浅谈档案管理信息化建设的必要性

王海东

摘要：随着社会主义市场经济的不断发展和计算机技术的飞速发展，档案管理的信息化和计算机化已经成为档案管理和计算机科学技术发展的必然趋势。因此，为了适应当前互联网时代的需要，充分开发档案管理信息资源，提高档案管理效率，档案管理信息化建设已成为必然。本文根据以往档案管理发展中遇到的问题及其发展趋势，从实际出发，依据目前互联网的发展情况，分析了档案管理信息化的必然性。

关键词：档案管理；信息化；建设；必要性

一、档案管理现状

（一）对档案信息化的管理标准不明确

在有关档案信息化的管理过程中，还没有齐全、完整、有效的管理制度和有关部门的管理系统。国家档案局对于各单位的档案管理工作，大多数只是发挥业务指导作用，对非直属单位的档案管理工作人员和主要领导的考核、考评并不具有话语权，因此对于相关管理制度和相关的管理系统只是起建议性的作用，并不具备相关行政强制力，对此各行业、各部门档案信息的管理水平参差不齐，标准各不相同，加之各行业、各单位对于档案工作服务于本单位中心工作各有各的要求和标准。因此对于档案信息化的管理实行统一标准也具有较大困难。

（二）网络安全堪忧

随着互联网的发展和社会网络信息化的深入，档案有其自身的特殊性，由于其开放性和保密性，需要妥善处理。虽然网络的不断发展促进了档案的进入和查询，但也相应地带来了安全问题，如计算机病毒和计算机黑客攻击。对档案管理信息化来说，其安全维护是一个挑战。

（三）人员专业化程度不高

档案管理的信息化要求管理人员具有较高的综合素质，网络的安全也要求管理人员对其进行维护。客观地说，中国档案管理人员在知识结构和专业问题上普遍不能满足实现网络信息化的发展需求，人才因素已经成为档案管理信息化进程的主要障碍。

（四）在档案信息化建设中缺乏足够的重视

在非专业档案管理机构中，普遍对档案管理工作不够重视，这些机构中档案管理部门由于不是主要業务部门，因此在人员配备、档案管理设施设备上都多多少少存在“老弱病残”的现象，主要领导对于档案管理标准不够了解，导致机构内部档案管理部门“积贫积弱”，档案管理的规范化程度不高，档案信息化建设和管理更是如此。这也导致了组织内部档案管理人员的业务质量不高，工作积极性不佳。另一方面，由于档案管理工作的特点，档案管理人员容易养成旧式的工作习惯，遵循旧的管理制度，缺乏当代的创新，如果允许他们重新接受其他形式的工作，在短时间内，他们既不能接受身体上也不能接受心理上的，甚至有冲突，不愿轻易改变。这样，就形成了组织内部档案管理工作的恶性循环，大大落后于信息时代的要求。

二、加强档案管理信息化建设的对策

（一）建立多功能阅览室

多功能阅览室是档案的重要组成部分，也是提供信息建设的重要内容。多功能电子阅览室的建立可以帮助人们在网络平台上查询和咨询，获取他们需要的文件和信息。多功能阅览室也为特殊群体阅读和咨询提供了便利，这样他们可以通过自己的个人参与来满足他们对档案信息的需求。

（二）根据档案馆职能的变化进行机构改革

随着社会的发展，档案的功能也在不断调整和变化，这就要求相关管理人员根据时代的变化和要求及时调整机构设置，建立新的功能定位。围绕为公众提供收集、查询、制作、阅读、整理和组织管理服务，创新部门和机构的设置，进行相应的人事调整，为档案工作人员提供更好的工作平台，从而更好地推动档案工作，更好地满足公众的需求。

（三）加强档案数字化资源建设

如果现代社会需要更好的信息服务，就需要关注档案数字化资源的建设，完善档案基础软硬件设施建设，利用现代多媒体和3D技术实现纸质档案信息电子化，从而建立全方位多功能三维展示平台，通过视觉、听觉等多种感官的聆听体验，为更真实、更传入的数字文件提供更具吸引力的信息服务。借助网络平台，公众可以在家里和任何角落找到他们感兴趣的文件。

（四）部门联合统一管理标准，提升业务素质，培养专业团队

新文档材料和传统材料的归档必须分开，以保护电子文档的原始信息，并细分文档信息的类型，就像掌握电子文档的形成规则一样重要。档案管理部门掌握的方法和原则可以作为档案管理人员总体规划的基础。计算机和信息管理部门作为电子文件形成的专业技术单位，需要联合档案管理部门和电子文件形成部门一起，在电子文档标准化、制度化运作的过程中，共同建立符合档案信息化管理建设和改革需要的工作流程、工作人员职业操守和招聘标准，为工作人员团队的阶段性技能培养提供基础条件，提供具有可执行性的策略来提升电子文件和纸质文件融合应用的可行性，并尝试解决归档电子文件的更新和保存问题等。需要注意的是，档案管理人员的职能定位必须从杂业向专业转换，这是保障诸如归档、著录、鉴定、电子文件积累，以及录像档案、录音、照片等的数字化转换及处理、管理及时性、专业性、完整性的基础条件。

三、结束语

档案管理信息化建设是一项系统性的工程，提升档案馆管理人员的认知，创新工作方式方法，制定出合理有效的创新举措，吸收更多具备专业化素养人员的加入，抓住档案馆信息化建设的有利时机，建设科学合理的档案信息管理平台，借助信息化平台提高档案信息管理工作人员的工作效率和专业化服务质量，实现档案管理信息化水平迈上新高度，促使档案馆创新全面发展。

参考文献：

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