关于图书分编工作流程的问题与对策探讨

宋雪

摘要：随着信息技术的飞速发展，图书馆的书籍数量在逐年增加，体现了一所高等院校的综合水平。然而，当下图书的分编流程亟待优化，分编流程中的任何一个环节出了差错或者次序出现混乱，都会使图书管理质量受到严重影响。

关键词：图书分编;工作流程;问题;对策

图书分编工作工序复杂、技术性强、工作量大，同时又是多工种、多人协作的综合性工作。有些图书馆分编工作不规范，馆员岗位安排不当，且没有制定出工作流程，经常出现工作相互推诿、扯皮现象，各道工序的衔接出现混乱，经常相互影响，工作窝工的现象时有发生，工作中一旦出现差错，由于责任不清，工作范围及工作内容不明确等，以致相互指责，互相推卸责任，极大地影响了工作效率和工作质量。而主管领导每天忙于应酬，协调各方关系，不能充分发挥工作人员的积极性，即使有个别人员能力突出，也会成为众矢之的。

一、分编工作确定合理流程的重要性

分编工作包括的工序较多，各道工序虽然各自独立，但又相互联系，各道工序之间的衔接非常重要，若衔接不好，便会出现差错，势必会影响工作进程。各道工序之间的顺序也不能颠倒，否则会引起工作节奏的混乱，影响分编工作的质量。各道工序的操作过程是相互制约的，如果某道工序产生积压，势必影响下道工序的操作，延长图书分编时间，影响新书及时流通。同时，各道工序的操作也是严格的，任何一道工序出现差错，都会影响几道工序，以至全部工作流程。

（一）确定合理的工作流程，是实施合理工作量的重要依据。

采编工作实行定额管理，定额管理打破以往图书馆管理制度中的“大锅饭”，充分体现了“公平竞争”的原则。但定额管理也必须以合理的流程做依据。否则，仅凭数量指标，难以合理地确定各道工序的工作量。只有制定合理的工作流程，才会最大限度地减少图书著录的误差，将错误降到最低点。

（二）确定合理的工作流程，可以提高工作人员的积极性。

由于分编工作的各工序劳动强度、工作难度不一，有些工序是复杂劳动，需要一定的科学技术知识，有些工作是简单劳动。若仅凭主观判断，而没有合理的工作流程，各工序的劳动量不均衡，势必造成工作人员的攀比心理，從而影响工作质量和工作人员积极性的发挥。

（三）确定合理的工作流程。

使各工序职责分明，可以提高工作质量，使工作人员有章可循哪道工序出现问题，哪道工序及时解决，杜绝互相推诿和误工现象，提高分编工作的效率和质量，加速在编图书的周转。

二、确定合理工作流程的原则和条件

合理工作流程的确定与各馆规模，每年进书量，人员多少及是否实行计算机管理等密切相关，不能简单一概而论，要视各馆具体情况而定，以下提出的一般原则及条件，仅供参考。

（一）最佳性

在当前条件下，分编工作的工序和操作过程及实施办法是合理的，力求减少各工序间不必要的重复工作。

（二）直流性和紧凑型

确定工作流程尽可能走直线，尽量减少曲线和回线，各工序间衔接紧凑、有序，在加工图书的移动次数最少，传递方式适宜，减少劳动消耗。例如，在加工图书时采用分批方式，用样本书和工作单在各工序间流动，既减轻劳动强度，又减少在加工图书的整体移动次数，加快了图书加工的进程。

（三）节奏性和均衡性

分编图书时要掌握一定的节奏，注意各道工序的均衡，各工序加工图书既不产生负担过重，又无窝工现象，使工作人员劳逸结合。

三、当前图书馆管理中存在的问题

图书馆管理的目的是提高服务质量，为读者提供更好的阅读服务。而就我国当前的图书馆管理状况来说，由于馆内所配置的管理系统的种类很多，比如书籍保存管理系统，借阅管理系统等，这些同时存在的管理系统因种类过多，使得图书馆管理变得一片混乱，严重降低了图书馆管理质量。我国境内现有图书馆在管理工作中存在的主要问题有：

1.图书馆内部存在多个管理系统共存现象，这些系统在实际运行时容易发生交叉管理，不利于馆内资源的共享和利用。

2.在图书分编上，由于不同图书馆都具有自己的、不同的图书分类体系，因此当图书馆进行合并，统一之后的图书馆在图书分类上会存在多个分类体系，这一现象同样会阻碍图书馆分编工作的开展。

3.图书馆合并之后，统一化下的图书馆在目录检索体系上也会出现做种目录体系并存的问题，这一问题与前两个问题一样，很可能造成图书馆内部分管理工作发生交叉，使用目录检索时，相同的目录在联合总目录中多次、重复出现，影响图书馆信息管理质量。

四、实现图书馆分编工作流程最优化的措施

（一）尽量进行小批量作业

所谓的小批量作业，是指把进购的大批图书按照具体需要和标准，分成若干小批，把每一小批作为一个单元，按照流程进行收纳，直至做完入库。在分批过程中，每个小批的数量可多可少，作业时间可长可短，具有很强的灵活性，这样就可以根据客观需求，把某个时段急需的任务完成，不是急需的便可以延后，这样交书速度快，提高了图书利用率，而且一旦出错就可以及时查出，由于是小批量，改正比较简单。

（二）优化采编流程的内部工作

图书馆采编流程优化的内部工作是指在信息流程过程中采用BPR模式处理，通过这一技术将信息采集流程优化。在工作过程中，通过对于图书的优化整合，合理分析目前的信息使用情况，达到提高采集流程效率的目的。在整个优化过程中应当以读者的需求为最先考量基准，应当对整个信息库进行整合利用优化，而不是以任何局部的综合分析为依据，无法照顾全局。

（三）完善图书分编工作流程管理制度

目前图书分编工作流程管理制度还不够健全，主要是对工作人员管理力度还不够，工作人员没有必须遵守的规章制度，因此，图书馆管理人员要不断完善图书分编工作流程管理制度。首先要制定分编流程规范制度，工作人员必须严格按照这种规范和规定开展工作，分编工作主要包括采购、分类、归档等方面工作，这些工作必须有明确的工作标准规范，这样工作人员才能提高工作责任心，认真做好本职工作。

总之，对于图书馆的整体工作而言，图书分编是必不可少的重要环节之一。一个统一、严格、科学的图书分编流程是图书分编工作规范化的重要保证，图书馆应抓住机遇，提升管理水平，与时代同步，与国际接轨。应该勇于变革与实践，摒弃落后、狭隘的管理模式，积极探索更好的管理和服务模式，优化馆藏结构，更好地服务学生，服务人民。

参考文献：

[1]周明华.编目工作流程设计中的几种关系处理.图书情报知识，2015，（6）

[2]桑萍.图书分编工作质量控制的探讨.华章，2016，（11）