分析机关档案管理问题及管理创新策略

戚芳

摘要：国家机关单位是保障民生、促进社会和谐发展的重要国家机构，其内部档案材料大都涉及国家机密，必须要妥善保管，因此，档案管理工作就显得非常重要，但是，当前机关档案管理工作在“人、物、制度”上存在一些问题，积极寻求管理创新策略，是解决档案管理工作问题，进一步提升档案管理工作水平的必要途径。

关键词：机关档案；管理创新；问题；策略

笔者分析，重视程度不够、制度不健全、人员素质不高、保存环境较差、资料保存和利用率低等出目前机关档案管理工作中存在的主要问题，因此，相关的档案管理创新策略也需要以解决以上问题入手，采取相应对策加以解决。

一、机关档案管理工作中存在的问题

（一）对机关档案管理工作重视程度不够

首先，有些领导认为档案工作内容非常简单，即在他们的想象中，档案工作无非就是坐在办公室里数材料、录档案信息、做表格等，是一种非技术性的工作；

其次，机关单位中有许多资料过了5年甚至是10年都不曾启用，档案管理工作作用具有潜在性，在短期内难见成效，所以有些领导就认为档案工作价值不高，而忽略了档案管理工作对机关单位、个人信息的长效保障作用。

（二）管理制度不健全，管理人员业务能力差

首先，档案管理工作缺乏配套的档案核查办法，即有些档案在归档的时候没有经过严格的核查就已经进入档案室，这样当再次调用的时候难免会出现证章不全、印章破损等问题；其次，档案管理人员往往不是专职而是身兼数职，一旦工作量变大，管理人员就难以有充足的精力进行档案管理工作，久而久之，自身的业务能力也会下降。

（三）档案室硬件环境建设较差

首先，有些机关单位没有专门的档案室，重要的档案资料往往由办公室或后勤部门集中管理，加之没有专职人员，很容易出现资料损毁、丢失等问题。其次，有的机关单位疏于硬件环境建设，档案室阴暗、潮湿，不利于保存纸质档案，同时档案室里也没有配备数量足够的电脑、打印机、扫描仪以及常用的档案钉装工具。

（四）档案信息资料的保存和利用效率低

首先，各机关各自为政，档案移交的过程中常常遇阻，重要的档案材料在周转过程中也容易丢失、缺页；其次，档案管理方式多为“你调我查”，档案管理人员只充当了档案卷宗的“搬运工”，档案利用效率较低。

二、机关档案管理创新策略分析

（一）提高对机关档案管理工作的重视

首先，强化领导意识，充分认识机关档案管理工作的重要性，同时学习和借鉴一些其他机关单位先进的档案管理经验，从而提升对本单位内部的档案管理工作水平；其次，强化机关负责人对档案工作的领导作用：获得上层领导对档案管理工作的重视还不够，各级各部门领导也要对上层领导的指示进行深入研究，并发挥自身的领导作用，管理、协调、组织好档案管理人员，共同做好档案管理工作。

（二）完善档案管理制度，提升管理人员业务能力

1.优化档案管理过程

首先，档案管理人员要严格审核档案的移交、鉴定、保存、调用等环节，特别要注意各项档案管理细节，从细节着手逐步完善各个环节；其次，整个档案管理过程要十分注重高效性，即管理过程不要十分复杂、繁琐。

2.组建专业化档案管理团队，加强培训

首先，档案管理团队的每一名成员必须要是专职人员，这样可以保证专人专职，责任到人，同时不会因为业务交叉而延误档案收发管理工作；其次，对档案管理团队进行系统化、规范化培训，保证每个人都完整掌握档案管理过程。

（三）加大资金投入，完善档案室硬件环境建设

首先，因为每个机关单位都有很多的内部资料，所以各机关单位都要配有至少一个档案室，而且档案室必须要处在一个单独的办公区域，即不能在其他办公室内部；其次，档案室的硬件建设要求要符合国家规定，配齐“六防”设备，防止虫蛀、犯潮等情况，同时，各档案室要根据自身情况，配备足够的电脑、打印机、扫描仪等设备以及常用的档案钉装工具。

（四）加强各机关信息沟通，打造管理网络化、一体化平台

首先，通过互联网强化各机关信息沟通：各机关单位之间常存在信息交互的需要，对档案管理工作来说更是如此，例如下属单位要向上级单位回报档案管理进度、不同机关单位借调档案资料等等。因此，通过互联网强化各机关信息沟通就变得十分重要；其次，加强信息化档案管理建设。网络化、一体化管理平台能够对繁杂的档案信息进行统一整合，极大的提升了档案管理的安全性和高效性，因此，加强信息化档案管理建设以打造通畅便捷高效的管理平台也是非常重要的。

（五）强化服务意识，提升服务质量

1.强化服务意识

档案管理并不能直接为机关单位创造经济效益，但其对机关单位、个人的服务价值却是无可限量的。日常工作中，档案管理人员深刻认识到自己的工作价值和意义，要本着为人民服务的态度做工作。

2.培养创新意识，成为档案管理多面手

档案管理人员的服务质量体现在工作态度、工作能力、工作技巧、工作方法等多个层面，培养档案管理人员的创新意识，使其在工作中不断提升工作素养，从而成为档案管理多面手，进一步提升服务质量。

综上所述，机关档案管理在人员配置、环境建设、管理制度及流程等方面均有不足，只有制定科学的管理创新策略，实现领导重视，管理制度完善，管理人员素质高，硬件环境建设好，档案管理流程信息化、科学化、规范化等目标，才能解决机关档案管理问题，提升档案管理工作水平。

参考文献：

[1]戚科峰.关于事业单位档案管理中存在的问题分析及应对策略探讨[J].卷宗，2015，5 （12）.

[2]张亚玲.关于事业单位档案管理中存在的問题分析及对策探讨[J].数字化用户，2017，23 （32）.