高校二级学院科研成果电子档案归整实用技巧

姜春晓，张 杰

(南京信息工程大学大气科学学院，江苏 南京 210044)

科研工作是衡量高校整体实力和影响力的最重要标志，二级学院是高校各类科研活动的具体执行单位，学院科研档案管理与科学研究、学科建设、人才培养、职称评定、考核奖励等息息相关.大部分二级学院基本是按照自己的工作习惯整理科研档案，缺少统一的规范要求，整理不够系统，缺失情况严重，忽视个性材料和电子材料的收集[1].随着计算机网络的出现与应用，产生了电子档案，电子文件是依赖计算机数字设备、传输和处理的文件.电子档案是电子文件归档保存的形式，它必须满足档案的一切要求[2].与学校科研系统相比，科研档案电子化具有资料全面、极易查找、携带方便等诸多优点，二级学院科研秘书有义务科学、有序、规范地归纳整理好学院科研电子档案.笔者是科研秘书，所在的二级学院拥有国家一流学科，对科研档案的全面立体、系统完整、快速易查等方面有着更高需求和要求，笔者仅以自己十几年来从事科研管理工作总结出的部分科研电子档案实用管理方法和技巧抛砖引玉，与同行切磋共勉.

科研档案是科学研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源[3].二级学院科研电子档案管理工作分为科研项目管理、科研成果管理、科研团队管理、教师个人科研相关档案管理、科研文件管理、学术交流管理、科研考核管理等多科目，不同学校和学科的科研电子档案也会各有特色和差异.由于篇幅有限，本文主要详细介绍最重要的科研成果和科研项目电子档案管理方法.

1 先将科研电子档案分为若干个大类文件夹

大类文件夹要根据学科特点来分类，由于文科、工科和理科所侧重的科研结果不同，文件夹分类各有不同.笔者所在学院的学科属于理科范畴，科研偏重基础理论研究.根据实际科研工作情况，首先将科研电子档案分为“项目”、“成果”、“团队”、“会议”、……(“其他”主要放暂时无法分类的文件)等若干个大类文件夹(图1)，考虑到文章篇幅，本文仅探讨科研成果和科研项目电子档案管理技巧.考虑到重要性和使用频率，笔者将科研项目和科研成果一起归放在“学院科研成果”文件夹里，为了让“学院科研成果”文件夹能在文件夹列表中排第一位，笔者特意在文件夹名称前加了“1”.

2 在大类文件夹下，按需再分出多级文件夹

图1 科研电子档案一级文件夹举例

科研电子档案一级文件夹是由多个文件夹组成的(图1)，其下属各级文件夹应该以合理有序、环环相扣、夹中有夹、管用皆宜为分类原则，这样在方便管理和使用的同时，兼具有系统、全面和保密性较强等特点.

图2 文件夹分类明细——以第二级文件夹中的“学院科研成果”为例

大类文件夹下面再如何逐级分出多层文件夹非常重要，平时在科研电子档案管理工作中要注意总结经验，找出规律，发现错误及时调整，根据实际工作情况增减文件夹，做到分类明确、条理清晰、页面整洁，这样既方便保存和查找，完整性和保密性也相对更强些.

每一个大类文件夹(这里指二级文件夹)内都应设有一个Excel汇总表，将与之相关的要素都列在标题行里，利用Excel表格强大的筛选、排序等功能，可以快速方便地查找目标、统计数据，姓名、年代、题目、经费等都可作为标题行的题头，还可根据任务和工作需要随时添加“列”统计数据.

在二级学院的科研电子档案管理中，最重要也最常用到的是“科研成果”和“科研项目”文件夹.打开“学院科研成果”文件夹(图2)，可以看见其下级文件夹分为“专著”、“论文”、“项目”、“专利”和“科研奖”等几大类文件夹，这几个文件夹下再细分如图2所示：

2.1 “专著”文件夹

其下分出“专著扫描件”文件夹和 “历年专著汇总表”.“专著扫描件”文件夹内存有按专著书名建立的子文件夹，每个子文件夹内存有相关专著的封面、版权页、致谢页、目录页和封底等扫描件，建议给每个专著子文件夹加个序号，与“历年专著汇总表”(图3)的序号相对应，方便查找.“历年专著汇总表”(该Excel表标题行见图3)内逐条登记学院教师历年来出版的专著、译著和教材等.

序号著作名称出版社名称出版社级别著作性质出版年份总字数学校署名第一作者第二作者第三作者第四作者第五作者第六作者个人完成的字数

2.2 “论文”文件夹

其下可分出“已发表的电子版SCI论文”文件夹、“期刊分级标准”文件夹和“历年发表论文汇总表”(该Excel表标题行见图4).

图4 历年发表论文汇总表标题行

2.2.1 “已发SCI论文电子版”文件夹

其下是按年度建立的子文件夹，内存历年学院教师发表的所有SCI论文PDF电子版，建议每篇论文加个序号，与“历年发表论文汇总表”中的序号一一对应，方便查找.

2.2.2 “期刊分级标准”文件夹

其下再分出“中文核心期刊”子文件夹和“SCI期刊”子文件夹，其中“中文核心期刊”文件夹内内存历年“北大核心期刊目录”和“科技核心期刊目录”等；“SCI期刊”文件夹下分出“SCI影响因子”、“SCI分区表”和“SCI源刊”等文件夹，内存历年相关标准，或可实时查看的网址链接和密码等.

2.2.3 历年发表论文汇总表

二级学院在人才培养、学科建设、学科评估、教师考核、学院总结、职称评定等许多工作中都要查找科研论文明细，统计各类论文数量，有时候还急着要结果.有了“历年发表论文汇总表”(该Excel表标题行见图4)，平时查找和统计论文非常方便.由于一般情况下，每年发表论文的数量较多，所以建议每年一个Excel“发表论文汇总表”，合并组成一个Excel“历年发表论文汇总表”.

2.3 “项目”文件夹

其下可分出纵向“项目申报”、“项目实施”、“项目结题”、各类“项目合同”、各类“项目经费”和“项目实施过程备忘录”等子文件夹，以及一个“历年获批项目汇总表”(该Excel表标题行见图5，包括所有纵向和横向项目).

图5 历年项目汇总表标题行

2.3.1 “项目申报”文件夹

其下按纵向项目的申报年度分出多个子文件夹，每个子文件夹下再以具体纵向项目类别命名若干个文件夹，如“国家自然科学基金”、“省自然科学基金”等，每个项目类别文件夹里存有相关项目当年申报期间的通知、申报书、汇总表、评审过程和获批公示等材料.

由于每年国家自然科学基金项目申报较多，准备时间长，过程步骤多，所以在“国家自然科学基金”文件夹下还存有 “科技处通知”、“项目评审”、“首轮初稿”、“第二轮稿”和“最终稿”等子文件夹，以及申报结束后从国家自然科学基金项目申报系统导出的当年“项目申报统计情况汇总”等.

2.3.2 “项目实施”文件夹

其下按年度分出子文件夹，再按当年实施检查的纵向项目名称命名下一级文件夹，如“国家自然科学基金”、“省自然科学基金”等.每个项目类别文件夹里保存当年项目实施情况检查的相关通知、检查表和汇总表等.

2.3.3 “项目结题”文件夹

其下按年度分出子文件夹，再按当年应结题纵向项目名称命名下一级文件夹，如“国家自然科学基金”、“省自然科学基金”等.每个项目名称文件夹里保存当年项目结题的相关通知、成果统计表、验收委员会名单、验收意见、延期申请和汇总表等.

2.3.4 “项目合同”文件夹

其下是“历年获批项目合同汇总表”(该Excel表标题行见图6)，以及按项目类别分出的子文件夹，如“国家自然科学基金”、“省自然科学基金”等.“项目类别”文件夹内存所有历年获批项目的项目合同或批文扫描件.对于获批数量较少的大项目(如国家科技支撑项目、973项目、国家重点研发项目等)，可以不按项目获批年度分出下一级文件夹，而直接在项目类别文件夹下以获批项目主持人姓名命名下一级文件夹，内存获批项目的合同和批文等完整扫描件.

图6 历年获批项目合同汇总表标题行

2.3.5 “项目经费”文件夹

主要保存项目实施过程中的经费调账和经费结算，以及项目经费到账明细，该文件夹下分出“经费调账”和“经费结算”文件夹，以及“历年经费到账汇总表”(该Excel表标题行见图7).

图7 历年经费到账汇总表标题行

2.3.6 “项目备忘录”文件夹

主要是用来对各类科研项目实施全过程进行备忘记录，详细记录要求、步骤、时间、出处等细节，按项目类别(如“国家重点研发项目”、“行业专项项目”、“国家自然科学基金”、“省自然科学基金”等)分别记录，以word文档形式逐一记录保存.

2.3.7 历年获批项目汇总表

二级学院在人才培养、学科建设、学科评估、教师考核、学院总结、职称评定等许多工作中都要查找科研项目明细，统计各类项目数量和项目合同总经费等，有时候还急着要结果，有了“历年获批项目汇总表”(该表标题行见图5)，这个问题迎刃而解.笔者还在该表格最后加了一列“在研年度”，如假设某项目的研究期限是2018-2021，就在该项目所在行的“在研年度”格内填“18、19、20、21”，这样就可以在“在研年度”这一列里利用Excel表格的筛选功能来筛选具体某年的项目有哪些、始于某年的项目有哪些、某年结题的项目有哪些等等.

2.4“专利”文件夹

其下可分出“获批专利扫描件”子文件夹和“历年获批专利汇总表”(具体与“专著”文件夹的方法类似).“获批专利扫描件”文件夹下可分出“发明专利”、“实用新型”、“软件著作权”等文件夹，内存相关专利证书扫描件.历年获批专利汇总表(该Excel表标题行见图8)逐条登记学院教师和学生历年来获批的软件著作权、新型实用发明专利、发明专利等.

图8 历年获批专利汇总表标题行

2.5 “科研奖”文件夹

其下可分出“科研奖申报”、“获奖证书扫描”文件夹，以及“历年获科研奖汇总表”等.

2.5.1 “科研奖励申报”文件夹

其下按申报年度命名的子文件夹，每个年度文件夹下是以当年申报各类科研奖名称命名的文件夹，内存相关奖项申报的通知、组织过程、申报书、评审公示等.

2.5.2 “获奖证书扫描”文件夹

在其下按申报年度命名的子文件夹内保存当年获批的科研奖证书扫描件，同一个获奖项目有时会包括单位获奖证书和个人获奖证书，能收齐的最好都加以保存.

2.5.3 历年获科研奖汇总表(该Excel表标题行见图9)

在该表格内逐条登记学院教师历年获批的科研奖励、人才奖励等，结合Excel表格的排序和筛选等功能，方便查找所需信息和数据.

图9 历年获科研奖汇总表标题行

3 需配套的相关纸质档案部分

在保存科研电子档案的同时，所有科研成果(如专著、论文、项目、专利、获奖等)汇总表都应存有相应的纸质档案材料与其序号一一对应.

3.1 专著

及时将每本专著的封面、版权页、致谢页、目录页和封底等原件复印，将与其相对应的“历年专著汇总表”(该Excel表标题行见图3)的序号标注在每本专著复印件首页的右上角，把所有专著复印件顺序放在一起，用燕尾夹夹好临时保存.当纸质文档累计达到一定厚度时(以方便翻阅、复印的厚度为宜)，打印与之对应的“历年专著汇总表”做目录，封面上打印“专著复印件”和“序号**～**”等字样，将纸质复印件装订成册后，在书脊上标注与封面相同的字样，以便查找.

3.2 论文

应在当年论文全部发表见刊后(大约在第二年五六月份)，将当年“已发表论文汇总表” (该Excel表标题行见图4)按论文题目重新排序，将论文复印件(含封面、目录、首页、项目资助页等)按重新排序的当年“已发表论文汇总表”排序，按恰当厚度将全年论文分装成若干册(以方便翻阅和复印的厚度为宜，同时尽量将同一字母或汉字开头的论文放在同一册里)，将每册所有论文对应的“已发表论文汇总表”作为目录，封面写上“**学院****年论文汇总”、“共*册 第*册”、“*”～“*”(指这册第一篇论文的首字～最后一篇论文的首字，每篇论文的首字有可能是标点符号、数字、英文字母或汉字)(图10)，并在书脊上标注同样内容(图11、图12)，以便查找.

图10 已发表论文汇总装订本封面

图11 已发表论文汇总装订本书脊

3.3 项目

及时将历年获批项目合同或批文原件复印，将与其对应的“历年获批项目合同汇总表”(该Excel表标题行见图6)的序号标注在每份项目合同复印件首页的右上角，把所有项目合同复印件顺序放在一起，用燕尾夹夹好临时保存.当纸质文档累计达到一定厚度时(以方便翻阅、复印的厚度为宜)，打印与之对应的“历年获批项目合同汇总表”作目录，封面上打印“项目合同”和“序号**～**”等字样(图13)，将纸质复印件装订成册后，在书脊上标注与封面相同的字样(图14)，以便查找.

图13 项目合同装订册封面

图14 项目合同装订册书脊

3.4 专利

及时将每份发明专利、实用新型专利和软件著作权证书原件复印，将与其相对应的“历年获批专利汇总表”(该Excel表标题行见图8)的序号标注在每份专利复印件首页的右上角，把所有专利复印件顺序放在一起，用燕尾夹夹好临时保存.当纸质文档累计达到一定厚度时(以方便翻阅、复印的厚度为宜)，打印与之对应的“历年获批专利汇总表”做目录，封面上打印“专利证书复印件”和“序号**～**”等字样，将纸质复印件装订成册后，在书脊上标注与封面相同的字样，以便查找.

3.5 获奖

及时将每个获批奖项的单位获奖证书和个人获奖证书等原件复印，将与其相对应的“历年获科研奖汇总表”(该Excel表标题行见图9)的序号标在每个获奖项目复印件首页的右上角，把所有获奖证书复印件顺序放在一起，用燕尾夹夹好临时保存.当纸质文档累计达到一定厚度时(以方便翻阅、复印的厚度为宜)，用相关“历年获科研奖汇总表”做目录，封面写“科研获奖证书复印件”和“序号**～**”等字样，将纸质复印件装订成册后，在书脊上标注与封面相同的字样，以便查找.

4 掌握原则，灵活运用

图15 办公总目录

各级科研电子档案文件夹在设立标准统一的情况下，只要方便使用，都可以灵活运用.重要的汇总表(如“历年发表论文汇总表”、“历年获批项目汇总表”等)随时可根据需要调整Excel表标题行，增加统计内容.例如，因近几年笔者所在学院获“江苏高校优势学科建设工程资助项目”资助，要统计该项目资助论文发表的情况，故在“历年发表论文汇总表”(该Excel表标题行见图4)标题行里加了一列“PAPD”(该项目资助的英文缩写)；学科评估需要统计本单位的通讯作者，又在标题行里加了一列“通讯作者”.

从以往工作经验来看，科研电子档案管理更适合多级文件夹分类保存.笔者平时使用的“办公总目录”(图15)表面上看，信息量极大的“科研电子档案”仅是一个普普通通的文件夹“科研”，但打开“科研”文件夹后却别有洞天(打开文件夹顺序为：图15“科研”文件夹→图1“学院科研成果”文件夹→图2)，一层层打开后更是内容丰富，直观特点是层层嵌套、外小里大、以点带面、保密规范.按照这种方式保存科研管理电子档案，开始可能会遇到些小麻烦，但只要平时注意摸索规律，遇到不妥或不方便，可随时增减和调整(但要注意保持规律性，不能随意调整)，磨合一段时间后就能灵活运用，形成适合自己的保存方式和风格，管理和使用起来也会得心应手，快速方便.