基层事业单位档案的管理及利用

张杰

摘 要：基层事业单位的工作承上启下、千头万绪，每天都会产生大量的档案资料，这些资料真实反映了单位的运行和发展状态，对单位未来发展具有重要的参考和利用价值。基于此，本文就基层事业单位如何加强档案管理利用展开分析和探讨，以期为一线工作提供理论指导。

关键词：基层事业单位；档案管理；档案利用

多年来，我国事业单位的档案管理工作都具有一定的粗放性、随意性，特别是在基层事业单位，档案工作频繁出现纰漏，档案管理利用极为低效。在基层事业单位转型发展的今天，积极研究单位档案管理利用的有效对策，具有重要指导意义。

1 基层事业单位档案的管理及利用存在的问题

1.1 档案管理意识不足

现阶段，基层事业单位的档案管理工作普遍不受重视，很多单位领导错误地认为档案管理就是文件看护工作，只要档案文件不丢失、不泄露即可，也有一些档案管理人员将档案管理视作一项抄录保管的事务性工作，未充分认识到档案管理对单位发展的重要意义，也忽略了档案所具有的间接经济效益。

1.2 档案管理制度不健全

现阶段，很多基层事业单位的档案管理人员都没有明确的职责分工，其工作无章可循，要么一人兼职多项工作，无法专心从事档案管理工作，要么一个档案部门中挂靠了多个闲职人员，造成人员结构臃肿，管理效能低下。有的基层事业单位不注重对档案工作人员的考评管理，没有建立科学完善的考核奖惩机制，导致档案管理人员缺乏责任意识与危机意识，工作浮于表面，未能发挥档案管理服务单位发展的应有作用。

1.3 缺乏专业化档案管理人员

档案管理具有流动性的特点，因此对档案管理人员的专业知识及综合素质有一定的要求，但档案管理又是一项非常枯燥的工作，没有一定的恒心和耐力很难数年如一日地干好这项工作。与此同时，由于档案工作不受重视，档案管理人员的薪酬待遇普遍偏低，以基层事业单位的环境和条件很难吸引和留住专业的档案管理人才，导致档案管理岗位的人员流失现象特别严重。现有的档案管理人员大多没有接受过专业系统的档案管理培训，其档案管理理念滞后，档案管理技能缺乏，只能进行一些最基本的档案管理操作，既不能保证档案管理的安全性、全面性、及时性，也不能进行深层次的档案资源开发利用等活动，严重制约了单位档案管理工作的发展。

1.4 档案管理手段落后

现阶段，很多基层事业单位还在采用以往机械式、手工式的档案管理方法，比如在档案查阅方面尚未完全实现电子化和数字化，导致档案工作效率低下、质量不高，而且档案管理人员自身也容易感到枯燥乏味，进而产生懈怠情绪。在信息技术日新月异发展的今天，如果基层事业单位不尽快引进现代化的档案管理设备，更新档案管理理念及技术，势必难以满足信息时代的档案管理需求。

1.5 档案利用率不足

档案是对过去工作的真实记录和总结，对单位未来的工作和发展具有重要的参考价值，但由于基层事业单位对档案价值的认识不清，往往忽视了档案资源的开发利用工作，只知道单纯地进行档案收集与保管。目前档案利用的主要形式就是资料查阅或借阅，且这种查阅借阅活动仅对单位内部开放，对于社会公众则设置了比较高的门槛，导致档案信息得不到有效共享，档案资源产生了极大浪费。

2 基层事业单位档案的管理及利用的有效对策

2.1 更新档案管理意识

理念是行动的先导，针对当前基层事业单位档案管理存在的问题，关键是更新档案管理理念，提高单位全员的档案管理意识。首先，单位领导要提高对档案管理的重视程度，加大对档案管理的监督检查力度，积极为档案管理各项工作的开展提供有力支持，营造档案管理的良好氛围与环境。其次，档案管理人员自身也要端正态度，增强责任意识，将档案管理工作作为一项社会事业来予以认真对待和落实，切实发挥档案管理对单位发展的服务支撑作用。此外，单位其他成员也要提高思想认识，积极配合档案管理人员的工作，为档案的搜集、整理、开发提供必要帮助和支持。

2.2 建立健全档案管理制度

基层事业单位要尽快建立健全档案管理制度，使档案管理工作的开展有据可依、有章可循。首先，要对档案管理工作任务进行合理分工，明确档案管理人员的具体职责，确保各级档案管理人员各司其职，防止出现工作交叉，同时要优化档案管理部门的人员配置，坚持“不养闲人、不设闲差”的岗位设置原则，提高档案管理系统的运作效率。其次，要制定严格的考核奖惩机制，定期对档案管理人员进行绩效考核，并将考核结果作为一项重要指标纳入单位的薪酬管理体系之中，与档案管理人员的薪酬福利相挂钩。对于表现优异的档案管理人员要给予相应的精神及物质嘉奖，对于工作玩忽职守、效率低下的工作人员给予批评教育和经济惩戒，从而充分发挥绩效考核的激励作用，保证单位档案管理工作的高效有序运转。

2.3 加强档案管理人员培训

作为档案管理工作的組织者和实施者，档案管理人员的业务能力及专业水平直接决定着档案管理的最终效率和质量，因此，提高档案管理人员综合素质势在必行。单位应定期组织档案管理人员参加各种学习教育活动，通过系统培训丰富档案管理人员的知识结构，提高档案工作能力。有条件的单位可以组织档案管理人员去其他先进单位进行参观学习，帮助档案管理人员掌握最新的档案管理理论及技巧，熟练掌握现代化档案管理设备的操作使用方法，不断拓宽档案管理人员的眼界，增强其工作本领，使之不仅能高效完成基本的档案管理活动，而且能够胜任档案资源开发、档案社会化服务等更高层次的工作。

2.4 加大档案信息化建设投入

信息化是档案管理发展的必然趋势，基层事业单位应当加大档案信息化的建设和投入力度，以计算机技术、网络技术为依托，引进档案信息共享、传递、存储、利用一体化的管理模式，同时根据单位内外部对档案信息的使用需求，分类建立电子档案数据库，并定期加强维护、管理与更新。对于单位业务开展中产生的大量文件资料，第一时间进行数字化处理，录入档案数据中并建立相应的文件目录，以便有文件使用需求时能够通过关键词检索的方式实现快速查找和定位。

2.5 挖掘档案利用价值

首先，要以档案信息化建设为契机，积极利用数字化处理技术和手段，在档案编制过程中完成原始资料的深层次开发，深入挖掘单位档案中的科研价值、管理价值、教学价值等，并选择合理的编研目录，为科研机构、政策研究机构、教育机构等提供便捷丰富的档案信息利用渠道。其次，档案管理人员摒弃以往被动等待的服务方式，积极与业务人员进行沟通，主动为其提供信息资源查询服务、分发目录服务等档案支持服务，充分发挥档案服务事业单位发展的重要功能。

3 结语

综上所述，本文以基层事业单位档案管理利用存在的问题为切入点，从更新档案管理意识、健全档案管理制度、提升档案人员素质、推进档案信息化建设、挖掘档案利用价值几个方面提出了基层事业单位档案管理利用的有效对策，多角度入手，旨在提高基层事业单位档案管理水平，为基层事业单位健康稳健发展打下良好基础。

参考文献

[1]胡晓蕾.建立信息化系统，完善事业单位档案管理[J].长江丛刊，2015（34）.

[2]韩黎明.关于做好事业单位档案管理工作的思考[J].才智，2017（13）.

[3]陈硕.浅议基层事业单位档案管理现代化策略[J].办公室业务，2016（10）.