分析信息时代下高校档案管理工作的创新

高金元

摘 要：随着信息技术快速发展，信息技术已经得到了广泛应用，一些传统的工作方式正逐渐被信息技术取代。在这样的背景下，高校档案管理工作也面临着巨大的改变形势，高校档案管理工作必须结合实际情况，改变工作模式和工作机制，采用先进的管理方法和理念，提高工作效率，促进高校持续发展。

关键词：信息时代；高校档案管理；工作创新

档案管理工作是高校的一项基本管理工作，在一定程度上反映了整个学校管理水平的高低。随着信息技术的发展，各高校开始对档案工作做出了改革，逐渐实现了自动化或部分自动化办公，采用信息化方式进行电子文档的管理，提高了工作效率。但由于受传统管理模式和管理理念的影响，在日常的档案管理工作中还会存在一些问题，影响了信息化管理的顺利开展，阻碍了档案管理工作的进步，因此，在信息时代背景下创新高校档案管理工作势在必行。

1 实现高校档案管理工作信息化的意义

1.1 适应当前和未来高校发展需要

信息化是当今社会发展的趋势，也是高校适应当前和未来社会发展需求采取的必然措施。高校发展过程中积聚了大量的档案，包括高校的发展历史、硬件设施、资金投入、人员管理等等，目录繁多，内容复杂，而且随着时间推进，档案管理工作量还会不断加大，传统的档案管理工作模式已经不能满足工作需要。而应用信息化管理，可以有效地提高档案立案、归档、查找、利用的速度，提高工作效率，方便管理者查找和利用档案，及时做出决策。

1.2 降低档案管理人员的工作强度，节约工作成本

传统的档案管理形式和信息存储主要是人工管理和纸质资料，这种管理方式和信息存储形式工作量比较大，且查找档案资料比较麻烦，工作效率低，因此导致浪费了大量的时间在这上面，需要的工作人员也比较多，资金投入较大。而采用信息化电子介质档案，可能只需要一两个人就能很顺利地完成之前很多人才能完成的任务，管理人员不需要再翻箱倒柜，只需要动动鼠标就可以很快地检索查找到资料，既提高了工作效率，又降低了管理人员的工作强度，还能节约管理成本。

1.3 提高利用率，促进资源共享

信息化的工作模式提高了档案管理工作的效率，使得档案管理者从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把更多的时间和精力放到信息的开发利用上来，从而提高了档案管理工作的利用率。而且通过网络平台，档案管理者可以将一些资源共享，为使用者提供便利条件，提高服务质量。

2 高校档案信息化管理中存在的问题

2.1 管理思想落后，阻碍了信息管理的进一步发展

大多的高校管理者和领导比较重视学校的教育教学，不惜花费大量的资源和资金来提高硬件设施强化师资力量，从而提高教学水平，提高就业率。而对于高校档案管理工作重视程度就相对偏低，高校的领导和管理者更多的是将它作为一个基本的硬件设施，而不是用作提高管理水平和管理效率的途径和方法，因此领导对档案管理的资金投入和精力投入都比较少，导致有些硬件设施落后甚至得不到保障。而且高校领导对档案管理工作的不重视也会打击档案管理人员工作的积极性，无法真正投入到管理工作中，阻碍了档案信息化管理的进一步发展。

2.2 信息化管理人员素质有待提高

信息化在高校档案管理工作中的应用，提高了档案管理工作的效率和质量，但很多的档案管理人员并不具备专业的信息化理论知识和专业的档案管理方法，只是会基本的电脑操作，做好平常的查询、管理本职工作问题不大，但真正遇到需要专业知识管理和建立数据库时便不能达到要求，限制了档案管理信息化的顺利发展和有效利用。

2.3 组织不健全，保密性差

很多的高校没有设立专门的档案管理部门，一般由行政部门人员来兼任，因此没有完善的管理制度和岗位制度，使得档案管理人员缺少责任心和安全意识，档案保密性较差。而且由于档案管理人员不是专业信息化人才，不具备网络安全意识和技能，只能被动防护网络安全，无法保证档案信息网络安全。

3 优化措施，创新信息时代下的高校档案管理工作

3.1 提高思想认识，加大资金投入和团队建设

高校领导和管理者应认识到先进的信息化档案管理工作对高校管理工作和教学工作的促进作用，重视信息化档案管理工作的建设。高校领导应加大档案信息化管理工作的资金投入，采購必要的硬件设施，及时对信息化设备进行更新，保证档案信息化管理能够顺利开展。高校领导还应建立专门的档案管理部门，设立对应的岗位，并制定和完善部门规章制度和岗位责任制，使档案管理工作标准化，并引进专业的技术人员，提高档案管理工作的效率，保障档案信息的安全和有效利用。

3.2 提高档案管理人员的素质

信息时代下高校的档案管理工作需要高素质的人才，不但有专业的技能和知识，而且要有良好的品德，而现在很多的管理人员不缺知识和技能，但缺少对岗位工作的热情，缺乏责任感和使命感，只是在档案管理工作上做好自己的本职工作。学校的管理者或领导可以组织专业的教育培训、技术交流、学术研究等形式来提高档案管理人员的整体素质，提高他们对档案管理工作的认同感，提高档案管理人员的道德素养和职业素质，从而促进高校档案管理工作的发展和有效利用。

3.3 增强服务态度，创新服务理念

高校的档案管理工作不仅仅是一项基本的管理工作，也是为使用者提供服务的服务工作，因此，档案管理者应树立正确的服务理念，增强服务态度，优化服务措施，使档案管理工作体系更完善、更科学，为使用者提供满意的服务。首先档案管理者应提高自身的专业知识和业务水平，增强服务质量，保证使用者的正常使用；其次，档案管理者还应不断地优化服务，提高档案检索的性能和功能，将不同种类目录的信息分类制定不同的检索信息，使服务信息更加方便，更有个性化，提高使用者的满意度。

4 结束语

随着时间的推进和高校的不断发展，高校的资料信息会不断的增加，档案管理工作会更加重要。在信息时代下，高校的档案管理工作基本已经实现了信息化，方便了管理、查询和使用等，但档案管理工作者不能止步于此，还要不断的提高自己的专业知识和技能水平，优化管理措施，保证档案信息的安全性，提高档案信息的有效利用率，为高校的发展进步保驾护航。

参考文献

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