浅谈电子文件档案的优越性及其风险防控措施

陈宏献

摘要：电子档案技术的有效落实，一方面为数据信息平台的构建提供了更加多元化的渠道，由此拓宽了数据存储的视野，为后续企业经济体系的构建奠定了扎实基础；另一方面凭借风险防控措施，更降低了电子档案被盗取的风险，保障了企业及单位的经济权益。本文基于电子档案的优越性展开分析，在明确数据转型必要性与风险防控措施同时，期望为后续档案管理工作提供良好参照。

关键词：电子档案；风险防控；技术优势；优化措施

一、电子文件档案的优越性

1.提升工作效率

与传统档案管理体系相比，电子档案体系能够提升管理效率，为工作提供更加经济且全面的数据掌控平台，借由索引系统的构建，增强管理人员对数据的掌控力。同时，比较传统纸质档案管理制度方面的要求，现阶段网络信息技术的有效落实，更能够将传统数据载体中的信息提取入数字化环境内，由此增长数据管理时限与质量，既有效降低了管理人员的工作难度，同时也为数据传输提供了更加便捷的途径，减轻了管理人员的工作压力，为精神素质体系的构建奠定了扎实基础。另外，电子档案在数据采集方面具备优势，通过网络信息平台的构建，更为数字化企业与单位职能的转型提供了帮助，由此带动了多方面产业发展，提升了企业在经济市场环境中的竞争地位。

2.节约存储空间

传统档案管理形式中，重要的信息数据载体是纸质材料，在对此种材料存储期间，需考虑材料腐蚀与防火等方面的要求，提供防护措施较完善的空间，并随着资料的不断积累，仍需不断扩充存储空间，才能有效降低档案文件遗失的概率。从传统档案存储角度来看，档案在内容与信息质量方面需要管理工作人员耗费大量的时间与精力，但收益却并不明显，甚至有部分档案管理部门在档案存储工作期间，因为制度与存储环境的限制，已经出现大批量资料遗失的情况，不但为企业或单位带来了极大的经济损失，同时更为后续工作开展埋下了隐患。故而，电子档案的落实更需要被着重关注。

电子档案首先在信息数据管理期间，能够有效隔离空间环境的影响，将传统的纸质档案转化为信息数据，不但降低了数据档案被损坏的概率，从而提供了多个数据存储渠道，同时更降低了存储空间的经济成本，由此满足了单位或企业可持续发展的需要。其次，在数据存储环境中，凭借较完善的数据存储系统，更能够为管理人员提供高效率的工作模式，通过数据索引平台，更可以及时为相关部门的工作提供保障，由此增强了企业管理工作的掌控力度，而且凭借数据采集平台，更扩展了电子档案管理的视野，为后续企业档案管理人员的素质奠定了扎实基础，也为数据安全系统的构建提供了良好参照。

3.保密性较好

前人为了将重要的纸质档案很好地保留，防止被人窥见其中辛密，多会建造类似于现代防空洞一样的幽深密室，亦或在隐秘之地挖掘秘密窑洞将档案深埋，费时费心费力还多有此地无银三百两之嫌。而档案管理的电子化就省事得多了，将所有的文档归于小小的计算机里，一个保密设置密码锁一上，任你是有千军万马还是能工巧匠均无法窥探丝毫。并且电子档案可设置成单分文件阅读，如此就连卷宗的查阅修改人员也只能查阅其所需要的部分，无法借机阅读档案的其他文件，从而保证了文件的保密性。

4.方便档案管理

比较传统纸质档案管理工作的繁琐流程，电子档案体系的构建能够极大的优化管理流程与管理难度，在数据采集与处理方面，能够有效降低档案管理人员的负担，同时凭借数据索引平台，更可以有效增强档案管理的效率，提升管理工作的质量。另外，在电子档案系统落实期间，管理人员摆脱了繁琐的管理流程，能够将大量的精力与实践放在档案安全管理与采集方面，由此确保企业及单位档案系统的构建趋于全面，以便后续经济发展与项目落实更具全方位的数据信息保障，真正体现档案管理部門的功能性优势。

二、电子档案风险防控优化措施

电子文件档案的形成得益于高速发展的电子科技，它有着传统纸质文档所无法比拟的优越性，但也有着其自身固有的风险性。我们不仅要充分利用计算机技术和网络技术，更要建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质。

1.优化电子档案数据控制

首先，要进行使用权限的审核，根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定。其次，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。做好拷贝的提供与回收管理。应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容根据密级层次进行有效管理，系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控。

2.构建完善的电子档案体制

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成、归档到查阅、利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性，真实性进行鉴定。

3.提升管理人员素质

档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高，思想好，责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质，结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

三、结语

电子档案在企业中的有效利用，不但能够降低档案管理难度，有效提升档案数据的处理效率和质量，同时凭借档案数字化环境的落实，更有效增强了档案管理部门的企业地位，为后续工作开展提供了保障，也为管理人员素质水平奠定了坚实基础。故而，在论述电子文件档案的优越性及其风险防控措施期间，需明确电子档案数据质量的影响因素，在满足电子档案使用优势的前提下，提供完善的防控措施，才能为企业经济体系的构建提供可持续化保障。

参考文献：

[1]崔伟山. 电子文件档案的优越性及风险防控措施[J]. 魅力中国，2016（38）.

[2]朱志强. 浅谈电子文件档案的优越性及其风险防控措施[J]. 科学技术创新，2016（3）：64-64.

[3]邢艳波. 浅谈电子文件档案的优越性及其风险防控措施[J]. 科学与财富，2017（35）.