浅析档案管理信息化安全体系建设

郝志琼

随着科学技术的迅猛发展，毋容置疑，档案管理信息化已成为发展的必然趋势。但目前我国档案管理体系中还存在着较多漏洞，安全管理方面的不足也比较多，这必将制约档案管理工作的规范化开展，影响档案资料的安全保存。因此，完善档案信息化管理，强化档案管理信息化安全体系建设，已成为我国档案管理工作的重要内容，这对于提高档案管理标准化、规范化，促进档案管理事业的健康发展具有重要的意义。

本文将结合自身工作经验，探讨在档案管理信息化中，安全体系建设的重要性，以及存在的主要问题和所做工作。

一、档案管理信息化安全体系建设的重要意义

所谓档案管理信息化，是指将档案管理从面向纸质档案实体保管的模式，向数字化信息存储模式过渡和转变的过程。档案管理安全体系建设则是根据档案管理工作的具体内容，找出影响档案实体与档案信息安全的主要因素，根据档案实体与档案信息安全的不同特点与要求，分析档案异质异地备份的可行性与实施策略、档案容灾机制、风险要素、应对突发事件的处置能力与处置策略，然后对档案安全保障体系框架、内容及指标体系进行全面规划设计，制定出相关的制度及规范。目前随着科技的迅猛发展，档案管理已全面走向信息化管理模式，纵观中国档案管理史，安全保密工作一直都是档案管理工作的主要因素之一，因此，在目前的档案管理信息化模式中，安全体系建设工作就显得尤为重要。

二、档案管理信息化安全方面存在的主要问题

（一）档案管理信息化中安全意识薄弱

由于档案管理信息化起步较晚，档案信息安全保护意识相对不够，造成电子档案在存储及传输过程中，数据很容易丢失或被他人窃取、修改甚至伪造；目前互联网的开放性，也使得一些恶意软件或黑客能够利用网络漏洞对电子档案进行攻击或恶意读取、修改。在这种情况下，安全保护意识的薄弱也就为一些不法分子提供了犯罪的机会。

（二）档案管理信息化中安全管理制度不够健全

目前在我国档案管理工作中，安全管理制度体系建设还相对薄弱，造成了整个档案信息化安全管理工作的前提基础不够牢靠。有些单位，由于在档案归档管理制度及安全应急管理制度方面还不够健全，导致在档案管理工作中出现原始档案不全、信息丢失等档案管理安全问题的发生。

（三）缺乏档案信息安全管理人才

目前，我国的档案管理人员存在理论水平参差不齐、知识面窄、安全意识薄弱等问题。但随着档案规模的不断扩大，互联网的快速发展，信息载体的逐渐多样化，对档案管理人员的专业能力、安全意识、学习能力等要求相对提高，因此现有管理人员所具备的条件已不能满足现代档案管理工作的要求。

三、档案管理信息化安全体系建设的主要工作内容

（一）做好电子档案与纸质档案并存工作

虽然电子档案比纸质档案具有许多先进之处，但电子档案的存储数据又具有易丢失及被更改的特性，这为非法操作者提供了便利，影响了档案的安全性。为保证档案数据的原始性及真实性，这就要求纸质档案要与电子档案并存，因为纸质档案一经形成，其所记载的信息不易被更改，保护了档案的原始数据，确保了档案信息的安全及可靠性。

（二）建立健全档案信息化安全管理制度

拥有好的制度才能拥有好的管理，制度健全才能确保管理到位。为此我单位在档案管理工作中，结合存在的具体问题，制定出一整套确保档案信息化管理工作正常运行的规章制度。

首先，根据工作中遇到的相关内容，详细制定了各类档案的借阅、归档、保密、鉴定、销毁等各项规章制度；对档案的存储场所，制定了阅览室管理、库房管理、机房安全管理、档案室防火管理等各项管理制度；并在此基础上细化档案人员职责，包括档案室职责、专职档案员职责等；对各类档案的丢失、损坏等制定出相应的赔偿制度，以及针对在各类档案归档过程中存在问题，制定出各类档案归档经济责任制。其次，在对电子档案管理过程中，也制定出了一系列切实可行的电子档案安全操作及管理制度，包括成品档案管理、权限申请管理、图档授权管理、归档授权管理、个人权限管理等一系列管理措施及规章制度，以确保电子档案在实际应用中的安全可靠性。

（三）提高档案管理人员安全意识及专业素质水平

当前信息化时代，档案管理工作早已步入了以数字档案为主、数字纸质档案并存的管理时代，在这种新形势下，对档案安全管理工作的要求也就相应的越来越高。为保证档案管理工作的顺利开展，档案管理岗位在其选用才方面，也应相应提高其管理人员的专业素质水平及安全保密意识。

首先在选用管理人员时，要提高“门槛”，对所有应聘的档案管理人员都要进行层层考核，择优录用；人员上岗前还要再进行一次为期一个月的岗前培训，以确保档案管理人员的工作能力符合规定要求。其次，加强现有管理人员的专业知识培训及安全保密培训工作；在日常工作中，将所有在岗人员按工作内容不同分成不同的组，由组长负责，每周组织一次学习，提高其专业技能及安全保密意识，每季度进行一次考核，并将考核结果同绩效工资挂钩；对离岗超过半年以上人员，在重新上岗前要对其重新进行考核，考核合格后方可上岗。

（作者單位：煤炭工业太原设计研究院）