浅谈企业人事档案管理信息化建设

许洋

【摘 要】随着市场经济和科学技术的不断发展，传统的人事档案管理方式已经无法适应企业当前的发展需求。在企业的人才开发管理中，人事档案管理工作起到了重要的作用，不但可以对人力资源起到优化的作用，而且能够对单位的基础管理起到促进作用。本文主要对企业人事档案管理信息化建设进行了简要分析，以供参考。

【关键词】人事档案；信息化建设；资源共享；管理

一、人事档案信息化建设的作用和意义

（一）有利于提高档案管理人员的工作效率

传统的人事档案管理侧重于实体的管理，管理人员需要手工收集、整理、鉴别档案材料。工作量大，效率低下，费时费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络自动化就可以实现，大大提高了档案管理人员的工作效率，人事档案的信息可以更好的得到利用，更快捷更准确的为组织决策部门提供有效依据。

（二）有利于提高档案管理人员的业务水平

档案管理信息化后，将管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，管理人员有充足的时间钻研业务，开拓创新，学习各种管理知识，不断提高档案管理水平。

（三）有利于实现人事档案信息化资源共享

加快人事档案的信息化建设，可以将档案信息并入企业大数据总体格局中，通过档案网络建设，推进档案资源的数字化、标准化和网络化进程，实现档案信息资源、员工自助服务平台、SAP-HR系统数据集成的共享。在干部选拔任用，调整配备和交流锻炼等工作中，均可利用信息库资源为组织人事部门提供决策参考，使其能够更好的为企业发展提供良好的服务。

（四）有利于提升对实体档案的保护管理

人事档案纸质载体是最原始的基础证据材料，工作中经常需要查询有关人员的信息，利用率较高。反复的拆装，对档案纸张的损害非常大。档案管理信息化后，减少了对实体档案的接触，有利于提升对人事档案实体的保护管理。

二、人事档案管理中存在的问题

（一）领导对人事档案管理的重要性认识不足

领导对人事档案管理工作重视度不够，表现在人事档案管理工作中，有相当一部分领导在认识上存在一定误区，认为人事档案管理工作就是档案保管的事务性工作，只要做到档案不丢失，不泄密，档案外调、查（借）阅就可以了。

（二）人事档案管理整体水平不高

档案管理是一项专业性、机密性、政治性很强的工作。人事档案材料需要由专人管理，单独存放。基层单位（部门）普遍存在档案管理人员编制不足，人事档案管理工作量大、时间跨度长等实际问题。企业现有的人事档案管理人员大多数是由组织人事部门的工作人员兼职去做，属于非专业人员管理，且人员变动频繁，业务水平不高，管理方法落后，对档案管理工作投入不足，严重影响了人事档案的管理水平。

（三）人事档案管理人员业务有待提高

管理人员业务不熟，大多数的档案管理人员没有经过专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太熟悉，难以适应人事档案管理工作。

（四）人事档案信息化系统缺乏完善管理

管理手段落后，在档案管理手段上，由于没有专业的人事档案管理软件，管理人员大多采用手工编辑、检索，致使人事檔案材料不能及时整理归档，出现档案资料不完整的情况。查（借）阅档案时依然采用原始的手工操作方式，自动化程度不高。

（五）人事档案材料不完整

人事档案内容短缺，材料内容不完整：如职工履历表、年度考核表、学历学位、职称、技能鉴定、工资、表彰、处分等材料不全，填写项目不完整。其原因是档案管理部门工作人员责任心不强，没有认真及时收集各部门、科室应该归档的档案材料，导致收集档案材料不全；有时只是将档案材料仅作为保存的资料加以收集堆放，没有及时对材料鉴别归档；对档案材料内容未认真审核，造成内容残缺不全。

三、做好企业人事档案管理信息化建设的重要途径

（一）提高领导对档案信息化建设重要性认识

领导要转变观念，在思想上重视人事档案管理信息化建设，要树立思想决定行动，要认识到转变观念是全面推进人事档案管理信息化建设的关键所在。就人事档案管理信息化建设而言，一方面，只有进一步提高领导对其重要性认识程度，才能进一步加大人事档案管理信息化建设的扶持力度，有效协调内部组织、人事等部门，发挥其积极性、主动性和创造性，优化人事档案管理结构，为人事档案管理信息化建设打下良好的基础，确保各项工作的顺利开展；另一方面，还应加大人事档案管理信息化建设的宣传力度，切实提高单位有关人员对人事档案管理信息化建设的意识，组织有关人员积极参与人事档案管理信息化建设。此外，还应进一步提高人事档案管理人员的服务意识，使人事档案管理工作由单一服务职能转变为具有较强综合服务职能的管理。

（二）培养人事档案管理信息化建设队伍

以人为本，培养人事档案管理信息化建设队伍，实现人事档案管理信息化建设的最终落脚点在于人，信息是一种媒介或者辅助工具，因此，应坚持贯彻“以人为本”的原则，建设一支专业的、高素质的人事档案管理信息化建设队伍，充分发挥其在人事档案管理中的价值和功能。

（三）实现人事档案信息“三化” [1]

通过实施人事档案管理信息化建设工程，最终实现的目标是“三化”。即档案信息数据化、服务利用网络化以及管理人员专业化。所谓档案信息数据化，是为了改变传统以纸质档案为管理对象的实体管理模式，实现信息查询以及系统设置的数据化。在现代人事档案管理过程中，应以原始纸质档案为依据，将其包含的信息录入计算机，实现人事档案的数据化。所谓服务利用网络化，是指借助于计算机网络这一媒介实现人事档案管理信息化，为单位内部实现资源共享提供了很好的平台。管理人员专业化，是人事档案管理信息化建设的又一发展目标。人事档案管理的最终实现主体是人，因此，人事档案管理信息化要求管理人员不仅应掌握最基本的管理知识，还要掌握先进的计算机网络技术。只有实现档案信息“三化”，档案管理信息化才会达到其目的。

（四）人事档案管理工作要制度化、标准化、现代化 [2]

随着企业规模不断扩大、人事制度改革和人员模式改变，对现有人事档案管理的管理模式提出了新要求。档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。作为企业的人力资源管理部门或组织部门，应该把当代管理学中的科学理论和方法与企业的人事档案管理工作实际相结合，形成一套适合企业人事档案管理制度化、标准化的管理方法，制定一系列管理制度。通过制定和贯彻各种标准、规范，保证人事档案管理工作在企业人力资源管理中取得最佳的效益。

四、结束语

综上所述，人事档案信息化建设能够动态化的管理每个人的人事档案信息，保证其时效性、真实性和准确性，能够及时、准确、迅速的为组织人事部门的人才管理、资源配置提供信息和数据，进一步提高人事档案管理工作的效率。人事档案管理工作的信息化建设需要投入大量的人力、物力和精力来做，它对打造公司树立百年老店、基业常青的企业发展战略至关重要。

【参考文献】

[1]马军辉.浅谈档案的信息化管理[J].企业技术开发，2010（7）

[2]高谭.关于高校企业人事档案管理信息化建设工作的思考[J].科技信息（科学教研），2011，.29：471.