浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理

耿庆云

摘 要：随着社会的发展，信息化的建设已经成为了当前时代的需求。电子档案是信息化建设的第一步，只有做好这一步，才能够给企业领导以信息化建设的决心。因此，本文从当前电子档案管理的概述入手，来谈如何更好的进行电子档案的管理。

关键词：事业单位；电子档案管理；优越性；特点；管理制度

信息化建设能够带给这些部门更好的发展。其主要的原因就在于，信息化有这么几个特色：首先是高速化。和其他的方式相比，信息化更加的快速，因为其大部分的工作都是以计算机运算核心来完成的。所以就不存在着人力无法完成的情况。其次就是不受地点束缚。信息化所依靠的是信息，是计算机，所以只要具备计算机和网络，那么任何的数据都能够在最短的时间内完成传输。在这种情况下，信息化的建设能够大大的提高企业，事业单位的运行速度。而在档案管理中，这样的方式正好符合档案管理的需求。因此，电子档案成为了当前的主流。电子档案管理，也成为了当前较为热门的一个学科。

1 电子档案管理的概述

在现代事业单位的档案管理中，基本都实现了自动化办公，将档案信息录入到计算机系统中，形成电子文件，然后通过程序的运行对电子文件进行批量处理，电子档案管理师现代档案管理中的主要形式，可以为用户提供完整的档案管理功能和网络查询功能，可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

2 电子档案的特点

在传统的档案管理工作中，主要是以手工抄写和整理的方式来完成的，工作效率十分低下，整理费时、不易保存、查阅困难，不利于档案的高效利用。为了有效的提高工作效率，将计算机网络和信息技术应用到档案管理中，不仅降低了工作人员的劳动强度，同时提高了工作效率和对档案信息的利用。主要优势表现在如下幾个方面：

2.1 信息处理速度快

和传统的档案管理相比，电子档案管理的第一个优点就是信息处理速度快。传统的档案管理其内容录入的时候一般需要采用手写，而这种录入的方式是非常缓慢的，完全不能够满足时代的需求。而电子档案则不同，其部分的内容都只需要扫描进入即可，电能能够自动生产文档，其效率提升何止十倍。能够很好的适当当前社会的快节奏。因此被事业单位所喜爱。

2.2 查阅方便

查阅方便是电子档案管理的第二个特色。其主要的原因就在于传统的档案查阅是依靠人力来完成的。工作人员需要在庞大的档案储备中不断的查找，最终才能够得到相关的档案。但是电子档案管理中，其查阅主要是依靠电子计算机的运算核心。这个运算中枢能够在最短的时间内检索大量的文件，而且当前社会中还引入了大数据，云计算等模式，几乎可以做到实时查询。这是非常关键的。尤其是对一些生僻文件的查询上，其作用更大。

2.3 存储稳定

相比于传统的档案管理来看，电子档案自身的稳定性是更高的。这个稳定性在当前来看主要分为两个方面，第一个就是材质的稳定性。传统的档案管理所采用的记录材料是纸张，而纸张是有着一定的保质期的。当时间太久，而且没有储存的完善，就很容易导致档案的损坏。而电子档案管理则不同。其储存的主要是计算机中的储存空间。因此能够完成长时间的保存，而不用担心其损坏。第二个就是储存方式的稳定性。传统的档案储存都是依靠档案室来完成的。如果发生了档案室迁移，或者档案室的灾害，那么档案的丢失概率是非常大的。在上个世纪，这种情况时有发生，造成了许多的危机。但是电子档案管理的储存核心只是计算机，内存卡，U盘等储备设备。一旦档案室出现问题，那么随时都能够将档案转移。同时，电子储备也能够快速的完成备份，这是传统档案管理所做不到的。因此，电子档案管理的稳定性非常高。

2.4提高档案工作者的工作效率

提升档案工作者的工作效率是一个综合情况。这是因为电子档案管理中的大部分内容都是依靠计算机来完成的。档案管理工作者最大的人物就是操作计算机，因此导致了档案工作者的工作效率获得了大幅度的提升。其主要的提升方面应该体现在这么几个方面：首先是录入速度的提升。这是因为有着一系列的录入工具的帮助。其次是查阅速度的提升。这是因为查阅的工作由人力变成了计算机完成。最后是备份速度的提升。这是因为备份由计算机完成，而不是人工抄写。

3 加强电子档案管理制度

通过对电子档案的特点分析，可以有针对性的对其进行高效管理。电子档案的工作效率高，但是因为网络信息的特点，也存在一定的风险。如果窃取存储介质或者侵入到电脑系统中，就可以盗取档案信息或者任意篡改，增加了电子档案的风险性。所以为了保证电子档案的安全高效运行，需要制定完善的管理制度，加强对电子档案的管理，保证档案信息的完整性和真实性。

3.1 完善电子档案的形成制度

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

3.2 实现科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。

3.3 加强电子档案管理人才培养，建立复合型人才队伍

由于电子档案管理是一项专业性极强，内容繁杂，需要通过实践积累丰富管理经验的工作，所以要避免过于频繁的人员流动，保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次，管理人员要加强学习，更新知识结构，培养职业道德，熟悉信息技术，把自己培养成综合素质高的复合型人才，适应电子档案管理发展的要求

3.4 建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。

4 结束语

档案管理工作是事业单位稳定发展的基础工作，为了提高档案管理的工作效率，应该顺应时代的发展趋势，高效利用电子档案的工作模式。电子档案的运用具有诸多的优势，提高了档案管理工作的效率，但同时也存在一定的风险。所以要加强电子档案的管理工作，保证电子档案的真实性和准确性，使其为事业单位贡献更大的力量。

参考文献

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