浅析如何做好会议会务工作

杨志江

会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同秘书部门、行政事务工作人员的关系极为密切。这里，介绍一下会议行政事务工作的一些基本问题。

一、会议的概念

会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大會、党委会、办公会等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。一般会议它至少包含四个要素：1、有组织；2、有领导；3、商议事情；4、集会。四个要素缺一不可，否则就不能称为会议。

二、会议的作用

在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实施集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。当然，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，会议并不是目的，只是一种手段；也不意味着会议越多越好，开的时间越长越好，相反，那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是：会议不可不开，也不可多开；既要解决问题，又不能沉溺于”会海”；既要提高会议效率，也要讲求社会效益。

三、会务工作的特点

第一，政治性。会议秘书工作从来都依附于一定的阶段、政党、组织并为他们服务。

第二，服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。

第三，被动性。会务工作的辅助地位决定了它的被动性。

第四，事务性。无论是值班接传电话，还是记录整理简报，很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。但是，正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。这种事务性工作中蕴含着极强的政治性和思想性。有时一个很小的事务性工作未做好，可能会发展成为一个大的政治问题。

第五，综合性。由于会务工作是直接为领导机关和领导同志召开的会议服务的，会议涉及的内容十分广泛，参加会议的人员涉及社会各个层面，他们共同特点是人才济济，知识渊博。

第六，保密性。我国无论大小机关、单位，许多重要事情都通过会议讨论后作出决定。因而，许多会议如省委常委会、市委常委会等日常工作会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密，理所当然地是会议会务工作的任务之一，需要慎之又慎。

第七，时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性。作为参会者应遵守时间，按时参加会议。作为会议会务工作人员更应有高度的时间观念，决不能出现诸如与会者已到齐了，会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象。

四、会务工作都包括哪些内容

1、接受任务，拟定方案：会议方式、时间地点、参加人员、会议内容、日程、筹备组织分工、抽调工作人员、经费预算；

2、文稿准备：主报告、经验材料、主诗词、会议资料、会议指南、打印校对装订，制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证；

3、制发通知：会议内容、参加人员、开会时间地点、会期、报到时间地点、住宿地点、往返车船、飞机时间；

4、收集名单：单位职务、姓名、性别、民族、人数、到达车次时间、返程车次时间、分组；是否有特殊服务需求；

5、会场准备：会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水保障、花卉布置、会场引导、会场卫生；

6、后勤准备：文件装袋、房间分配、伙食标准、食物卫生、就餐桌次、用车计划（接车安排）、应急医疗卫生、文娱活动；少数民族参会人员的饮食习惯和安排。

7、会前检查：检查会场、检查会议文件、检查后勤保障；

8、接送会议代表：了解参会人员往返车次到达时间、通知接待领导、安排车辆；

9、会间服务：签到（文件分发）、记录录音、摄影照相、采暖降温（供水）、保卫安全、卫生、返程票务、文娱活动；

10、会议秘书：会议简报、会务通知、会议总结、决议、传达提纲、会议新闻稿件；

11、会议收尾：食宿结算、回收文件、送站、暂住人员安排、整理报告（会议纪要）、会议文件归档、会议财务结算；

12、会务工作总结。

五、做好会务工作的技巧

1、列出可供选择的清单。必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件，便于各个场所的比较和选择。

2、根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配。比如研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境；重大的奖励、表彰型会议一定要庄严大气有档次，要引人入胜；对于交易会和新产品展示会，需要选择有展示空间的场所，会场交通必须便利等等。

3、亲临现场实地考察。考察场地非常重要，要做好充分的准备，要约见会议方及场地方都能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的各种突发问题；要对会议中的重要流程和环节心中有数，在考察场地的时候，能问到的问题越多，今后出现风险的机率就越低。

4、会议整体规划。确定了场地，策划的工作就进入了快车道，通过以上步骤，整个会议策划方案就会很快出炉了：整体策划框架草拟，按照之前的工作和现有的所有信息，先把整个会议的流程和方案想象出来，越具体越好，召开策划协调会，在这个会议上，对草拟方案进行说明并展开讨论，形成初稿-再讨论-修正-再讨论。一般，从第一稿的策划方案到最后落实的方案，如果策划人员经验到位的话，最多3次往返讨论，就可以把方案细化到执行层面，是否细

化到了执行面，关键要看是否已经拟出了“任务分工表”、“财物预算表”、“工作时间进程表”、“物品清单”等。

为了控制风险和提升会议效果，对会议流程、现场管理及会场布置等必须做到精确设计，精确到从零开始起的每人、每天、每事，甚至精确到会议当中的每人、每事、每分钟。如：时间、事项等工作的安排。

要做好会务工作，需要了解社会科学和自然科学的多学科知识，特别是管理学知识，需要掌握同本职工作相联系的各方面的情况，需要掌握使用各种为会议服务的自动化、电子化设备的技能和本职工作的业务知识，要求会议行政事务工作人员成为”通才”和”管家”，能够从全局出发观察与考虑问题，有高度综合的眼光与能力。

（作者单位：江苏省镇江市委宣传部）