信息技术在档案收集及管理工作中的应用探究

摘 要：单位档案工作有两个核心组成部分，第一部分是对档案进行收集，这部分是档案工作的起点，是整个档案工作建设以及后续工作开展的基础。第二部分是对档案进行管理，这部分是档案工作的核心，其是评价档案管理工作的重要尺度。信息化时代的加速发展冲击着人们的生活、工作和思维方式，也对档案管理工作造成了很大的影响。信息技术在档案收集与管理中的运用，对于档案业务流程的优化，档案珍贵信息的挖掘具有重要意义。笔者在理清相关概念的基础上，针对当前信息技术在档案工作领域工作的运用存在的问题进行分析，提出相应的策略，旨在为实践工作需求提供些许参考。

关键词：信息技术；收集；管理

1 档案收集及管理信息化的必要性分析

1.1 提升档案收集效率的必然要求

我国行政机构改革的深入推进，行政机关在日常工作中产生的信息量不断增加，如何对这些广泛的信息进行高效收集处理，是档案收集中亟待解决的问题。而信息化技术的引进加快了对档案数据及信息的分析效率，典型如人事档案不仅有人事的基本信息，还有一些照片、图片资料信息，这类数据如果通过传统的方式进行数据收集，无疑会影响工作效率。而通过建立相关的数据处理平台，再由单位工作人员对各自的信息进行分类上传，最后通过信息技术的进行归档收集，则能够避免繁琐的手工查卷、整理，节省大量的人力劳动。

1.2 构建科学合理的档案管理体系的必要保障

纸质档案管理模式与信息化技术管理模式最大的区别在于档案保存程度的高低。纸质档案管理模式中，档案在受到火灾、水灾、地震等自然灾害或者人为因素的影响时，其很难保存下来。而信息化技术管理模式中，则可以通过将相关档案数据信息上传到云服务平台进行保存，即使面临上述意外情形时，仍然能够完好的保存下来。同时，如果采取纸质档案管理模式，随着档案管理年限的不断增加，档案数量的与日俱增势必会对档案管理环境以及人力提出更高的要求，典型如工作人员对年限较长的档案进行查阅时会造成人力的浪费以及工作效率的降低，这些都不利于对档案的科学、高效的管理。而信息化技术管理模式中，档案被整合成相应的数据资料，其存放在硬盘和其他储存器上，在对档案进行查找时可以通过相应的查找功能快速的找到其存放位置，有效的解决了传统管理模式的窘境。

2 信息技术在档案收集及管理工作中面临的挑战

2.1 信息技术在档案收集过程中面临的挑战

信息化时代背景下，档案数据和信息呈现出“井喷式”的增长态势，档案信息形成的数据往往是海量且冗长的，在对档案进行信息化采集时，如何从海量的数据中快速提取到有保存价值的信息数据是档案收集过程中首待解决的问题。具体到工作实践中，最为典型的是储存设备面临的挑战。首先，每个单位由于财力状况、实际状况不一，其对储存设备的购买和更新也存在着差异。存储设备的老旧对储存系统的数据承载量的威胁力度大，这就亟待单位寻找更为海量的信息储存组织和系统。其次，单位往往处于对档案信息安全保护的考量，为了防止硬盘的损坏，通常会购置第二块或者第三块外接硬盘，这就需要不断地转移相关的档案信息以及定期检查硬盘的使用程度，这种方式在人力成本和财力成本上都很高。

2.2 信息技术在档案管理过程中面临的挑战

信息化水平低是目前实践中最为严重的短板，例如虽然有的单位使用了信息技术档案管理系统，但是只局限于档案目录的输入与打印或者档案内容的格式化，信息技术系统的很多功能并没有得到有效开发。出现这一短板最主要的问题还是相应的信息化管理、储存设备不能与实际相匹配，有的单位需要管理的档案数量非常多，档案页码多则几百，少则近百，工作人员不仅需要填写档案的基本信息，而且需要将这些档案一一扫描进计算机，这就对储存设配的储存能力和储存空间提出了更高的要求。因此，要提升信息化水平，归根到底要解决硬件设施方面的匮乏。

3 完善信息技术在档案收集及管理工作中的策略

3.1 加强硬件基础设施建设

良好的基础设施，是工作人员开展档案收集以及管理工作的前提条件。单位拥有高效科技的基础设施，可以加速档案信息采集速度以及管理效率。因此，单位要加大资金投入力度，建立属单位档案信息数据库。主要可以从一下方面入手：1.引进配备先进的计算机成套硬件设施，特别是硬盘设备，实现档案系统中数据的高效采集、归纳、整理，提高声像资料录入和文字图片扫描的效率。2.统一开发一套格式统一、功能齐全的信息系统处理软件，以满足单位档案信息数据库建设的基本要求

3.2 加强队伍建设，培育、引进高素质的复合型工作人员

档案信息化建设水平的高低，不仅取决于其信息技术水平、硬件设施水平的高低，更取决于信息技术运用工作人员专业水平的高低。因此，单位既要重视对原有工作人员的相关技能培训，也要大量引进档案管理能力强、计算机应用水平高的复合型人才。[3]例如，单位可以定期派遣相关工作人员到相关机构、高校进行专业技术学习和理论知识学习；单位要鼓励在职工作人员继续攻读碩士、博士学位，对于取得相应学位的工作人员给予相应的奖励，以满足档案收集与管理数字化、信息化的需求。

4 结语

信息技术与档案收集、管理的融合，对于改变我国单位档案收集、管理工作中模式落后、水平落后、方式老旧、效率低下的现状有着积极的推动作用。对于这一领域的研究，目前我国理论界取得的成果少，域外值得借鉴的资料也不多。限于笔者的理论功底和实践能力以及实践中纷繁复杂的状况，笔者还不能够设计一套可操作性强的管理模式，因此本文也只是初步的对这一领域进行探索应用，以期对我国档案收集与管理有所助益。

参考文献

[1]姜云翔.信息时代计算机技术在档案管理工作中的应用浅谈[J].现代商业，2016（13）

[2] 肖诗浩.信息技术在档案管理中的应用[J].硅谷，2011（12）：137.

[3]陆莹洁.数字信息技术在档案管理中的应用必要性[J].办公室业务，2014（11）

作者简介

南燚（1978-），河南濮阳，郑州大学（大专），法学，本科。毕业学校：中共中央党校。专业：法律。档案管理馆员（中级）；研究方向：人力资源与档案管理。