信息化建设在专科医院档案管理中的应用研究

文·王玉 马琳

21世纪进入了全新的信息化时代，我国各级各类医疗卫生机构，特别是起步较晚的专科医院的档案管理工作，对信息化建设的要求更为迫切。专科医院的档案不仅包括在行政管理工作中形成的文书档案，还有在医﹑教﹑研﹑防等工作领域中以纸质﹑影音等介质存储的大量专业档案。对如此大量的档案进行及时有效的介质转换和信息化管理，将促使专科医院的运行提质增效，助推专科医院全面发展。

一、信息化建设在专科医院档案管理中的应用价值

（一）提高工作效率，拓展档案管理的发展空间

传统的档案管理主要采用纸质书写﹑人工装订成卷等方式进行收集和管理。信息化建设重新定义了档案的管理流程，改变了档案收集﹑整理的渠道和方法，解放了大量的人力资源，特别是面对专科医院本就人员紧张的现状，大大缓解了人工书写﹑立卷的琐碎工作。同时，极大地提高了资料信息收集的准确性和工作效率。而且，电子档案和纸质档案相比，不仅易于查阅而且保存方便，其现实意义在于延长了档案的寿命，提高了档案的应用价值。

（二）优化专科医院诊疗程序，保障服务质量与安全

专科医院面对的患者具有特殊性，档案的信息化建设能够缩短医生的诊疗时间，将医疗工作的职能发挥到最大化，提升患者的就医感受。另外，医疗信息化档案一旦建立，医院各个部门便能根据权限和实际需要查阅所需信息，提高了档案传递频率和使用效率，实现系统医疗。同时，档案的信息化共享在提高医疗质量的过程中，便于各有关部门开展监督检查，更好地为医患双方提供安全保障。

（三）推进现代化步伐，提高专科医院的管理水平

专科医院发展起步晚﹑底子薄，整体管理水平较之综合医院偏低。随着信息化和大数据时代的到来，各类档案的数量激增，因此实现档案的信息化建设，对于创新医疗服务模式，提高专科医院的管理水平有着重要意义。档案的信息化依托于医院的整体数字化建设，同时为智慧医院建设奠定基础。通过档案的信息化建设，为专科医院的人才培养﹑学科建设﹑资源配置提供有力支撑。医院档案信息化建设已经逐渐成为专科医院未来适应社会发展的重要手段和必选方式。

二、专科医院档案信息化建设的现状及问题分析

专科医院在档案管理信息化建设方面，滞后于综合医院的发展，存在诸多问题。涉及从建档到应用等多个阶段，如何实现信息技术与专科医院档案管理的有机结合，加快专科医院档案管理的信息化建设步伐，是当前各级各类专科医院面临的新命题。

2017年，我们对某专科医院在某个月内形成档案的管理情况进行了调查分析，结果显示，档案信息转化率为44.06%，档案利用率为37.99%。为分析档案转化率和利用率低的原因，我们在医院的工作人员中进行了为期一周的跟踪问卷调查，通过问卷描述，绘制了该院档案信息化建设的鱼骨图分析（见图示）。

图示某专科医院档案信息化建设存在的问题

根据图示分析，就反应较为集中的问题，我们组织工作人员进行了二次投票检验。经统计得出，重视力度不够﹑制度引导度低﹑专业人才短缺和软硬件缺失是制约某专科医院档案信息化建设发展的主要问题。

（一）档案信息化管理重视程度不够

通过问卷调研，我们发现某专科医院的部份工作人员包括部分管理层对档案管理存在着较大误区，认为档案管理是一种单纯的记录与保管的事务性工作，不能给医院带来经济效益，因此对档案管理的重要性及档案信息化建设认识不足，重视不够。造成该院档案的信息化建设发展迟滞，不能适应当代医院管理的要求。

（二）档案信息安全意识较为淡薄

医院档案的信息化建设，目的是提高档案的服务效率和服务能力，最终促进诊疗服务水平的提高。同时搭建起医患和医疗机构之间的互助平台，实现医疗档案信息资源共享。由于专科医院患者的特殊性与敏感性，在共享的过程中必然会存在涉及隐私保护等信息安全问题。所以，医院承担了信息安全的重大责任和风险，但医护人员对信息安全管理的职业风险认识不足，容易导致搭建档案信息化平台过程中的隐患。

（三）缺乏科学有效的管理标准，制度引导性低

在医院档案管理信息化建设中，为了保障其有效性，医院要根据自身的需求结合专业发展，制定统一规范的管理制度。在实际运行中，却对医院的档案信息化建设重视不够，把以往的经验作为管理制度，导致员工对档案管理和信息化建设认识不足，影响了档案信息化建设的开展。

（四）档案人才短板，且设备配置不足

档案信息化建设对档案管理人才提出了更高的要求，既要熟悉档案管理知识和流程，还要熟练掌握档案管理软件系统。而目前的档案管理人员多数为兼职，人员素质和能力参差不齐。同时，档案信息化建设资金严重短缺，档案设施配置不全；基础设备，因为人员专业素质问题得不到充分利用，而形成部分资源浪费。对档案信息化建设的推进造成严重的影响。

三、专科医院档案信息化建设的改善评估

针对调研问题，通过更新观念﹑设置标准化管理流程﹑完善网络管理平台﹑加强人员培训等一系列改善措施的实施，半年后，又进行了为期一个月的评估，某专科医院的档案信息转化率从每月44.06%提升至72.04%，利用率从37.99%提升至64.1%。据此说明，某专科医院的档案信息化建设改善的目标和有关要求已基本达到，其问题改善模式是较为成功的。通过本次调研，我们能够比较清晰地了解如何有效地推进专科医院档案管理的信息化建设以促进医院发展。

四、专科医院档案信息化建设模式探讨

收集﹑整理﹑归档和保存等环节是档案管理的基础性工作流程，各个环节的工作都是在为档案资源开发及利用做准备。而把所有的环节融合在一起形成一个有机体系的过程则是医院现代化档案信息管理。要想对档案信息资源进行充分的利用，首要任务就是对医院档案信息资源体系进行完善，与此同时，更新档案管理人员的意识，加强学习以及角色的转化，转变旧的管理模式，健全档案管理制度，开发档案信息资源，充分发挥档案信息化体系的优势和作用。

（一）更新观念，健全制度，建立一体化管理模式

专科医院自上而下首先要树立档案信息化建设是实现医院战略发展的观念。医院的领导层更是要从人力﹑物力﹑资金等多方面予以支持。同时，健全档案信息化管理制度，将档案信息化管理流程设置得更为标准化规范化，编制档案信息化管理系统，纳入医院综合运行信息系统，进一步提升管理效率和利用效率。

（二）建立完善的信息化组织，加强人才培养

信息化的档案管理需要配备专业团队。首先，建立健全完善的组织架构。成立档案信息化建设领导组织，将领导班子成员和主要职能部门负责人纳入组织。并在各科室设立档案管理信息员，实现医院档案信息的网络化管理。其次，对档案管理人员进行专业化培训。定期通过集训与轮训的方式，提升档案管理人员的信息化处理能力，并通过一定的绩效奖励制度调动档案管理人员的积极性。

（三）完善局域网络平台，提升软硬件实力，实现资源共享

档案信息化建设的核心是为了提升医院综合实力，促进医院全面发展。所以专科医院在健全完善局域网络平台建设中，注重临床，面向管理，提升档案信息化服务的广度与深度，实现资源共享。一是建设高标准的数字阅览室，按权限分级预览查询。二是针对医师﹑护理﹑药师﹑技师﹑管理﹑后勤等不同专业，开发适应其工作特点的高效实用软件。三是强化网络和信息安全，设置安全屏障，避免信息泄露，特别是预防患者病历数据的外泄。同时做好备份，及时应对信息化管理中的突发事件。

总之，在现代化医院建设中，档案信息化建设已经成为智慧医院﹑数字化医院建设的关键部分。专科医院要想提升和发展，就必须转变对档案信息化建设的理念，进而支持档案信息化综合管理的不断革新，全面提升医院的管理效率，促进医疗卫生事业又好又快发展。