档案管理工作中电子信息的开发利用分析

冯静

【摘 要】随着我国信息技术快速发展，在信息化发展背景下，电子档案在档案管理工作中占据着重要位置。社会发展新时期档案管理部门需要转变工作观念，改变传统的档案管理模式，建立能够适应档案管理的计算机信息系统，确保档案管理工作能够适应信息时代发展要求，为社会经济建设所服务。过去传统的纸质文件逐步为电子化文件取代，需要通过信息技术强化档案信息化管理，在做好电子检索基础上，强化电子文档应用，在完成归档工作基础上需要将纸质文件进行转化，作为电子图片形式进行存储。

【关键词】档案管理；电子信息；开发利用

在计算机技术快速发展背景下，目前无纸化办公与远程协作方式的应用使得传统书面传递信息的方式逐步被取代，进一步加快了信息的有效传递，对档案管理工作效率的提升也具有重要促进作用。电子信息通过信息类别进行划分管理，满足保密性与完整性要求。本文主要对档案管理工作中电子信息的开发利用进行分析，探究电子信息在当前档案管理中需要注意的各项问题。

一、档案电子信息特点概述

目前在开展档案管理工作时，电子信息自身具有诸多明显特征，比如传播速度较快，信息具有较强的开放性，信息来源广泛，种类较多等。在现阶段档案管理工作全面开展过程中，需要通过对电子信息基本特点进行分析来完善各项管理工作，这样能够确保电子信息得到有效开发应用。此外，在档案管理工作中，电子信息真实性与稳定性需要进行验证，在具体开发过程中需要提高关注，对各项管理工作内容进行适度调整，这样能够提升多项信息内容的真实性。

随着现阶段我国科学技术快速发展，在档案管理工作中对电子信息资源合理开发与应用具有重要作用，是当前档案管理工作探究的重点内容。目前需要对档案信息资源合理开发，并且对电子信息特点进行分析，这样能够确保各项管理建设工作稳定开展。在社会发展新形势下，需要保障档案管理工作稳定开展，突出档案信息价值。结合内外部环境的有效推动，对电子信息资源合理开发应用，是目前档案管理工作需要探究的重点内容。

二、电子信息在档案管理中的基本工作程序分析

在各类档案资料中电子信息是重要来源，能够定期通过对海量的网站信息进行检索，对有用的信息进行整合，这是档案工作的重要信息来源。对于非专业通道网络中的电子信息，由于各项信息内容较为复杂，所以在收集与利用过程中需要对信息可靠性进行探究。在电子信息保存过程中，需要全面提升档案资料的完整度，通过应用各项技术，提高资料完整性。但是在网络环境下，计算机故障问题或是各类病毒会对计算机安全性构成较大的影响。有部分档案资料自身具有较大实效性，如果超出了相应时间，会导致其保存价值降低，所以需要对没有保存价值的资料进行删选。但是这样会导致管理人员工作量增加，所以目前需要建立完善的计算机对比系统，通过应用筛选程度对各类电子文档进行处理。最后需要建立电子信息资料检索与关联索引，对电子信息进行有效分类，这样能够保障管理过程更加有序，不容易产生较多问题。在电子资料检索与关联索引建立过程中，需要结合用户基本要求，对特定资料进行关联，这样能够确保检索系统应用价值有效提升[1]。

三、档案管理工作中电子信息的开发利用措施探析

（一）提高档案信息资料的安全性与完整性

目前各类档案信息资料自身的真实性在具体验证过程中具有较大难度，所以当前需要进一步完善安全保障工作。在目前计算机技术快速发展下，广大群众以及相关部门对电子信息保密性与安全性关注度更高，也是现阶段档案管理工作需要探究的重点内容。在现阶段档案电子信息有效開发过程中，需要对安全问题进行探究，做好各项安全管理工作，从安全密码管理、安全权限设置等方面进行，对防火墙技术、安全备份技术、加密技术等进行研究，全面提升电子信息安全性。在各项电子信息录入和管理中，有部分信息会发生泄漏，这样会对信息整体性造成较大影响。针对此类问题，在电子信息管理中，需要根据管理基本现状拟定规范化管理措施，对各项应对策略进行分类。通过科学规范的整理措施寻找遗漏信息，提高档案资料完整度。在档案信息开发应用过程中，对电子信息真实性进行探究至关重要。但是各类电子信息来源较为广泛，有部分信息存在重复性、矛盾性，所以目前档案管理人员需要逐步提升自身素质来完成档案整理收集工作，对各项工作进行合理评价，能够确保档案信息真实性全面提升[2]。

（二）强化电子信息资源开发与利用水平

在档案管理工作中，需要逐步提升电子信息资源开发利用水平，这也能对档案管理工作有序开展进行全面衡量。目前在档案信息资源获取中，需要对电子资源基本特点进行分析，然后逐步拓宽信息资源收集渠道。对现有的信息资源收集方式进行完善，对资料合理控制。在档案电子信息管理中，涉及的工作内容较多，各项工作管理环节相对复杂，所以需要结合管理工作研发完整的软件体系才能确保各项工作稳定开展。在对软件管理系统全面开发时，需要做好各项分析调查工作，对档案管理主要程序进行分析，然后建立信息化管理平台，设定相应的数据库系统。通过对现有的管理服务渠道进行拓展，提升档案管理服务质量。目前相关档案管理人员需要逐步转变传统的工作服务理念，在具体工作中宣传档案信息资源管理的重要性与应用价值，从具体工作各个细节出发提升服务质量。档案管理人员除了需要完善基本档案信息之外，还需要向多个部门的档案目录管理输送资源，确保其管理服务面能够全面拓宽[3]。

（三）全面提升档案管理业务能力

在目前档案电子信息开发中，对各类软件合理开发应用加上信息技术快速发展具有重要作用，能够促进档案电子信息开发应用。目前需要全面提升档案管理人员自身素质，这样才能确保档案利用工作效果全面提升。档案管理人员自身需要具备良好的职业素质，树立责任意识，能够确保日常档案管理工作效率全面提升。档案管理工作劳动强度较大，专业性较强，具有服务属性，所以当前在档案管理工作中，需要完善工作态度，确保各项工作能够稳定进行。当前档案管理人员在开展各项工作时，需要对电子档案信息进行全面保护与分类管理。相关人员需要掌握计算机等设备的应用，能够及时对电子信息资源合理分类与管理，通过检索系统提升管理质量。相关管理部门需要定期对电子档案管理人员进行知识与技能培训，确保其自身专业技能能够全面提升，适应信息时代发展的各项要求。

四、结语

总而言之，当前对档案电子信息进行合理开发应用，能够满足档案管理工作基本要求，提升档案管理工作质量，全面突出档案信息资源自身价值。在开展各项工作时，需要对多项电子信息有效开发应用，拟订完善的发展措施，让电子信息能够成为应用价值较高的档案资源。

【参考文献】

[1]张艳丹.档案管理工作中电子信息的开发利用[J].黑龙江科技信息，2017（17）：296.

[2] 张广泽.档案管理工作中电子信息的开发利用[J].计算机光盘软件与应用，2012（6）：24-24，23.

[3]莫秋萍.档案管理工作中电子信息的开发利用[J].办公室业务，2017（8）：169，186.