大数据背景下的信息化档案建设

苟明源

摘 要：随着大数据的不断发展，传统的档案管理将逐步过渡到现代化的电子档案管理，本文从当前互联网的环境以及硬件基础建设谈一谈信息化档案建设。

关键词：互联网 电子档案 大数据

档案信息化是电子档案管理的过程，是档案工作人员将纸质档案通过计算机相关管理档案软件转化为电子档案，进行收集、管理供人们利用的过程。较传统档案管理方式相比，利用计算机管理档案更加具有规范化、效率化和系统化。随着互联网、大数据及多媒体技术的发展，档案信息化作为一种新型档案信息形态应运而生，它以数字化存贮形式把分布于各个地理位置、各种载体形式的信息资源，以数字化的方式相互衔接，达到及时利用、资源共享的目的。

对档案部门来讲，大数据背景下的档案信息化网络建设势在必行，笔者就大数据背景下的档案信息化网络建设措施方面谈几点看法：

一、没有规矩，不成方圆。大数据背景下的档案信息化网络建设是一个重要的系统工程。没有一个正确的指导思想和科学的规划，大数据背景下的档案信息化网络建设就如纸上谈兵。因此，我们在规划前，必须做好深入细致的调研工作，在充分了解现状的同时，深入研究探讨网络建设的必备条件和实现目标，努力做到科学规划、科学定位、科学实施。科学规划的另一个重要内容就是档案信息化标准的制定。具体地说，对档案信息化标准规范的建设，就是对电子文件进行归档、生成及对电子档案信息资源进行查找、描述、存储、标识、传输、交换和网上管理等方面，制定规范、标准及指导实现的过程。档案信息化标准的制定，是大数据背景下的档案信息化网络建设的可持续发展的重要保证，它对保证信息安全和网络安全具有重要意义。

二、科学研发，有序前进。在大数据背景下的档案信息化网络建设过程中，我们应建立系统的科学开发机制，要注意做好规划、基础设施、流程、数据、应用软件五个方面的统筹和衔接，它就像人体中的大脑、手脚、神经、血液，紧密相连、不可分割。建立良好的科学开发机制，是实现大数据背景下的档案信息化网络建设的重要保证。

三、创设环境，打好基础。网络建设作为社会转型时期我国档案工作上水平的一大重要举措，必将对推动我国档案事业现代化建设产生深远影响，具有重要的现实意义和历史意义。在基础设施建设方面，正如全国档案信息化建设实施纲要所述：“我国档案信息化建設的奋斗目标如下：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案数字化和数字档案馆建设，加快推进档案信息化标准化体系、安全保障体系和人才队伍建设。”

1. 信息采集，有效整合。作为档案信息化建设核心和基础的档案信息资源建设，是一项长期和重要的工作。而作为我国现代化进程重要资源的档案信息，它的利用与开发与否，直接关系着档案信息化建设的成败。档案信息资源建设主要涵盖档案馆已存档案的数字化及已有电子文件的接收和采集，这一部分重要基础工作量大种类多，在初建阶段需要付出艰苦劳动，并做到有效整合、准确无误。在其建设形式上主要涵盖档案目录数据库、电子档案完整文稿和高性能的防火墙安全软件建设等方面。这部分工作的有效完成，是大数据背景下的档案信息化建设的重要基础和前提。

2. 互联互通，数据整合。网络环境建设应包括档案管理系统内网、服务于社会的公众外网和与政府部门相连的政务办公网。其中档案管理系统内网主要对系统产生的数据进行采集、组织处理和存储，为日常办公服务，如发布信息、为工作人员提供文件演示及检索，向政务网及为社会服务的外网提供所需的服务内容，并进行着整个系统的维护和管理；政务办公网是服务于政府部门的办公网，该网通过电子传输实现政务办公；服务于社会的公众外网，是社会用户不受环境、地域限制，通过网络实现需求，即简洁又方便快捷，负责外网的管理部门，按着规范和标准对信息进行采集和处理，向网络用户提供服务，并对网络进行维护和管理。

3. 硬件软件，统筹兼备。需要我们在软硬件上予以整体规划、统筹安排，下大力气投入、实施。在硬件设施上，包括房间、场所、设备、人员、资金等，软件建设上包括软件开发、维护、网络设计、搭建及维护等。其中软件建设内容涉猎面广、研发任务工作量大，技术要求高，如在研发项目上涉猎的档案信息数据库管理、电子文件数据库管理、财务及人事管理、安监管理系统、调试与语言翻译、调试系统、操作系统等等。

四、优化队伍，结构转型。大数据背景下的档案信息化建设，需要完整的专业队伍。在建设初期，根据规划需要，按着不同行政等级、不同需要，配齐配强各部门、各层次专业技术和管理人员，做到上下一盘棋，统筹考虑、统一实施，下决心下力气彻底改变以往档案管理部门思想陈旧、人员单一的计划经济时代模式，从人员结构上实现转型。

截止2018年，中国网民已达8亿，我国已有一多半的公民正在使用互联网，互联网已经影响到人们生活的方方面面，大数据背景下的电子档案建设是全球信息化浪潮的必然选择，就目前形势而言，档案信息化建设势在必行，档案管理系统亟待提高，档案管理人才有待补充，相关法规体系亟待配套。因此，在现代化的信息档案建设过程当中，我们将会面临更多的问题，也将会面临更多的机遇，我们只有跟上时代的步伐，踏上大数据时代的快车，才能更好地服务信息化档案建设。