论高校档案管理工作的服务与创新

李锴

创新为社会发展提供动力，在社会发展过程中教育的改革创新是重点。作为高校管理重要环节之一的档案管理工作必须要紧跟时代步伐，更新观念，采用新技术，进行一系列的改革创新，建立现代化的档案管理机制，用高校档案来服务高校的各项工作。

从总体来说，高校的档案中能够看到高校的历史和目前的发展情况并对高校未來的整体工作安排提供参考。从具体来看，高校的档案可以为高校的教学、科研提供重要的依据。作为国家档案管理的重要组成部分，高校档案管理所蕴含的信息资源也能为社会发展规划提供强有力的帮助。

1 以新的观念进行高校档案管理工作

在人们的传统观念中档案管理就是抄写、保管各种档案信息，保证档案的完整保证不泄密。许多高校中的工作人员并没有注意到档案管理工作的价值，看不到档案管理在单位中发挥的重要作用。社会在进步，但人们的观念却停滞不前，这种旧有的观念已经不能适应现代高校的发展。高校教育需要改革，而为其提供信息依据的档案管理工作便是继续改革的重点之一。高校领导和高校档案管理工作者必须及时地更新观念，跳出陈旧观念的束缚，认真对待高校档案管理工作，使其能够切实为高校的管理、教育、科研提供强有力的信息支持，发挥出应有的作用。

2 明确高校档案管理工作的服务对象

2.1高校档案管理为高校教育服务。高校档案是对高校工作的记录。随着社会的发展和高等教育的普及，高校教育也要根据实际情况改进教学方法、改善教学模式、改革人才培养计划等进行一系列的创新。而这些改革创新计划都需要参考大量资料，总结过去的经验教训。此时，档案管理工作者必须起到应有的作用，积极地为教育改革提供必要的资料，让档案管理工作为高校教育服务。

2.2 高校档案管理为科研服务。高校科研工作的步骤、成果等都记录于高校的科研记录中，查阅科研档案可以为高校科研工作者提供有力依据激发灵感，提高科研效率。人类进步需要科技创新，记录高校科研成果的科研档案有着无可替代的重要地位，高校科研工作者要善于运用科研档案，从中找到有用的信息为科技水平的提高做出贡献，让科研档案真正为高校科研服务。

2.3 高校档案管理为学生管理服务。学生是高校管理的重要参与者和主要受益者，是高校中人数最大的群体。高校的学生管理工作难度大而任务繁重，其不光对学生学籍进行管理，更要对学生思想道德进行管理。学生的学籍信息和接受的道德教育都记录在高校的档案中，通过查阅档案可以了解学生的学习生活情况。高校的档案管理工作者可以从档案中总结出有利于学生管理的各项规章制度并对学生管理改革提供有效意见，让档案管理工作为学生管理服务。

2.4 档案管理为高校的领导决策服务。高校的档案管理工作在保证档案安全的同时，还要在档案的收集和整理中提炼出有用信息为高校的管理者提供科学依据，帮助其做出科学的决策。高校的领导决策关系到高校改革的成功与否，因此高校领导必须在在结合过去的教训吸取经验后才能做出决定。所以高校档案管理工作人员就需要将经过整理分类的各种档案提供给高校领导，为高校的领导决策提供依据。

3 高校档案管理工作服务创新方法

3.1建立高校档案库。在网络时代，互联网为我们的生活提供了大量便利，在这样的时代背景下各个高校都建立了自己的校园局域网。为了方便档案的整理和查找，高校可以利用自身的技术优势结合档案室的特点，建立档案室网页，并以此为基础，建立自己的数据库。这样不仅可以方便档案的查阅，还可以节约大量用于档案管理的人力物力。

3.2电子档案的实时上传。电子档案与传统的纸质档案相比具有更多的优势，方便快捷就是其中之一。高校档案室可以在自己的网页上建立档案上传窗口，让高校各部门的工作人员可以在归纳电子档案后直接通过网络将档案上传到档案室的数据库，这样的方式可以大大节省高校管理人员的工作时间，提高高校管理工作的工作效率。

3.3提供档案在线查询服务。在现代网络被大量运用的背景下，档案的查询已经完全可以通过互联网来完成。高校的各个部门将自己的档案通过校园局域网上传至档案管理部门，然后再由档案管理部门工作人员将档案信息进行分类、加工、储存，将各部门的档案进行分类，编理条目，然后发送到档案部门的专属数据库内。当用户需要查询时可以通过网页内的用户查询系统找到自己需要的内容，极大的为用户提供了便利。

3.4缩短档案管理周期。高校的改革需要档案管理部门提供准确、及时的档案资料。这就要求高校档案管理工作人员能够在收到各部门上传的档案资料后在最短时间内进行整理归类，而不能像以往那样定期对档案进行整理。缩短高校档案管理周期，能让档案管理者更加了解档案中的信息资料，针对学校的改革将信息进行汇总，提出有益于高校改革的意见。

4 结语

时代的发展依靠创新，只有不断创新高校教育才能显著提高，与此同时高校档案管理工作越来越受到重视。在这样的背景下高校档案管理人员必须要改变旧有的观念，坚持创新。引进新的技术开创新的档案管理模式，让高校档案管理工作切实为高校教育、科研、学生以及高校发展服务。

（作者单位：临沂职业学院）