浅析大数据环境下档案管理工作的转型

黄雪蓉

摘 要：在信息化革命不断创新与发展的过程中，在互联网全球化普及的基础上，人们传统的生活与工作模式发生了一定程度的改变，与此同时我国的档案管理工作也发生了巨大的转变。随着时代变迁，我国逐渐步入了大数据时代，而在大数据时代的背景下，档案信息化管理体系逐步形成。本文从档案技术革新对档案管理工作转型的重要性入手，重点从档案工作自身及档案资源的应用出发论述了档案管理工作转型的必然性，进而提出了在大数据环境下如何抓住机遇促使档案管理工作进行转型升级。

关键词：大数据；档案工作；转型升级

档案管理工作历史悠久，随着时代的进步，档案技术不断革新，在很大程度上促进了档案管理工作的转型，档案管理已逐步从传统的纸质档案管理发展到现代数字化的档案管理。在大数据环境下，从人们对档案资料的利益上来看档案管理工作的转型有着时代的必然性，在这样的环境下，应该顺应时代的发展抓住机遇，从多方面入手不断地促进和推动档案管理工作的转型，实现档案信息化管理，使档案资料得到更加充分更加高效的利用，真正体现其价值。

1 档案技术革新对档案管理工作转型的重要性

随着计算机和信息技术的发展，档案工作经历了从最初的计算机单机模式辅助档案管理，发展到通过信息网络帮助档案业务综合管理，再发展到当前以双套制管理为核心的档案信息资源管理的过程，技术的革新推动了管理手段的变革，促进了档案事业的发展。

第一阶段（从20世纪80年代末到1995年）：计算机技术刚刚应用于档案行业，以目录管理为主，主要是通过单机的方式对传统纸质档案进行管理。

第二阶段（从1996年到2005年）：随着计算机技术的不断发展，其在档案领域的应用越来越广泛，从单机发展到网络化的档案综合业务管理，从目录管理发展到全文管理，档案数字化逐渐发展，档案信息资源库的建设初见成果。

第三阶段（从2006年到2015年）：档案管理发展到以电子文件管理为主，能够借助网络实现档案资源的互通和共享，数字档案馆建设如火如荼。

在之前的几次技术革新过程中，主要是对档案的保存、管理以及提供档案服务等环节产生了较大的影响，而大数据的来临则将彻底颠覆传统档案的管理模式。由于大数据与档案的紧密联系，它比前面几次技术革新更加契合档案工作的需要，能够帮助完成档案从收到存到管到用的一系列工作，尤其是对于档案数据的开发与利用，有着得天独厚的优势。

2 大数据环境下档案管理工作转型的必然性

从档案工作来本身说，目前的档案工作除去实体档案的保存工作以外，其他大部分都属于信息处理的范畴，借助大数据，能够帮助我们更好更快地解决档案工作中的问题，所有的信息处理环节都可以自主实现。我们可以利用大数据信息处理技术，实现档案的自动存储，将电子文件直接分类归档，将纸质文件中的数据进行自动提取转变为电子数据，接着通过大数据实现电子文件的鉴定和分类，并提供档案智能检索服务、档案信息定制服务、档案信息决策服务、档案信息跟踪与推送服务等，所有的流程都不需要人工的干预，可以减少大量的人力物力。同时，机器完成工作的准确率和效率都是人工无法比拟的，通过这些技术手段解决传统纸质档案在档案管理工作中所存在的弊端。

从档案资料的应用来说，传统的档案大部分是纸质档案为主，而在当今大数据时代背景下，对档案资料的应用已不再仅仅局限于以往的翻阅纸质文档，而通过在互联网搜查电子文档攫取档案信息将成为时代的主流，这也充分体现了我国档案信息化建设的飞速发展。据了解，全国目前已有10多家单位的数字档案馆系统通过了国家示范数字档案馆测试，多家单位通过了国家示范数字档案室评价。但同时，仍有不少省级档案部门没有按计划接入国家电子政务内网，仍有很多信息系统在‘孤立运行。这在一点程度上限制了档案资源的互通共享。国家档案局局长李明华在京召开的全国档案局长馆长会议上表示，“下一步，我们要逐步实现档案部门与其他部门之间的互联互通，逐步实现由政务信息的互通到业务数据的互通再到档案数据的互通，最终实现对包括政务信息、业务数据等在内的各类电子文件的在线归档、在线移交接收、在线利用，彻底打破档案部门‘信息孤岛的状态”。由此可见，档案工作的转型已是大势所趋，我国档案工作要应势而动、乘势而为，加快转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。

从档案资料的利用价值来说，陈旧的档案管理机制落后于时代发展，不利于单位管理工作效率的提高，因而不能更好的体现其自身价值。大数据环境下，各类信息数据迅速增加，信息化的管理模式能进一步挖掘档案的价值，真正发挥档案的作用。大数据技术发展到现在已经比较成熟，其算法和分析工具的门槛都越来越低，掌握大数据技术的公司越来越多，而数据的意义就更加凸显。档案管理工作已不仅仅是对庞大信息数据的归纳整理和储存，最重要的是要用科学、专业的方式对信息数据进行正确处理，并最大限度地发掘档案信息的重要价值。

3 大数据环境下如何抓住机遇促使档案管理工作转型

要促使档案行业转型升级，首先思想观念必须转变，要摆脱之前固有的档案思维，用全新的视角去审视档案部门掌握的档案资源，把死的档案转变成活的数据，用大数据的思维去思考工作中的每个步骤。运用相关关系的并联思维来思考档案工作，不仅要考虑已经有的档案数据的联系，还要考虑馆藏以外的档案数据的联系。下面我将从三个方面探讨大数据环境下如何促使档案管理工作的转型。

3.1 档案资源是根本

目前，我国各级档案部门保存的数据量与“大数据”的数据级别还存在一定差距，其中电子文件的数量尤其不足，要发挥“大数据”的优势，就必须扩充档案资源。以前由于人力物力等条件的制约，征集到档案部门的资源都会进行一定的取舍，而如果重新审视档案部门的工作意义，重新定位档案资源的价值，则档案的管理范围必将扩大。大数据时代，一切具有保存价值的文件、数据、视频、实物都应被视为档案。对于各个单位内部的档案，档案行政管理部门要加强引导，做好档案的整合，让之前许多被忽略的数据资源得到重视，纳入档案管理的范畴。

3.2 技术介入是关键

大数据虽然已经发展得比较成熟，但在档案行业的应用还是一个全新的开始，仅靠档案部门的一己之力是無法实现的。一方面要引进专业型人才，培养出懂技术又懂档案的复合型人才，另一方面要加强与外部公司的深度合作，借助他们已经成熟的技术和管理模式，打造档案里的大数据。合作的形式应该丰富多样，既可以以外包的形式请科技公司直接介入档案工作，也可以以项目合作的方式，共同运用档案中的数据实现各种服务。

3.3 执法监督是保障

大数据的应用势必会产生利益，而利益的驱动就容易滋生出一些违法行为，所以必须完善相关法律法规，增加档案法律法规、知识产权法律法规中相关的条例，明确各部门的职责，对大数据应用过程中可能出现的问题进行规避，保障数据安全和个人隐私不被泄露。另外，虽然《档案法》中明确了档案行政管理部门拥有哪些执法权，但是实际工作中档案行政管理部门对各单位、企业、机关的档案部门也主要是业务指导关系，面对大数据时代的到来，这些执法权远远无法满足数据监管的需要。要把好数据关，就需要拓宽档案行政管理部门的执法范围和权限，对于可能涉及个人知识产权和隐私的数据进行监督和干预，让档案行政管理部门成为数据的守门员。

4 总结

在如今信息技术时代，大数据影响着社会生活的方方面面，档案管理工作在这样的时代背景下也相应的发现转变。档案管理工作者应不断开拓创新促使档案管理工作呈现数字化、社会化与多元化的发展。要紧跟时代的步伐，以大数据环境为契机，不断转变观念，改变传统的档案管理模式，加速档案信息化管理建设，推动我国档案管理工作向全新的方向转型，使档案资料发挥其最高效的利用价值，让档案事业更有作为。

参考文献

[1]刘晓红，夏春阳.新媒体时代档案工作转型及服务创新研究[J].兰台世界，2015（35）：37-38.

[2]王珂.媒体时代科技图书档案数字化管理研究[J].信息化建设，2016，07：270.