事业单位档案资源的信息化管理技术探析

韩广生

摘要：事业单位档案资源的科学有效管理往往直接关系到其他各项工作的有序开展，所以我们在实际工作中必须要充分认识到档案管理的重要性，促进信息化管理建设，从而进一步提升档案资源管理效率，实现档案资源共享。本文结合笔者实际工作研究，对档案资源信息化管理技术进行了分析。

关键词：事业单位；档案资料；信息化管理

信息技术与网络技术的发展让事业单位档案资源的信息化管理开始成为一种必然趋势。为更好地适应新时期档案工作需要，进一步开发利用事业单位档案资源，必须要大力推进信息化管理建设，促进档案资源共享，提升事业单位各项工作的开展效率，为事业单位工作规划的制定提供更科学的参考依据。

一、事业单位档案资源信息化管理的优势

（一）档案存储环境的优势

过去很长一段时间以来，档案管理工作都是人工操作，以纸质为媒介，但其保存时间不长，工作中容易出现误差，对档案资源的归档整理、存储利用带来很大的不便。信息化管理之后，能够通过构建电子信息平台，以电子录入的办法来促进档案资源的高效管理，从根本上创新了传统的管理工作模式。档案资源能够存储于硬盘等介质中，其占据空间小，能够快速进行存储与管理，对于存储环境的要求也随着现代科技的发展而越来越低。信息化管理实现之后，也让传统档案管理的很多问题开始暴露出来，从档案存储环境的角度上来看，信息化管理更具有优势，也能够促进档案管理效率的提升。

（二）档案使用和查询的优势

档案资源信息化管理属于当前事业单位必须要重视的一项工作，怎样科学有效地利用档案资源，确保档案资源的安全存储和高效应用，这是每一名档案管理人员都必须要深入思考的问题。过去的档案管理工作模式在使用与查询过程中存在诸多问题，如档案材料老化、查询手续复杂、查询等待时间久等，而信息化管理之后，可以有效提升档案资源利用效率，进一步简化档案查询手续流程，更好的发挥出了档案资源的价值。

二、事业单位档案资源的信息化管理技术

（一）建设档案信息网站

首先必须要尽快建设档案资源信息管理网站，设置网络站点，借助于内部网络来实现档案资源的管理利用，依靠网页提供各种档案服务。创新传统的档案资源管理模式，依靠信息化管理技术，让档案资源服务更为便捷，网站中提供在线搜索功能，促进查找管理和利用查询效率的提升。在推进档案资源信息化管理的过程中，还需要把档案管理的相关体系融入整体系统中，随后对本单位内部不同部门的信息予以整合，真正实现档案资源在各个部门中的共享和高效传输。与此同时，还需要在实际使用过程中不断完善和优化档案信息管理网站的各项功能，充分凸显出现代信息技术在档案资源管理中的优势。

（二）建设并使用搜索引擎

在事业单位档案资源信息化管理中，应当建设并积极应用搜索引擎，促进档案搜索查找效率提升，让档案利用者获得更便捷的服务。搜索引擎功能属于计算机使用中最基础最普遍的功能，借助于输入关键字即可获得想查找的资源内容，降低了过去手工查询方式所消耗的时间，同时也能够促进工作效率的提升。把搜索引擎整合到单位档案信息资源管理平台中，在档案信息网站内设置搜索引擎，有助于利用者更快的查找档案材料。通过这样的设计，能够有效凸显出档案资源信息化管理的优势与特征，真正实现对档案资源的高效利用，档案管理工作质量也有了明显提升。

（三）强化档案资源保密管理

在事业单位档案信息化管理的过程中必须要做好档案资源的保密工作。首先，应当做好档案信息管理网站平台的保密工作，唯有在事业单位内网中输入用户名与密码才能够允许登录，同时在档案资源查询过程中输入档案管理人员的指纹，唯有经过指纹认证才允许对档案进行查询。其次，还需要进一步提升事业单位档案工作人员的综合素质能力和职业道德素质，定期组织档案管理人员进行教育培训，引导其主动树立保密意识，促进档案管理人员责任意识的提升，在强化其专业技术能力的基础上提高其职业道德意识，唯有如此才可以保证档案资源信息化管理的安全性，避免重要的档案材料泄露。

（四）加强信息资源采集鉴别

事业单位档案资源信息化管理工作，必须要做好档案信息资源管理体系的建设、做好档案开发利用工作體系的建设、做好档案资源安全保密体系的建设，尽快建立事业单位档案资源管理中心。与此同时，还需要做好网络档案资源的采集和服务工作，强化信息资源采集鉴别，所搜集来的档案材料内容庞杂，其准确性和可靠性往往难以考证，因此要求档案管理人员能够在档案资源的采集过程中坚持工作原则，认真细致地对档案信息资源进行甄选和鉴别，确保档案信息资源能够更加完善、准确的进行归档。

三、结语

综上所述，事业单位各项工作的有序开展对于国家和社会的整体发展具有非常重要的意义，所以我们必须要在实际工作中积极应用现代信息技术来促进档案资源管理效率，坚持与时俱进，在工作实践中积极借鉴先进的管理经验和技术，充分发挥档案资源的价值和作用，确保档案管理活动的科学有序开展，促进事业单位的持续健康发展。

【参考文献】

[1]朱雁.浅谈如何加强事业单位档案信息化建设[J].人力资源管理，2018（03）：189-190.

[2]崔晓玲.事业单位档案信息化建设有关问题的思考[J].办公室业务，2018（05）：34-35.