轨道交通建设项目开展档案监督指导实践

席克平

摘要：加强对参建单位档案管理的过程控制，定期检查其档案管理情况，是保证施工文件材料准确、完整的必要手段。通过对合肥轨道交通建设项目档案监督指导工作实践的总结，侧重从监督指导的方式方法、过程管控、保证条件三个方面进行了详细的阐迷，提出了项目档案管理达标考核的工作程序及要求，对加强工程建设档案管理，有较好的借鉴和指导作用。

关键词：轨道交通；建设工程档案；档案管理；监督检查

近年来，随着我国城市化进程的不断加快，轨道交通建设也步入了快速发展的阶段，截至2017年12月31日，中国内地累计有34个城市建成投运城市轨道线路5021.7公里，当前合肥地铁运营线路2条，在建线路6条，近期规划巧条。轨道交通项目涉及面广、投资巨大、专业复杂，建设周期长，参建单位多，档案人员流动性大，如何确保项目档案资料收集完整、齐全，整理符合规范要求，做好轨道交通项目档案过程监督指导尤显重要。

一、总体要求

以目标管理为导向，各参建单位务必高度重视项目档案整理工作，把档案管理工作提升到与工程建设同等高度、同样重视，同步推进，同步实施。在分部验收、（子）单位工程竣工预验收前，完成相应的档案预整理工作，竣工验收后2个月内完成组卷工作并移交给轨道公司档案部门。

二、具体要求

各参建单位应进一步提高认识，统一思想，充分认识建设项目档案管理工作的积极作用和重要意义，把建设项目档案管理工作摆上重要议事日程，切实加强组织领导，针对本单位实际情况，制定完善的制度和相关管控措施，抽调精干人员组织实施，确保档案工作落到实处。

（一）建立各参建单位档案负责人与档案联络员制度

各参建单位进场后15日内把主管档案工作的负责人和负责项目档案整理工作的联络员名单报送至轨道公司档案部门备案，要求档案联络人热爱档案工作，具有资料员或档案管理相关资质证书，并保持稳定。档案负责人与联络员如有工作变动，所在单位应在一周内重新填报《参建单位档案负责人、档案联络员信息登记表》，做好工作交接，交接不到位，不得变动，严防档案资料丢失。

（二）制定项目档案管理的文件控制制度

各参建单位根据项目实际情况制定文件形成、积累、收集、整理、归档进度计划等文件控制制度，报监理公司审批并于进场巧日内报轨道公司档案部门。要求制度具有针对性和可操作性，要把试验、监测、测量、施工等专业人员纳入到管理体系中去，纳入到各自岗位职责范围进行考核，并有效执行。

（三）实行“预立卷”并定期上报制度

建立项目档案“预立卷”制度，依据轨道公司项目档案分类方案、移交实施细则等要求，按照单位工程从管理性文件、原材料、试验、施工记录、隐蔽、检验批、竣工验收记录等分类别进行预整理，将项目实施前和实施中办理完毕的文件及时归入相应门类卷盒的工作。实行“预立卷”制度，一是可以预见性地做好平时文件暂存管理工作，避免文件缺失遗漏，二是极大地减轻项目后期文件整理组卷和归档工作量。要求每个月底把项目实时整理情况上报到轨道公司档案部门。

（四）推行项目档案“首卷制“

项目档案“首卷制”是指通过对各类别首卷案卷完整性、准确性和系统性的确认，发挥首卷案卷的示范作用，带动、推进和保障后续案卷质量的一种做法。后续案卷质量不能低于首卷案卷标准。各参建单位通过执行“预立卷”制度，在整理、归卷形成完整的首卷案卷并完成自检后，报监理和轨道公司档案部门审核、审定。如不符合要求，则提出整改意见并给予指导，项目部完成整改后，再报监理和档案管理部门审核、审定。确认后的首卷案卷，作为其他案卷的归卷样本。

三、管控措施

（一）实行项目档案业代制度

根据轨道公司档案部门业务分工，明确各参建单位档案工作指导和审核人员。

具体职责：

1）参与中标人约谈，并进行档案工作交底；

2）参加第一次工地例会；

3）对项目档案收集、整理、归档情况开展常态化监督指导并对滞后单位进行重点督办；

4）参加项目分部验收、（子）单位工程预验收、竣工验收。

（二）开展定期督查与常态检查

结合公司参建单位考评工作，每季度或每半年开展一次督查活动。内容包括听取项目档案管理工作汇报，查看项目档案有关资料，督查项目建设各阶段档案工作完成情况，进行综合考评，形成项目档案监督指导记录表，被检单位形成回复意见并报给对应的档案业代。

常态检查由各参建单位档案业主代表将档案工作纳入各自工作计划，建立档案工作抽查清单，根据项目档案整理情况、时间节点安排有针对性的开展检查，原则上每个月对所管标段进行一次督促检查及指导，督促整改检查中发现的问题，并形成相应书面检查意见和回复意见。

（三）会议调度与通报制度

根据各参建单位项目建设档案工作完成情况，会同建设分公司适时召集档案工作整理进度滞后，档案质量不达标，且整改不及时、不到位的项目部和责任人召开档案工作调度会，听取相关单位档案工作情况汇报，分析项目建设档案管理中存在的问题，安排部署下一阶段档案督查工作。相关单位要根据职责认真贯彻执行，并将落实情况及时反馈给建设分公司和轨道公司档案部门。轨道公司档案部门将对决议执行情况进行跟踪督查，对不履行调度会议决议的单位进行通报批评，并按规定给予相应的经济处罚。对于特别严重的，将不予进行竣工结算。

（四）强化监理单位、建设分公司过程检查和竣工文件的分级审查制度

监理单位、建设分公司应进一步加强过程管控，把施工文件的形成、积累、收集是否完整、准确，整理是否及时、规范纳入到日常检查监督范围，检查发现问题及时下达整改通知书，并对后续问题整改落实情况等进行督查。

对竣工文件审查实行分级审查制，监理单位、建設分公司对施工文件的完整性、准确性、系统性进行审核，查漏补缺，及时整改，并形成记录；档案部门负责对应归档项目文件整理的规范性进行审查，并签章确认，确保竣工文件完整、准确、系统，质量符合归档要求。

（五）资金控制制度

档案部门对项目过程及关键节点（分部、子单位等）整理进度进行考核，进度完成小于80%等或者管理不善造成进度失控等由档案部门通报财务部门，在当前资金支付管控中予以考虑暂缓或者扣除部分工程款，加强对参建单位制约。

公司将项目文件归档工作纳入项目支付及结算管理。轨道公司档案部门参与项目竣工结算签字。工程支付及结算时，如归档资料不符合要求或者竣工档案未完全移交或存在遗留问题未彻底整改，档案部门不予签认，不得进行竣工结算。确保参建单位重视项目档案管理工作，保证项目档案工作与项目工程建设同步，及时规范做好档案过程收集整理。

（六）纳入信用评价考核与招标挂钩制度

将项目档案管理作为六大检查模块之一，纳入到合肥市轨道交通项目季度考核与“两场联动”信用评价考核体系进行考核评比，并将考核结果与季度奖罚和后续招标工作挂钩，考核结果不理想将影响后续参与其他合肥軌道建设项目投标工作。

四、保障体系

（一）完善档案制度，规范整理

根据1、2号线建设项目档案归档实践情况，结合《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》，对《合肥市轨道交通项目工程竣工档案编制及验收移交实施细则》进行修订，进一步明确归档范围和整理要求。适时编制《合肥轨道交通项目档案编制指南》，细化整理标准及流程。

（二）加强培训指导，提升业务技能

每年组织开展1-2次集中培训活动，各参建单位档案负责人和档案联络员必须参加。邀请省、市档案局、城建档案馆档案管理专家传授知识和经验，并进行互动交流。培训内容包括省、市档案主管部门有关建设项目档案管理法律法规和轨道公司档案部门颁布的各项制度，明确竣工文件分类标准、编制要求、编目与装订、归档移交程序等。

各参建单位在项目档案收集、整理等工作实施过程中遇到问题和难题时，及时与轨道公司档案部门联系，档案部门将及时给予指导。同时也鼓励参建单位将其他地铁城市一些好的经验和做法推荐给档案管理部门，以便进一步提高项目档案管理整体水平。档案管理部门也会增强主动服务意识，深入项目部进行调研，组织交流活动，释疑解惑，并推广好经验、好做法。

（三）样板指路，以点带面

以打造档案样板站为抓手，以点带面地去推动整个线路的档案管理工作。针对轨道交通项目专业多、系统复杂的实际情况，从每条线土建、机电、系统设备等相关专业挑选1-2站进行竣工项目档案样板站编制，开展项目竣工档案预归档试点和标准站组卷工作，组织全线进行观摩、交流、学习，为全线档案整理规范、科学化奠定了良好的基础。

参考文献：

[1]樊宇，侯璐.枕头坝电站项目法人开展施工档案监督指导实践[J].人民长江，2012：14-14.

[2]DAM8-2018国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范.

[3]国家档案局《建设项目档案监督指导工作指南》（档发[2016]15号）.