浅谈高校教学秘书队伍的可持续发展

杜文娟

摘要：要提高高校的教学质量，必须保障教学管理工作有序高效。教学秘书是教学管理工作的直接落实者，其素质和能力直接影响教学工作的顺利开展。培养和组成结构合理、队伍稳固、可持续发展的教学秘书团队是普通高校要重视的基本工作。本文通过分析教学秘书应具备的素养、教学秘书的现状、如何改进教学秘书的工作现状三方面阐述教学秘书的可持续发展问题。

关键词：教学管理 教学秘书 可持续发展

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）13-0005-02

近来年，在国家教育主管部门的推动下，各类高校都在深化教育教学改革，不断加强特色建设，努力创先争优。然而教学管理工作是各项工作的基础，是对教育教学质量的有力保障，抓牢抓好教学管理是对现代高校教育教学的发展具有首要意义的事情。随着时代的发展，各大高校都普遍加大了在教学管理方面的力度，而在教学管理中教学秘书起着至关重要的作用。教学秘书队伍不断年轻化、现代化，人数在不断增加。

教学秘书是我国高校普遍设置的一种行政岗位，是高校教学管理团队的成员，受教务处和院系的领导，为学校、师生多方提供服务，教学秘书的工作直接影响高校各项工作的运行和发展，然而目前高校教学秘书普遍幸福感不高，存在感不强，岗位工作人员流动性大，更有单位或部门直接选用试用期员工担任工作。造成高校教学秘书群体结构不合理，队伍不稳定，发展迟缓，本文通过分析教学秘书应具备的素养、教学秘书的现状，找到教学秘书可持续发展的对策，从而帮助教学秘书更好地在教学管理中发挥作用，更好地为学校服务。

一、教学秘书应具备的素养

（一）知识能力素养

要高效完成领导安排的各项工作，教学秘书除了要有扎实的基础知识，还要有专业知识、相关教育行业内知识，更要有系列相关知识，构建完备的知识结构体系。高校教学秘书要熟悉学校各项管理制度，熟悉各项工作流程，具备多种能力素养，更好地完成各项工作的沟通跟衔接。要具备多种能力应付工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性。

（二）思想修养和职业道德

教学秘书除了要有良好的理论修养，更要有扎实的思想作风和工作作风。树立服务意识，教学秘书要深刻认识到自己在教学管理中的作用，全心全意为师生、为学校服务。对师生负责，谦虚谨慎，实事求是，踏实细致，敏捷干练，勇于开拓富于创造。身为教学秘书，应树立坚定的理想信念和正确的政治方向，把理想信念放在事业和人生的首位，注重自身修养，提高综合素质。

（三）心理和性格素养

教学的涉及范围极广，除了例行工作更有各种复杂的突发状况，教学秘书每天要面对各种不同的问题，很可能让人措手不及。要求教学秘书保持平稳心态，消除烦躁，有条不紊地处理各项事务。教学秘书要有坚实的服务意识，时刻保持自己的服务热情，调试好自己的情绪和心态，保持高效的工作状态。

二、教学秘书的现状分析

（一）学习机会不足，业务能力受限

教学秘書处在高校教学管理一线，其专业知识、行业知识及相关知识要满足教师及学生的需要。教学秘书的主要工作场所是办公室，需要随时待命，监控教学运行状况，处理各种师生问题，很难空出时间参加各种学习和培训。前沿知识和技术较难接触，知识面得不到拓宽，每年都只能延续旧的工作思路，教学管理工作无法得到提升，教学秘书的个人水平也无法获得提高。另一方面，大多数人对教学秘书在教学管理中所起到的作用比较轻视，他们缺乏正确的理解，观念仍然停留在处理日常琐碎杂事，技术含量低，不需要专业技术上。已有的教师学习及继续深造机会大多是提供给学工部门教师或者各教研室教师们的，而给教学管理一线人员几乎没有。对教学秘书的选用比较随意，大多专业不对口，而又不提供必要的岗前及岗中培训，教学秘书的工作还停留在“传帮带”及自我学习自我借鉴的基础上，工作很难创新和发展，业务能力受限。

（二）任务繁重，心理压力大

按照现行管理模式，教学秘书在人事关系上属于二级教学主管部门，而工作性质上又归属教务处和其他职能部门管理。除了承担教务处布置的各项工作，还要承担本学院的各项教学管理工作。这类工作涉及范围广，不仅有一般性的事务性工作，更有突发性的工作，工作担子重压力大。随着近些年高校教学模式转变，高校教师、学生急剧增加而教学秘书的配备基本不变，教学秘书经常一人身兼数职。教学秘书貌似领导实则打杂，在工作中某一个环节的问题没有考虑到位、没有衔接上去，就有可能造成大的影响，阻碍正常的教学运行，严重者导致重大的教学事故，责任全在教学秘书。种种情况会增加教学秘书的心理负担，工作中产生较大的心理压力。

（三）单位重视程度不够，存在感缺乏

目前大部分高校仍将教学管理关键放在“教师”身上，认为强化校内教学主管部门职责是重点，而把长期从事基层教学管理工作的秘书人员视为学历低、专业性不强、资历浅、随时可以被替代的群体。实际上教学秘书每天要收集大量资料，处理来电来函，接待来客来访，要处理大量信息资料；教学秘书不仅需要协助学院领导处理各项事务，还要配合教务处、学工部及其他职能部门处理多项事务；要跟其他同级单位协同合作完成既定工作任务。尽管教学秘书每天总有干不完的事，常常超负荷在工作，可是教学秘书的工作业绩很难全面、客观地被评估。这是因为教学秘书的工作成效是隐形的，教学秘书的工作处在各项工作的衔接部分，是庞大教学管理体系中容易被忽视的。长期的认识不足，不被重视，使得教学秘书工作积极性受挫，自尊心受伤，教学秘书的存在感极度缺乏。

（四）缺乏职务晋升机会，职称评定困难，待遇低

教学秘书常年干着同样的工作，而工作成果隐形，工作量化困难，职务晋升较难，政治前途渺茫。教学秘书工作繁忙，缺乏科研的精力跟时间，职称评定处于劣势。比较相同级别的辅导员，每年有多次的外出学习的机会，评优晋升通道畅通。教学秘书属于基层的管理人员，从事的工作以服务为主，工作量大且繁琐却很难有实质性成果，较难在绩效工资中体现。由于教学秘书处境尴尬，因而教学秘书团队常常不稳定，这将影响高校教学质量及教学改革。呼吁高校有关部门重视这支队伍建设，倡导可持续发展。

三、改进教学秘书工作现状的途径

（一）个人层面，注重自身知识和能力的提高

教学管理是一门应用型学科，教学秘书要做好工作必须掌握丰富的管理知识，要有先进的管理理念和方法。教学秘书除了要掌握相关的网络、通信、办公器械的使用方法外，还要主动学习先进的互联网信息科学知识，了解相关App的使用以适应如今管理的发展，科学化排课、排考；使成绩、学籍、教室、论文、试卷管理更高效更合理。教学秘书要努力提高自己的沟通协调能力，及时有效和各部门各方进行沟通交流，形成相互融洽的关系，达成工作上的支持和配合。教学秘书更要具备良好的心理素质和调节心理状况的能力，要能在繁杂的工作中调整好心态，保持乐观开朗，不要遇事烦躁、抱怨，时刻保持良好心态。

（二）学校层面，认识到教学秘书的重要性

各高校要普遍认识到教学管理是需要具备专业知识结构和技能的工作，高校领导要充分肯定教学秘书的重要地位，把教学秘书工作视为与普通教师工作同等重要，工作的目的相同只是工作内容的区别而已。高校教学质量的好坏与教学秘书的工作息息相关。

建立并完善教学秘书培养计划，健全教学秘书培训管理，定期不定期分批组织教学秘书参加学习培训，学习先进的管理理念和经验，开拓创新意识，提高工作水平。安排交流的机会，引导教学秘书开展经验交流。让教学秘书的参观学习、业务进修、经验交流成为制度跟常态。让教学秘书接触先进的管理思想跟理念，完善其知识结构，提高教学秘书的知识能力素养。

弹性化薪资待遇，尽量做到稳中有升。教学秘书的工作量多且繁杂而工作成效往往是隐形的，很难被量化很难被认可，学校层面要在认可其工作重要性的基础上尽量寻找可量化的方式，在体现工作认可度的薪资待遇方面做到弹性化，充分调动教学秘书们的工作积极性。

（三）制度层面，多方面保障多管齐下

为教学秘书提供多种职业发展途径，改善职称评定制度，改革职称评定机制，建立健全激励机制。提供制度保障鼓励教学秘书继续深造，改善其知识结构以便更高效服务于工作，满足高校人才培养需求。

建立健全教学秘书晋升、考评考核制度。采取优胜劣汰、奖惩分明的方式，形成教学秘书独立的晋升、考评考核体系。科学化人力资源管理，可将工作成绩突出的教学秘书作为校办公室主任候选人，对于已取得相应学历、有教学经验的秘书，可安排逐步向教师岗位转。完善教学秘书的评优评先制度，适当增加其可参评的类别。

高校是社会的人才输送基地，高校的改革和发展离不開教学管理团队，教学秘书是教学管理团队中的重要部分，关注教学秘书队伍的可持续发展应得到重视。呼吁高校有关部门应高度重视这只队伍的建设，牢固这支队伍，采取有效措施改善他们的状况，使他们得到可持续的发展。同时，作为教学秘书，自身也应该认识到自己的重要性，端正自己的心态，努力提高自身素养，热爱自己的工作，为高校建设添砖加瓦，为社会优秀人才培养贡献力量。

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责任编辑：刘健