集团公司如何加强对下属企业的档案管理

耿娟

摘 要：集团公司的成立与发展离不开各个下属企业的集聚与配合。在当今大数据时代，集团公司想要持续健康发展，就要加强对于各个下属企业的联系与掌控，而这一点离不开对于下属企业的档案资源的管理。本文就此点内容通过分析集团公司档案管理的工作特点和现状，进一步探讨了档案管理模式的过去，并提出了未来档案管理的发展方向和发展策略。

关键词：集团公司 下属企业 档案管理

中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）11（a）-110-02

集团公司是目前我国社会市场经济状况下普遍存在的一种企业运营方式和发展方式。总的来说，集团公司的出现是企业经济良性发展和健康扩展的一种标志。各个下属企业的独立经营与总集团核心密切相连，有利于集团公司在市场竞争中灵活变换，顺应市场发展趋势又跟随时代潮流。但与此同时，核心企业对于下属企业的管理不当又容易导致内部混乱而影响整体的发展。而档案的信息管理在这其中起着不可忽视的作用，以下进行具体分析。

1 集团公司对下属公司档案管理特点

1.1 庞杂性和丰富性

集团公司不同于单个企业，是一种由多重纽带构成的多层次的企业联合体。这类公司除日常的生产运营之外，更包括了国内外市场开拓、资本管理和分配、技术管理的创新与引进等多项内容，因而集团公司对于下属公司的档案管理方面所囊括的内容是极为丰富和驳杂的。

1.2 层控性和外向性

集团公司与下属企业之间主要存在核心与分支的基本关系，同时其下属的各个下属企业又大多是独立的企业法人。而集团公司在进行档案管理和利用时，不只局限于集团本部，还囊括了各个分支企业内容，存在外延性。因而，企业集团的档案管理存在一定的层控关系和外向性。

1.3 分散性和不均衡性

集团公司在下设各个下属企业时，率先考虑的一般来说是经济效益与商业价值。因而对这样一个规模庞大的集团企业来说，各个下属企业存在地点、经营方式、价值水平、生产技术与内容、生产人员等均会或多或少存有一定差异，并且档案管理是灵活并内容不断增加和完善的，各个下属企业除了核心档案保存在总部单位之外，自身会留存部分档案并不断增添，因此档案管理也就不可避免的具有了分散性和不均衡性。

2 集团公司档案管理现状和问题探究

近年来，伴随着集团企业的发展以及经济能力的不断增长，集团内部对于档案管理工作的态度也在不断重视。但尽管如此，部分企业仍存在档案管理制度和管理方式明显与集团发展状况严重不符的现象，以下进行具体分析。

首先，由于我国特殊的经济体制以及企业的经济发展历程，各企业集团档案管理方式、水平、能力存在差异性。一般来说，大部分国有企业组成的企业集团在档案管理工作上相对较好，有专职的管理机构和管理人员以及管理体制；而一些通过大的兼并小的、强的收购弱的所形成的集团公司，在这一方面往往较为忽视；更存在部分新形成的企业集团，特别是一些乡镇企业对档案工作的认识度和认同度均管理观念较为薄弱，甚至没能形成统一管理而是分散于各个下属企业手中，极不利于档案管理工作的开展。

从单个企业集团来说，不均衡性是主要特点和问题。企业集团下属企业一般来说不仅分布地域广泛，涉及区域众多、成立时间、经营水平、运营方式等多方面均存在差异性和不平衡性，这就导致了档案管理工作的开展表现出一定的复杂性。另外，目前大多数集团公司档案管理工作多沿袭或模仿原国有集团企业的档案管理模式，存在体制陈旧，难以创新的问题。

3 传统集团公司对下属企业的档案管理模式分析

（1）集中管理。主要表现为核心集团将下属各个企业的各类档案进行集中管理，建立起完备而健全的档案管理机制和专门的管理机构、管理人员，进行企业档案综合管理。

（2）分散管理。这类管理方式一般存在于规模较大的集团公司中，其下属企业分布广泛且实力强大，各个下属企业拥有了独立的法人地位和法人資格，在经济以及实力方面，能够支撑一方。于是各个下属企业内部分别建立自己的档案室和形成自己的管理方式。

（3）逐级管理。企业集团中很大一部分是通过兼并、收购、转让重组等方式实现的。这类集团公司一般会将自身的企业档案作为内部资产上交至核心集团，但同时内部运营过程中不可缺失的科技档案、生产历史档案等会留存在原企业进行逐级管理。

（4）混合管理。形似于逐级管理模式，表现在对于集中和分散管理，两者融合使用；同时不局限于逐级管理的特殊企业模式，而是运用于一般企业集团。主要方式为在集团总部设立档案室，专职管理企业核心部分以及各个下属企业必不可少的重要内容档案，而对于下属企业内部发展频繁需要的档案，下放至其内部进行自行管理。这种管理模式灵活性和实用性都较大。

（5）控股集团管理。顾名思义“谁控股，谁管理”，即在股份制集团公司中，档案管理工作主要有控股最多的下属企业负责，同为档案集中管理，但有不同于总部管理。

4 集团公司对下属企业档案管理模式未来设想

根据上述几种传统的集团公司的档案管理方式来看，对于现如今日新月异的社会经济发展和集团发展多显僵化和呆板。尤其对于现如今企业集团在自身扩张与发展历程中追求效益最大化与模式的科学化，集中管理限制了各个下属企业的自主发展与创新能力；分散管理则不利于企业集团的可持续发展，难以发挥企业集团的整体优势；逐级管理模式和混合模式看似灵活性和实用性较大，但“度”把握也是一大问题。总的来说，对于未来集团公司对下属公司的档案管理方面要探讨的主要是两个方面：第一，集中与分散；第二，划分与合并中“度”的把控；可以从以下几个方面进行思考。

（1）无论是何种档案管理方式都要遵循从实际出发的原则，一切以适应企业自身发展的需要为准，根据企业的运行方式和发展方向，在基本的档案管理模式上，自主创新符合内部长远发展的科学方式，切忌拘泥规则、固步自封。

（2）“核心统筹、分级管理”是基本标准。集团公司作为一个核心突出但分支广阔的集体，无论各个下属公司的发展势头以及發展趋势多劲猛，终究离不开核心集团的把控与统一领导。为了集团公司的长远发展，表现在档案管理上，“核心统筹”是必不可少的，同时也要对下属公司档案进行“分级管理”。具体实行方式为：集团总部统一领导、统一制定档案管理大纲和体制系统，同时各个下属企业根据自身实际自行调整上报至总部由总部调查后进行裁决；另外，总部可随时进行调遣、检查以及指导等。这种方式保障了总公司的总控能力，又为各下属企业提供了自我发展的空间，能够有效发挥双方权益和能力，更好地完善档案部门的系统体制，同时进行有效的资源开发。

（3）对于档案的信息组织，可根据企业实际情况，建立一个集团化的在信息联合体。现如今的档案管理不应只局限于单纯信息的保存与记录，而更要建立综合档案信息、内部重要资料、图片信息以及情报等多方面内容融于一体的综合信息资源模式，这样有助于在基本档案信息的基础上，集团公司内部进行进一步的数据分析和信息开发，为促进集团发展发挥档案内容的更大效益。

5 集团公司对下属企业档案管理策略探究

5.1 系统化、现代化、高素质的管理趋势

第一，“无规矩不成方圆”，集团核心单位要制定统一的档案管理体制和内容标准，监督各级的档案工作者有效、严格的执行此项内容；第二，本着对档案资源负责的态度，重视档案管理工作者综合素质的培训和提高；第三，与时俱进，紧随时代潮流，观察时代发展与市场经济的发展趋势，及时更新档案管理内容的状态并进行自主创新发展；其四，在日常管理工作中通过自我总结和规律探究积极探寻本单位适宜的档案管理工作模式并付诸实践。

5.2 数据化、网络化管理趋势

首先“数据化”即指运用现代技术进行更为科学的系统化数据管理，通过大数据掌控，节省大量人力、物力、财力，且各个单位之间可通过计算机技术及时沟通交流。另外，“网络化”即指在集团公司内部建立起从管理体制到管理人员、管理机构的网络状交流模式，促进多方合作与交流探究。

5.3 资源统筹化、综合化管理趋势

日新月异是现如今时代发展的最大特点，商业场上更是瞬息万变，集团企业处在这样一个复杂的环境中，能否对于信息进行把控和掌握并及时作出反应是企业能否在竞争中处于有利地位的重要依据。因此，档案信息管理也应当作为信息资源和战略资源放置于企业竞争力中，辅助企业进行信息分析和资源统筹，帮助企业发展。

5.4 多方服务、自主开发管理趋势

总的来说，档案管理的最终目的还是要运用于实践，更好地管理无非是为了更好地利用。因而，在此目的明确的基础上就要发觉档案信息的导向作用，集团公司在对下属企业进行档案管理时，要让档案变被动服务为主动提供，档案管理人员主动开发多种形式的服务工作。

5.5 复合外向型的管理趋势

这是针对于一些业务、结构等相对单一的集团公司来说的。首先，集团公司的档案管理是要包含对内与对外两个程度内容的，对内指集团自身的组织结构、员工、生产内容等自我信息资源，对外则指企业在发展过程中与具有合作关系、生产关系的各类机构或组织的信息档案，无论哪种都是极为复杂和庞大的信息内容，需要极大的工作量。在此过程中，档案管理决不可闭门造车、拘泥封闭，而要转变为一种复合外向的管理方式，增加交流能力和交换能力。

6 结语

综上所述，集团企业档案信息管理作为核心企业与下属企业间密切的联系，对企业整体的可持续发展有着不可忽视的重要意义。企业要想在市场竞争中处于一个有利位置，就必须与时俱进，反映在档案管理上就是要根据自身实际积极创新管理方式。与此同时，想要保证企业档案管理工作的有序进行，就必须有意识、有保证地对档案管理工作严格谨慎的对待，以求得档案信息对企业的健康发展做出更大贡献。

参考文献

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