探讨纸质文件与电子文件的双轨制归档管理

郎志英

【摘要】档案管理作为现代化社会发展中必须要加强的一项管理内容，在其实际管理中，应该注重对档案管理的纸质文件和电子文件同时管理，只有在实际管理中有效地将两者的管理实现了统一，才能够在档案的管理应用中发挥出其特殊的作用。基于此，本文针对纸质文件与电子文件的双轨制归档管理进行了研究。本文首先分析了双轨制归档管理的重要性，然后针对双轨制在实际管理应用中存在的问题和对策作出了分析研究，希望通过本文的研究能够帮助纸质文件和电子文件在其实际管理应用中，有效地利用好双轨制归档管理。

【关键词】纸质文件；电子文件；双轨制；归档管理

档案管理的最终目的是服务社会，社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的高低，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。随着全球信息数字化的快速发展，传统的纸质档案已不能适应时代的需要，电子档案成了档案管理的重要形式。同时，目前电子档案存在对技术的依赖性、载体的不稳定性和面临多重安全风险等不足，因此实行电子文件与纸质文件共同保管的“双轨制”管理，是现代社会发展的需求，也是档案管理发展的必然趋势。

一、双轨制归档管理的概述

随着现代化科学技术的不断发展，在很多行业的发展中，都已经将电子化信息档案管理应用到实际的档案管理中，与传统的纸质档案管理相比，电子信息化档案管理在实际管理中，具有更加便捷的档案信息存储管理空间，同时在档案的信息化管理中，将纸质档案的内容转变为电子信息，因此两种管理方式在实际管理中的管理内容是相同的，不同的是两者在管理中的信息存储形式不同。因此针对这种信息管理提出了双轨制档案管理，也就是说在实际档案的管理中，将纸质档案和电子档案并存管理。并且要保障在档案的管理中，两种档案管理的效果是相同的，同时还应该完善档案管理的模式转变和信息探索。

二、双轨制归档管理的意义

档案管理是现代化社会发展中经常遇到的一项管理，要想全面提升档案管理的能力，就应该在实际档案管理中加强对档案管理的内容研究，作为双轨制运行下的档案管理，在其实际管理中有纸质档案管理和电子档案管理两种形式，这两种管理形式在管理中的管理内容是相同的，只是管理的形式有所区别，载体不同。利用电子信息管理档案，能够有效地提升档案管理的效率，并且在档案管理中能够节省空间。但是作为新时代的信息化产物，电子档案在其实际管理中具有一定的风险性，由于网络环境的不稳定，因此可能会导致档案的管理遭遇黑客袭击。而传统的纸质档案管理，是以纸质材料为载体，机密性相对较高，但需要较大的存放空间，并且对存放环境有较高的要求。

在现代化社会发展中，要想全面提升档案的管理能力，就应该在实际档案的管理中，运用双轨制档案管理，将纸质档案和电子档案进行整合管理，在实际管理中，不断地找寻二者之间的切入点，然后利用好管理策略，这样才能够全面提升档案的管理能力，同时也能够发挥出双轨制档案管理运行的重要作用。

三、双轨制归档管理的措施

（一）加强对基础设施的建设。现代化社会发展中，要想全面提升档案的归档管理能力，就应该在实际档案的管理中运用双轨制档案归档管理，进行专门的档案管理工作，同时在档案的管理过程中，应该积极地对档案管理中的基础设备进行完善和建设，只有档案管理的基础性设施建设能够满足现代化档案管理中的双轨制归档管理能力，才能够全面而完善地将档案的管理工作实施好。因此要加强对双轨制归档管理中的基础性设备建设，例如，在实际管理中要购置打印机以及数码照相机和高速计算存储设备等。只有在实际双轨制归档管理中，将相关的档案管理设备硬件建设好，才能够在实际管理中，充分发挥出其管理作用。

（二）科学地利用电子储存功能。要想在实际档案的管理中全面发挥出双軌制档案管理的能力，首先要做的就是在档案的管理中，加强对档案信息化管理的电子存储功能管理建设，只有在实际管理中做好对电子存储功能的建设，才能够全面发挥出双轨制归档管理在其实际档案管理中的作用。因此实际档案的管理中要完善电子信息化存储功能建设，在存储功能的建设中充分地将信息化管理中运用到的元素，以及运用到的技术进行规范化处理，只有实现规范化处理，才能够保障在实际双轨制归档管理中，发挥出其管理的效果，因此在实际档案的双轨制归档管理中，应该运用科学的管理措施，进行专门的档案管理存储功能应用。

四、结语

综上所述，随着现代化科学技术的不断发展，在科学技术飞速发展的同时，人们越来越注重对档案的信息化管理。通过档案的信息化管理从而全面提升档案的管理能力，但是在实际档案的管理中，纸质档案管理和信息化档案管理是同等重要的，因此需要进行专门的纸质档案管理和电子化信息档案管理研究。本文在实际研究中，针对纸质档案管理和电子化档案管理中存在的问题，给出了进行双档归档管理的对策，通过文中给出的对策，希望能够有效地促进档案管理工作的发展。

【参考文献】

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