量化管理指标、建立绩效考核的科学制度、制定并实施各类管理办法，加强数字化档案管理的管控力度，不断提高工作质量。

2.2 数字化档案馆建立的实践原则

2.2.1 集约化的建设

数字化档案馆的建设内容不仅包括基础设施，还包括系统平台的建设，应该选择统一规划与建设的模式，保证集约化的进程与实施，充分实现网络、信息、技术以及人力资源的综合管理，为社会人群提供各类资源信息的共享服务，保证数字化档案馆工作实现最大化的效益。

2.2.2 集中式的管理

数字化档案馆的建设应该充分实现信息系统之间的集成效果，集中收集各级用户与各类用户的档案信息并进行集中统筹市的管理与利用。借助各类信息技术完成档案信息资源的整合与处理，将异构环境中的各类档案信息转变为统一的统筹体。

2.2.3 分布式的应用服务

借助云平台的优势，完成数字化档案的建设，能够对数字化档案资源进行优化整合。利用分布式的服务代替中央边缘的缓存机制，进行方案部署、分布式的存储与转换，能够使得网络的存储压力大大减轻，提供各类方便服务于用户，更好、更快、更优质的服务于档案管理与利用工作。

参考文献

[1]王茂法，梁绍红.统筹推进档案登记备份与数字档案馆室建设[J].浙江档案，2014，（1）：15-16，17.

[2]张永强.数字档案馆、室一体化与馆际一体化研究[D].浙江大学，2014.

[3]陈镭.国土资源档案数字化建设的实践与探索[J].档案与建设，2013，（7）：64-65，53. DOI：10.3969/j.issn.1003-7098.2013.07.020.

[4]史志伟.循序渐进稳步进取——谈山东数字档案馆（室）建设[J].山东档案，2013，（3）：10-11. DOI：10.3969/j.issn.1672-5402.2013.03.003.

[5]刘英俊.我国数字档案室建设研究[D].安徽大学，2017.