大数据背景下医院人事档案管理工作的转型升级

邓少莹

摘 要： 人事档案是医院重要的人才信息库，也是医院乃至社会的重要信息资源。医院人事档案详细地记录着医务人员的人生经历、社会实践、技术能力、实战业绩和工作表现，是人事管理工作中的重要组成部分。在当前信息化技术发展渐趋成熟的背景下，医院人事档案管理工作信息化建设已是大势所趋。通过计算机和互联网的应用，对医务人员的档案进行电子化，并形成医院的医务人员数据库，能够摆脱以往纸质档案管理工作存储、调用、文件送达等方面效率不高的限制，提高人事档案管理效率和利用率。基于人事档案数据库的建立，医院能够快速高效地对医务人员进行考核、定期培训以及发展潜力评价，从而有助于医院了解自身在人力资源上的优劣势，为提高医院的管理效率和综合实力提供有力参考。

关键词：人事档案管理；转型升级；数据库

1 引言

新时代的发展更重视人才的作用。因此，医院的发展不但要有强大的硬件设备基础，更要重视医务人员实力的作用。目前，医院往往在医资力量的发展中忽视医院人事档案的作用。医院人事档案非常重要，第一，医院人事档案涵盖管理对象个人身份、学历以及工作经历等相关内容，是医务人员个人成长与发展的重要记录，在职称评定、社会保障等方面发挥着重要的作用。第二，人事档案是医院重要的人才信息库，也是医院的重要信息资源。它详细地记录着医务工作者的人生经历、社会实践、技术能力、实战业绩和工作表现，这部分的内容对于医院了解医务人员的整体和个人能力具有重要作用，进而有计划地引进人才和对现有医务人员进行有针对性的培训等具有重要意义。

此外，我们正处于一个数据共享的大数据时代下，社会各阶层都面临着数据带来的挑战与机遇。若能在医院的现代化管理中，以大数据为基础，运用先进的信息技术，建立医院人事档案电子化数据库，不仅对于医院合理有效地配置人力资源、完善医院的人事管理工作具有很好的推动作用，而且有利于医院快速高效地对医务人员进行考核、定期培训以及发展潜力评价，从而有助于医院了解自身在人力资源上的优劣势，为提高医院的管理效率和综合实力。本文就目前医院人事档案管理中存在的问题以及发展的方向进行分析，对医院人事档案管理提出建议，以期建立电子化人才库，对医院发展提供帮助。

2 医院人事档案管理现状

在医院的实际管理中，通常来说，医疗工作是医院的头等大事，因而忽略了对档案管理的重视，具体表现在档案室、档案柜、计算机等档案管理设施数量短缺或过于陈旧，室藏档案数量不完整，文件、资料的收集缺乏合理的分类，档案制度实施不到位，档案管理人员缺乏系统的专业知识培训等，更为重要的是，医院人事档案资源没有得到有效的利用。本文将目前医院人事档案管理中存在的问题主要总结为以下四点。

2.1 对人事档案管理重视程度不够

医院的主要目的是为群众提供安全、优质的医疗服务。因此，医疗质量及医疗业务的发展易受到重视。医院将医资力量和医疗硬件条件的提升作为工作重点，而人事档案管理工作却被忽视，因此导致医院人事档案管理中的许多问题。比如医院的档案室、档案柜、计算机等档案管理设施通常都是过于陈旧，文件、资料的收集缺乏合理的分类，档案制度实施不到位，缺少适应现行环境下医院档案管理的新模式等。医院缺乏有针对性的行业档案管理制度和规范，无法严谨、高效、规范的完成档案收集工作，虽然制定了“档案员岗位责任”等，但未及时与医院的现状和发展趋势相匹配，对文件资料的收集工作没有实际指导参考意义。相关制度执行不到位，导致档案工作职责未落到实处，该清理的档案未及时处理，信息管理与档案管理严重脱节。

2.2 信息化管理手段相对落后

基于目前档案管理的信息化建设水平，档案形成依赖于纸质文件，使档案管理工作以纸质文件为主。而医院档案不同于其它档案，内容繁杂、种类众多，又具有较强的专业性，相对落后的信息化管理手段导致了医院人事档案管理效率低下。具体来说，目前医院的人事档案中，一是信息冗杂凌乱，可以说是记录了当事人从小到大几乎所有的信息，却很难筛选出其核心和精华的部分；二是内容模式化痕迹明显，很难客观地反映出一名医务人员的真实素质和水平，比如像医务人员诊病的治愈率、就诊人员的满意度等实用信息缺乏等，使医院人事档案的实用价值与现实需求严重脱节。相对落后的信息化管理手段，无有效价值的人事档案信息管理，不仅损耗着医院的人力、物力、财力，也使人事档案失去了自身的实用性、时效性和核心性。各部门规格各异，也没有适用于档案文件检索和档案资料汇总分类的计算机管理软件系统，文件材料的收集人员与其他工作人员未建立起良好的协作关系，容易形成信息“孤岛”，造成资源浪费，降低了工作效率。

2.3 檔案管理人员专业素质参差不齐

医院对人力资源的关注点更多地是在于医务人员的素质培养与教育，较少对档案管理人员的专业素质提出要求。其中，甚至有部分档案管理人员原先不从事档案工作，从其他岗位借用，这导致档案管理人员在理论知识、专业素质和文化程度等方面参差不齐。目前在各医院中，专职档案管理人员缺乏系统的专业知识培训，档案管理人员的综合水平跟不上新形势的发展，在工作中缺乏创新和活力。

2.4 对人事档案的利用不够

国家对于人事档案的利用有着严格的规定，一般情况下本人无权查看自己及其直系亲属的档案资料。这种封闭式的管理方式，对于人事档案信息的保密，有着非常有效的作用。但是，作为涵盖了医务护人员参与医疗实践、科学研究、从医经验的医院人事档案信息，在这种管理模式下却无法发挥它应有的作用，不能有效地为医院的教学、医疗和管理服务，无法实现区域内人事档案资源的共享和共用。在新时代的发展中，更看重人才的作用。因此，现今档案管理己不满足于仅限于数据或文件的利用，更希望能够获得数据背后的信息以及信息蕴藏的知识，因此，档案利用服务也应由提供数据、信息转变为提供知识。

3 大数据背景下医院档案管理工作的转型建议

3.1 建立电子档案及人才数据库

在医院人事档案管理中应用数字信息化技术能够减少纸张的用量，移动硬盘、云储存等系列工具的具有可重复利用特点，能够有效降低医院人事管理工作办公成本投入；而大数据技术支持庞大数据的存储和处理，使档案资源的统一管理或统一备份成为可能。大数据时代的来临，对档案管理工作来说既是机遇也是挑战，档案管理在大数据时代的发展方向应该是开发和利用档案的信息资源。由于人事档案涉及个人隐私问题，一直以来对人事档案的管理都处于密封保存的阶段。但是随着信息化的发展，人事档案的管理趋向电子化，可以在设置保密措施的基础上，建立医务人员数据库，对医务人员的教育背景、培训经历等进行归档处理，建立数据库。

目前，大部分医院的人事档案管理工作已经开始逐步推行信息化和智能化管理，应用人事档案管理信息化管理模式，医院能够依托现有数字化软硬件资源，完成人事管理信息的录入、处理、储存以及查询调用等系列工作，人事管理工作的时效性大大提升。这样不仅可以减轻工作人员大量的负担，节约出大量时间和精力去规范这种管理制度与模式，提高人事档案管理的效率，还可以医院内部形成独立的资源数据库，通过网络平台与区域或者网络平台内实现资源交换，将人力达到最合理化的利用，实现资源的共享，更大程度地为人类的医疗事业的发展与进步提供源源不断的新鲜血液和动力。

3.2 加强档案保存的安全性和保密性

虽然医院人事档案信息化管理模式存在快捷、方便等优势，但是其中存在的安全风险也必须引起医院的警惕，在日常管理过程中需要做好防范措施。由于大部分医院并没有根据医院的实际情况来建立专门的系统软件，基本是在市场中运用较为成熟的人事档案管理系统的基础上进行适当改良后得到的。在这一类型的系统当中，各种安全防范技术并没有得到有效应用，例如数据加密技术以及防火墙保护技术等，这给网络黑客提供了更多计算机入侵机会。因此在目前医院人事档案信息化建设过程中，安全防范工作应摆在第一位。

在建立数据库时，为保护医务人员的隐私，可以给医务人员进行独立编码，非管理人员不得获得某个个体的所有或具体信息。从数据库中提取人才信息并进行报告时，将医务人员以一个整体的概念呈现，比如以某科室为单位，这样不仅能客观得到某个科室的整体人员实力，也能防止个人隐私的泄露。此外，档案信息资源的开发和利用会涉及到档案信息的泄密、档案信息的丢失和篡改、隐私权的侵犯、知识产权的纠纷等问题，因此，档案管理在运用大数据技术时需要注意这些潜在的风险。

3.3 加强对档案管理人员的培训

医院在开展人事档案信息化建设过程中涉及的工作繁复，必须得到充分的人力支持，但目前大部分医院对此缺乏重视，配置从事人事档案管理工作的员工无论是在年龄、学历还是在技术方面都无法满足人事档案信息化管理的基本要求，这给医院人事档案信息化建设工作带来了极高的风险。此外，医院档案管理工作具有业务性、保密性等特点，随着医疗卫生事业的不断发展，医院档案数量逐年增多，因此要不断加强档案管理队伍素质建设。

医院加强对档案管理人员的培训可以分为以下三个方面进行。一是制定档案管理人员的培养计划，通过专业系统的培训、进修学习等方式，提高档案管理人员的技术能力、专业素质和计算机档案管理知识。二是注重安排对档案管理人员档案法规知识的学习，并定期对人事档案管理人员进行职业道德水平的评价，提高其档案管理的意识。三是完善医院职称评聘制度，鼓励档案管理人员考评档案专业中高级职称，同时，为档案管理人员提供更多的晋升机会，激发档案管理人员工作的积极性。此外，应当在医院中加强全体职工对档案工作的认识，改变职工对档案工作可有可无的错误认识，这有助于医院整体档案管理工作的开展。

3.4 提高档案利用率

档案信息化管理不单局限于对档案资料的处理，而要充分发掘档案信息的潜在价值。医院档案数字化化平台的建设，可以把单纯的数据提取重要的信息，以不同的形式比如图片、语言陈述、数字数据、发展指数等呈现出来。在对数据库的利用中，可以对整体某一科室整体的人员状况，比如年龄分布、学历状况、工作年限、男女医护人员比例等进行数据提取。管理人员可以在某个方面设置特定值，比如某科室的整体医护人员中，整体年龄分布偏低，则提示该引进经验丰富的人才，或提示进行技术培训，提高整体医护人员水平；若整体年龄分布偏高，则提示引进青年医护人员。此外，还可以考虑对年龄、学历、工作年限等赋予权重编制综合指数来考察科室医护人员整体水平，从而对综合指数偏低的科室进行培训或人才引进，使医院在医护人员实力的发展上始终保持健康。

在档案管理的过程中，要实现人事档案资源数字化并充分利用单位内部的网站，将医院的发展和运行状况都涵盖进来，使档案材料的收集、整理、传输及开发利用等形成一个系统性的网络覆盖面。将医院各个部门的资源以最合理的方式实现数字化，通过建立区域或网内共享的信息系统，可以使这一重要的人事资源得到最大化利用。

4 结论

综合前文所述，目前医院人事档案管理中存在对人事档案管理重视程度不够、信息化管理手段相对落后、档案管理人员专业素质参差不齐、对人事档案资源的利用不够等问题，并针对这些问题给出了政策建议。此外，对信息数字化的医院人事档案资源建立数据库，提高对档案信息资源的利用率。参考医院的人事档案管理，可以把医院设备仪器、基建档案等也进行电子化管理。通过建立数据库，通过设定程序，可以定时提醒哪些设备该进行检修、维修时配件型号等，大大提高医疗设备管理的效率。

医院档案管理工作是一项复杂、繁琐、长期性的工作，要想提升医院档案管理的工作水平，助力医院的整体发展与有序运行，需要改善现行的档案管理制度，从档案管理的硬件、软件上同时进行改革和发展，并进行落实。另外，还要积极提升档案管理人员的综合素质水平，以求充分发挥医院档案的潜在价值，全面促进医院的可持续发展。

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