电力企业业务凭据电子化精益化管理策略

文/卢治钢，国网四川省电力公司遂宁供电公司

1 引言

随着企业的发展，企业内部错综复杂的业务线条、经营模式、流程应用、考核方式，迫使企业管理者必须通过各种信息化手段提高信息传递质量和效率，克服地理空间的限制，提高集约化管理水平。原始凭证是会计核算的基础资料，是记录和反映经济业务的重要信息来源，传统的纸质原始凭证形式多样，数据量大，分布广泛，手工流转容易破损、毁坏、丢失，难以保证原始凭证的完整性、安全性，无法实现对原始凭证的在线审核和追溯。电子化财务原始凭证可以有效弥补纸质原始凭证在经济性、时效性、真实性以及完整性等方面的不足，已经成为会计档案保存形式及管理方式变革的必然趋势。

2 业务凭据电子化精益化的过程与经验

2.1 测量

单据流转周期自业务经办人填写单据起至财务在系统中完成账务处理为止，由系统内单据的流转时间和线下纸质单据的传递时间两部分构成。平均流转周期消除数据个数和单个数据的偏差，用以反映流程的一般水平：单据平均流转周期=(∑〖（单据流转时间*该时间出现频数）〗)/统计期间所有单据总流转时间。

基于流程范围，通过绘制详细流程图，详尽检查各制程，找出可能存在的因子。

通过因果矩阵，找出与CTQ相关的流程步骤及其输入：发起系统流程、线上审核、纸质审核、传递纸质单据、账务处理五个流程步骤。基于关键输入变量及CTQ，编制《测量方案》，制定数据收集计划，确定收集内容。

基于数据收集方案，项目组制定数据收集记录表，将收集到的数据及时进行记录。项目组从员工报销系统中采集了2015年12月至2017年6月30日共计7736条流程记录。

将数据按流程性质分为三类，进行简单处理后进行分析。可以通过数据发现，三类审批流程中，只经过部门和财务审核的单据最多，平均周期最慢，同时要经过分管领导和总会计师的单据数量居中，但是平均周期最短。因此在进一步数据收集中，重点对前两类单据的回退和延迟数量进行统计。根据收集到的数据利用过程能力分析，计算出目前这两类流程的cpk及ppk均为负值。

且指标y的现状值为Y=19.73天，远高于目标值12天。确立项目改善主要目标后，利用帕累托图工具，对公司业务凭据电子化两类流程的历史数据进行了详细测量，确定了上传影像不完整、费用大类选择错误、领导未审核等十个潜在因素，是导致单据凭据流转周期增加主要问题。

图1 过程能力分析图

2.2 分析

项目分析阶段，着重对影响周期的十个问题三个子流程进行分析：发起系统流程、审核（线上/纸质）、纸质归档，分别采用了原因分类、五问法、改善机会分析、VSM价值流图、失效模式等方法，确保分析的深入透彻。

在对发起流程、审核、纸质单据归档三个环节的分析后，得出影响平均流转周期增加的六个原因，通过对其对应的关键流程步骤/输入进行失效模式分析。

2.3 改进措施

2.3.1 梳理业务权限，固化审核规则

针对公司成本报销28类常用费用类型，根据《国家电网公司资金管理办法》、《国家电网公司报销管理办法》和四川省电力公司资金管理有关规定，结合遂宁供电公司生产经营实际，发布《国网四川省电力公司遂宁供电公司资金管理实施细则》。对岗位职责分工、分离进行评估，抓准流程中的稽核点和平衡点，定制个性化的资金审批权限，对敏感业务交易给出足够的访问限制：一般费用超过两千的需提交分管领导审批、超过两万的提交财务分管领导审批，超过五十万的提交总经理审批。重点管控费用（差旅费、车辆使用费、劳动保护费等）均需经过分管领导及总经理审批。特殊费用（会议费、业务招待费、福利费、职工教育经费等）增加有关专业管理部门的审批。将细则要求固化在系统中，系统通过经办人所在部门和提报的业务类型以及资金金额自动判断，将单据推送至规定审批人。进一步规范资金管理行为，防范资金管理风险，提高资金使用效益。

同时，项目组本着重要性原则完善了《国家电网公司原始凭证管理办法》关于成本费用核算附件要求。将每一类经济业务的必输原始凭据类别细化、对应到成本末级科目，进一步明确、具体化标准。根据《国家电网公司会计核算办法》对各类成本费用核算内容进行明确和解释。提高用户在发起流程时的提报的准确性、各级审批中有据可依。降低审批流程时长的同时，大大降低审批过程中的财务风险。

2.3.2 优化审核流程

原审批流程中不同经济业务审批流程存在部分费用审批不符合实际财务审批要求，标准不一，较为混乱。因此，按照梳理出的业务资金权限表重新对系统中费用审批环节更正。各级审批单据由系统依据业务资金权限表自动分发至各级审批岗位，逐级审核，层层把关。

同时，合并原流程中类似或重复的步骤，省略掉不必要的步骤（纸质审核），造横向协同流程，精简流程，使其更加清晰、简洁。基本取消纸质单据的流转审核，仅在纸质单据归档环节核对一致性，完全依赖电子业务凭据的线上审核流程。为确保系统中的审核与纸质审核具有同样的效力，引入电子签名，系统中直接生成带有电子签名的单子审批单。

2.3.3 设计发起流程协助向导

以业务资金权限及必输附件梳理表为基础，结合费用在日常审核中常见的问题、财务稽核中发现的问题，提炼出3-5点提示或要求，在系统中设计协助向导。经办人、审核人在填写单据、上传附件、审核的过程中可实时查看相关要求和帮助信息。杜绝在流程启动时因选择的费用类型与业务对应错误、信息填写错误、上传原始单据不完整等问题造成的流程退回、审核周期延长；避免在各级审批中因标准不明确造成的审批时间延迟；减少电话咨询、查询文件造成的时间浪费。同时赋予财务人员对协助向导信息的维护更新权限，以末端的财务部门提出的要求，反向推动流程前端参与到审核过程中，使流程中每一位参与者都承担一定的审核责任，加强经济业务源头的风险防控能力。

3 控制措施

3.1 建立制度，落实责任

编制《财务在线审核用户手册》，明确了在审核流程中的要求、职责分工、附件分类、填写要求、报销流程、时限要求等内容，确保相关工作清晰明了，操作性和针对强。操作同时对业务凭据电子化流程时间节点、附件内容作提出了考核评价要求。财务部根据日常管理要求：制定规范原始票据的粘贴统一格式和要求，制定电子影像上传要求，制定纸质单据与电子影像一致性考核标准，制定不同经济业务填写格式要求，制定原始凭证提交财务存档时间要求，明确各类费用的系统流程、流转要求。将上述内容制作成财务在线审核操作手册，采用图片与文字结合的方式，直观易懂，确保经办人对每项业务要求、系统操作都能谙熟于心。提高公司员工对财经法规、风险管控的意识，为业务凭据电子化流程顺利推进奠定了基础。

3.2 强化协同，内外联动

为提升电子业务凭据应用流程工作质量，强化内外协同联动，相关信息实时共享，推动各子流程分配给相应责任部门进行改进，以纵向改进促进横向效率提高。

建立内部信息联动机制，完善报账员制度。为实现相关信息及时交流，建立了内部信息交流平台如布谷鸟群，将本部各部门报账员作为群成员，成为政策传递贯彻的纽带。让各协作单元每一位参与人都有发表意见的机会，及时跟踪掌握项目进展情况、存在的问题、需要的支持等，充分发挥流程中客户的主观能动性。定期开展报账员培训，在群组中上传学习文件，方便及时下载学习。向员工及时、精准传达报销政策、普及财经知识，提高业务水平。

以月为时间单位，收集在线审核运行意见，整理当月审核过程中发现的问题，发布在交流平台及报销系统的审核提示窗中。通报不符合内部管理要求的行为和部门，如纸质单据与电子影像不一致、未在规定时间内交纸质单据与财务部门归档、提供的报销依据有误等。警示经办人在办理业务时，严格遵照有关规定执行，加强风险意识。

3.3 制定控制计划，监控审批时效

经过反复模拟推演，项目组制定控制计划，重点监控随着在线审核机制的引入而可能存在的系统控制风险，如服务器死机、通道受阻、网络瘫痪、系统权限管理不严、流程控制点缺失等问题，保证电子业务凭据应用平台有效运行。

为监督各环节审批人审核责任，杜绝将审核权限任意开放给其他用户，失去分级审批意义，项目组通过规则引擎设计，跟踪电子签名物理地址，做到审批在后台有记录、可追踪、可追溯。以此提高审批人责任意识，提高电子签名可靠性。堵塞管理漏洞，确保流程可控再控，减少违规成本。

同时，公司成立专门的项目小组。明确组内分工，定期开展业务凭据电子化应用流程的各项控制环节的稽核。这些环节包括：业务流程、权限控制、数据备份等各种与系统运行有关的内容，评估其风险控制的情况，不断提出改进和防范的措施，促进信息和业务的稳定健康运行。

4 结束语

业务凭据电子化精益化应用项目实施中突出应用主体、立足业务需求，实现了财务票据处理方式的跨越式转变、整体资源优化。项目实施后，业务凭据电子化应用流程大幅提升了审核效率。同时强化技术创新，支撑电子业务凭据的深入应用，促进资源共享，提高流程应用效率、业财协同水平。通过流程协助、在线信息沟通平台等手段，财务人员接到询问电话数量明显下降。将财务人员从繁琐的咨询中解脱出来，提高了工作效率。