创建山东省档案科学化管理示范单位过程中的几点思考

赵宝山

摘要：实现档案工作科学化管理是提升单位规范化管理水平的必然要求，也是档案工作发展的必然趋势。《山东省档案工作科学化管理规范》和《山东省档案工作科学化管理规范测评办法》的出台为各单位在新形势下规范档案工作、强化档案管理指明了方向、明确了创建条件。笔者所在单位淄博市太河水库管理局申报了2018年山东省科学化管理示范单位侧评，在创建过程中产生了诸多迷茫，遇到了很多苦难，希望通过下文分析困难产生的原因，探索问题解决办法，以此为基层差额事业单位创建工作提供借鉴。

关键词：档案工作；科学化管理

一、基层企事业单位在创建工作中遇到的共性问题

档案工作是一个单位各项工作协调发展、创新进步的重要保障，对干行政机关单位来说，有充足的财政保障和人力支撑，在创建示范单位方面有着先天优势。然而对于像淄博市太河水库管理局这样的差额事业单位来说，在创建过程中面临的困难是不可预估的，笔者认为这些困难也是大部分基层企事业单位在档案工作科学化管理示范单位测评面前望而却步的。

（一）资金投入不足。巧妇也难为无米之炊，大部分差额事业单位运行期管理经费面临较大差口，职工工资尚且很难保证足额发放，在档案管理上投入的资金严重不足，在档案管理设备等软、硬件设施上方面多年没有投入资金，导致档案作用弱化、档案管理边缘化。

（二）重视程度不够。基层企事业单位往往从事一线生产科研和基层建设工作，所生成的档案对于信息查询、工程检修、科学管理、创建测评、文化建设等工作具有不可替代的凭证和参考作用。但部分单位明显对档案管理缺乏科学认知，认为档案就是收集资料而已，导致档案工作停滞不前，甚至明显退步。

（三）专职人员欠缺。专业且专职的档案管理人员是档案管理工作不可或缺的重要一环，仅凭一个业务过硬、素质优秀的档案管理员往往会将一个单位的档案管理工作提升一个档次，但在企事业单位不要说专业的档案管理员，专职档案管理员都没有设置，这样直接影响了档案工作的连贯性和专业性。

（四）单位特色缺乏。档案工作追求严谨、标准、规范，但他同样能体现一个单位的文化特色和工作特点，对于成立时间较早的单位，档案能直接体现其历史沿革和文化底蕴。但目前，大部门基层单位盲目学习上级主管部门的档案工作，抛弃了自己的特点，千篇一律，差异性小，不能显示自己的时空特点和单位文化。

二、基层企事业单位在创建工作中存在的个性问题（以淄博市太河水库管理局为例）

除以上间题外，通过对水利系统其他基层事业单位的调研，笔者认为还存在很多的个性问题，以淄博市太河水库管理局为例，在创建工作中需要着重解决以下问题。

（一）档案分散管理、多科室存储、档案室设在顶楼等不符合测评细则要求的问题。该局综合档案室建于2008年，拥有档案库房88平方米，现以保存文书档案为主，共1634卷/件（1964年起2017年），包括会计档案（20112013三个年度）：80件；实物：63件（奖杯、奖牌等）；工程档案（1998年大坝除险加固混凝土防渗墙工程、2008年太河水库除险加固剩余工程两个项目）：809件。其余会计档案存放于财务资产科，工程档案存放于建设科，供水档案存放于供水管理科。

（二）档案存储设施、设备严重不足，现有设备老旧过时的问题。综合档案室现在仅配置了铁皮文件柜、加湿器、碎纸机、空调、消磁柜、温度计、湿度计，组织人事科、财务资产科、建设科、水政科、供水管理科等科室的档案存储设施及设备相对单一，只配备了档案橱、柜。以上档案管理设备已经老旧，并且达不到档案室“九防，（防火、防盗、防潮、放光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温）要求，档案橱、柜也应按要求更换为密集架。

（三）档案管理信息化程度不高的问题。缺乏正规、专业的档案管理软件，1964年至2007年纸质档案未扫描成电子档案，与测评细则中要求配备基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等档案信息化基础设施设备和建立各种门类电子档案的目录数据库、全文数据库等要求还有很大差距。

三、在创建中针对问题采取的主要对策

在得知要创建科学化管理示范单位的通知时，笔者及其他档案工作人员心情是很沉重的，困难重重，问题多多，但在分管领导的强力推动和各科室的帮助下，多措并举，多点发力，创建工作由繁人简，逐步步入正轨。

（一）专家解惑。怎样创、如何建？标准是什么？这些问题成了创建过程中首先要解决，也是必须要解决的问题。笔者单位主动與市档案局进行了联系，由他们协调我们参观了近几年创建成功的优秀单位档案室，并邀请档案专家实地查看了单位档案工作情况，解疑答惑，为创建工作提出了具体指导意见。通过这我们才算做到了心中有数，创建工作拉开序幕。

（二）领导推进。领导支持是做好档案工作的基本保障，在得知参加示范单位测评后，笔者与同事一起对档案室进行了彻底的清查，将结果汇总并形成报告递交给了领导班子，让他们知道“家底”、看到差距，最终通过班子会议决定自行筹集60万投入档案室升级改造，创建工作才算正式开展。

（三）软硬兼修。创建成功与否最终要落实到软硬件上，我们确定了“高标定位、夯实基础、精细提升、软硬兼修”的原则，力争高标准起步、高水平推进、高效率落实、高质量达标。制定时间节点、分配工作任务，有序开展了库房重建、档案迁移、设备升级、数字化建设、人员培训等一系列创建工作，并以此为契机推进了档案工作科学管理与创建国家级水利工程管理单位和国家级文明单位相融合，基本建成与水库发展相协调，以服务组织管理、文化建设，保障工程建设、单位运行为基础的档案资源利用和安全保障体系，为顺利通过2018年度档案工作科学化管理示范单位测评做好了充分准备。

在创建过程中，笔者深刻感受到了继承企事业单位在档案管理工作上存在的困难和面临的困境，协调上的困难、专业上的疑惑都会导致创建工作步履惟艰，只有迎难而上、灵活应对、严格标准、高标起步，突出规范化归档整理，做好数字化建设和安全保障，方能使档案工作水平有效提升，尽快达到创建标准。