论学前教育档案管理工作内容与模式的转变

张娜

摘 要：传统的档案管理主要是管理纸质文档，其工作任务复杂、工作量也大，一般需要很多人才能完成。随着互联网信息技术的发展，传统的纸质文档已经变成了电子文档。互联网改变了人们生活的方方面面，其学前教育档案管理工作内容与模式都发生了改变。笔者以自身工作经验和当下档案管理工作的实际情况为研究的出发点。

关键词：学前教育；档案管理；工作内容；模式

随着互联网信息技术的发展，当前我国已经开始进入数字化时代。信息技术的发展改变了人们生活的方方面面，也提高了工作效率。档案管理从纸质档案升级为电子档案，其管理方式也是直接在电脑上进行管理，不仅提高了管理效率，还促使其档案信息更加准确、信息传输更加便捷。运用计算机系统管理档案有效的减少了工作程序，但也存在一些不确定的因素，只有运用的管理策略，才能确保其安全性和高效性。改变传统的档案管理方式是当下最紧迫的任务。科学技术的发展为档案管理方式的创新提供了有力支撑，可以有效解决当前档案管理工作中遇到的问题，对于档案管理工作内容与模式的转变，下文将作出具体分析。

1 档案管理工作内容的转变

传统的档案管理是一项复杂且工作量比较大的工作，需要几个人同时工作才能完成。现在的档案管理直接在电脑上就能完成，不仅大大提高了工作效率，还提高了档案信息的准确性和及时性。

1.1 档案信息的收集更加完整

传统的档案收集不仅工作量大，而且过程复杂。在收集的过程中需要登记、对照信息，最后对档案进行归档。任何一个程序出了问题都要重新开始，又增加了工作量。传统的纸质文档由于数量多，导致人们查阅、查找文档不便捷。其文档的保存也是一个难题，因为纸质文档长时间保存，难免会出现字迹不清晰的现象，纸张也会变得泛黄。因为都是通过人工记录档案信息，也会出现信息错误的情况。而利用电脑保存档案就不会出现这种情况，不仅提高了工作效率，还提高了档案信息的准确性，人们查阅档案也非常方便、快捷。

随着社会经济和信息技术的不断发展，我国现在的档案管理方式已经从文字输入转变为电子输入。不仅提高了文字输入的速度，还提高了准确性，利用电脑清晰的记录数据，同时运用计算机信息技术和相应的软件加以操作，能够把档案信息进行自动归类和保存。不仅提高了效率，还提高了档案的安全性和完整性。

1.2 档案的保存更加方便快捷

利用电脑保存档案非常便捷，其操作过程也简单易学，改变了传统纸质档案管理需要花费大量的时间成本、人力成本和管理成本的情况。同时、还提高了档案信息的准确性和安全性。利用电脑保存档案直接提高了管理效率。其工作人员只需要把档案信息输入电脑，在档案管理系统里很快就可以查阅到每个人的档案信息。传统的档案管理需要几个人同时工作才能完成，而现在的档案管理，一个人就可以快速完成。传统的纸质文档不方便修改和查阅，电子档案可以随时查阅并且修改，因此提高了信息的准确性。只要不断更新电脑的软件配置，就可以确保档案信息的安全性，但有时候受到一些电脑病毒和恶意软件的影响，同样也会存在信息泄露的可能。因此、要对所有档案实行备份。

1.3 提高电脑的安全性措施

电子档案的保存也面临一些风险，比如、当计算机系统受到病毒、恶意软件和黑客攻击时，档案信息的安全性就会受到威胁。因此、平时要做好相应的预防措施，必须建立科学、高效的档案管理制度，按照档案制度规范管理，建立一套安全防范体系，严格把控档案查阅顺序等。查阅档案必须在工作人员的陪同下，并且只能由工作人員操作档案管理的电脑。学校应该在每台电脑上设立相应的防火墙，以预防黑客攻击。档案对于每个学生、老师来说都是非常重要的，其工作人员平时要加强监管，坚持档案不对外公开的原则，严格做好相应的保密工作。档案管理的工作人员要对档案保存的电脑经常进行杀毒和垃圾清理等，保证电脑能够正常运行

2 档案管理工作模式的转变

传统的纸质文档管理不仅管理成本高，而且管理效率低，容易出现各种错误。电子档案管理只需要维护好计算机系统和档案管理软件，就能够对档案进行高效的管理。档案管理工作内容的转变带来工作模式的转变。在档案管理过程中，首先要对档案信息进行核对，确认无误后再进行保存和管理，以提高档案信息的真实性。并且要对每个学生、老师的档案进行分类总结，对于一些非常重要档案，应该确保其安全性和完整性，全方位做好保管措施。要运用先进的管理理念和管理方式，保证档案安全。档案管理工作人员要提高服务意识和服务效率，不断提高职业素养和综合素质。

2.1 管理方式的转变

每个学生、老师的档案都是记录个人成长的各种信息。对个人找工作等起着至关重要的作用。因此、档案管理就涉及到管理别人的隐私，相应的就要提高档案管理工作人员的思想意识、责任意识。档案管理必须做好保密工作，首先、进行档案查阅必须在档案管理工作人员的陪同下，并且由档案管理工作人员进行电脑操作。在日常的管理实践中，档案管理工作人员要经常查看档案的保存情况，并且对档案进行备份。如果发现档案信息存在错误的情况，应该立即通知本人进行重新填写并且保存。电子档案的管理主要是对计算机系统和档案管理软件进行管理，其档案管理工作人员要经常检查并且更新计算机系统，发现故障立即通过相应的维修人员进行处理。电子档案的管理看似非常简单，但很多管理细节都要引起重视。比如、档案信息输入时，要注意信息的检查等。电子档案的管理工作对档案管理的工作人员有了更高的要求，一方面、它要求档案管理的工作人员必须提高自身专业性，要有扎实的专业技术。另一方面、它要求档案管理的工作人员必须提高综合素质。同时具备责任心、耐心、细心等基本职业素养。

2.2 管理策略的转变

电子档案的存储方式只需要一定的内存和硬盘就可以完成，改变了纸质档案的存储方式。档案存储方式的改变意味着档案管理的制度也要发生改变。其建立健全相应的管理制度是提高存储效率的重要方式之一。坚持用制度管事、管人，是促进人们行为习惯发生改变的重要因素。传统的纸质文档管理效率低下，为了确保信息的安全性，人们查阅档案时不可以携带手机等电子产品。而现在的档案查阅，有专门的摄像头监督，人们可以携带手机进入档案馆，但不可以拷贝、拍照等。对于违反相应规定的行为，给予严厉的惩罚。随着信息技术的发展，人们的思想观念也发生了变化，这时候就要创新管理方式，不断学习先进的管理经验，运用先进的技术来提高管理效率。在管理的过程中，要认真贯彻“以人为本”的管理理念，同时完善相应的管理制度，只有把两者紧密联系起来，才能促进管理模式的改变。

3 结语

随着互联网信息技术的发展，当前我国已经开始进入数字化时代。档案管理工作内容与模式都发生了转变。首先、档案信息的收集更加完整和准确，不仅提高了工作效率，还提高了档案信息的准确性。其次、档案的保存更加方便快捷，直接提高了档案管理效率。最后、管理方式和管理制度的改变，在管理的过程中，笔者提出了要认真贯彻“以人为本”的管理理念，同时完善相应的管理制度，只有把两者紧密联系起来，才能促进管理模式的改变。作为档案管理的工作人员，需要提高自身的专业技能和综合素质，不断学习先进的管理理念和管理方式，最终提高管理能力和服务水平。关于档案的保存，要坚持不对外公开的原则，做好相应的保密工作。

参考文献

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