浅谈如何在网络信息化下有效推进机关档案工作开展

于海洋

摘 要：进入新世纪，伴随网络信息技术快速发展，包含政府机关单位在内的各行业、各领域均受到深刻影响，新形势下，如何让政府机关单位提高信息化档案水平、改变传统档案管理问题等方面，笔者结合在机关多年工作经验，结合信息化的时代环境，着重分析了机关档案信息化建设内容、存在问题及解决方法，为政府机关档案管理工作开展提供有效帮助。

关键词：档案信息化；档案管理；机关建设；管理水平

加快档案信息化建设是机关信息化建设的重要内容，如何加强机关档案信息化管理成为机关档案管理者面临的重大课题之一。对于机关事业单位而言，如果能够有效加快机关档案信息化建设和科学管理，将会极大促进机关全面健康发展。

1在信息化下机关档案管理的主要内容

1.1加强机关档案硬件建设。通常而言，机关档案管理所指的硬件设施主要包括：计算机、扫描仪、存储空间、数据库档案管理软件、局域网等内容，这些将为机关档案工作开展奠定良好条件。

1.2机关档案人员的服务奉献意识。机关档案管理人员不仅需要有较高的专业知识、文化素养，还需要有爱岗敬业的奉献精神、较强的责任感和事业心，真正在档案工作中干一行爱一行，管一行通一行，全面提高个人的专业技能和理论水平，将本单位的档案资源管理到位、保护到位、利用到位。

1.3全面提升机关档案的管理水平。机关档案管理水平的高低与否，直接关系到机关档案信息化建设的成功与否。在信息网络化越来越发达的今天，机关档案管理越来越运用到更多高新技术。机关信息电子化档案管理模式的实施，正是顺应社会发展需要而应运而生的产物、也是发展必由之路，这些都对机关档案管理工作提出更高、更新的要求。

2信息化下机关档案管理工作存在的突出问题

2.1对机关档案工作的重要程度不够

部分机关单位上至主要负责人、分管领导，下到档案工作人员，对本单位档案工作特别是新形势下的信息化档案管理工作重视程度不够，没有给予足够重视，主观上将档案工作“边缘化”，潜意识中存有档案工作为单位工作“次重点”，认为档案管理仅是简单地整理收集档案资料，这些工作不能产生直接经济价值，档案工作的好与坏对本单位而言关系不大等错误想法，也有的单位不仅电子档案室未设立甚至纸质档案室建设也不达标，极大影响机关档案工作的正常开展。

2.2机关档案专业人才匮乏或结构不合理

当前，机关档案工作存在“三多三少”现象：“三多”是传统档案管理人员多、档案兼职人员多、年龄偏大人员多，“三少”是信息化档案人员少、档案专职人员少、年轻人员少。机关工作人员中档案学专业的毕业生普遍较少，许多从业者为兼职或转岗过来，这样就出现了微机操作水平差、专业水平偏低、文化程度不高、岁数较大等一系列难题，这些都达不到科学有效管理机关档案的标准，致使部分机关档案工作原地踏步甚至倒退，在信息化形势下影响机关档案工作进步。

2.3机关档案存在数字化滞后、科学管理缺乏现象

当前，有些机关档案工作人员管理观念落伍，保密意识不强，缺乏自主学习积极性，不能高效开发利用档案资源，制约档案工作提升；机关当中还存有检索时间长、安全性差、查找档案效率低等问题，部分机关仍在采用人工操作和手工检索等传统操作模式，从事人员只能熟练操作一般计算机，需要加大信息技术培训力度，并转变过去的档案管理方式，才能有效满足机关建设需要。

3在信息化下加强提高机关档案管理水平方法

信息技术正在日益深刻影响机关工作方式，机关档案管理改革在这种形势下就显得尤其重要紧迫，如何寻找更加科學合理的机关档案管理改进渠道成为眼下机关档案管理者非常重视的课题。

3.1全力打造高素质机关档案队伍。全力提高机关档案人员素质、打造一支“复合型”信息化管理人员队伍是促进机关档案工作顺利推进基础。在信息化快速发展的时代，各类竞争都体现在人才竞争方面，知识经济时代的机关档案工作更上要求拥有“精”“博”有机结合的“全才”，如此的机关档案人才才能更好的适应解决跨部门、跨学科、跨行业的机关档案工作。机关单位也需要引导机关档案工作人员加强档案业务与政治学习有机结合，通过参与上级档案系统举办的档案专业培训班学习、日常档案知识自学、档案学术研讨等方式，熟练掌握档案管理的现代化要求，提升自身档案工作综合素质。

3.2加大机关信息化建设投入力度。突出档案信息化基础投入这个前提，切实搞好信息化设备更新维护。要实现机关档案工作现代化有效开展，需要政府加大财力、人力和物力的支持力度，根据各机关单位的实际需要，加大基础设施投入力度，建立档案信息化专项预算并对相关建设资金进行科学有效管理，以此加大电子档案室、纸制档案室的面积，采购档案种类物资，全面改善档案工作的硬件和软件条件。

3.3规范机关信息化档案建设标准。信息技术在最初应用到机关档案管理中或多或少都存在一些突出问题，其中最主要的问题就是缺少统一规范的工作标准和细则。各机关单位要立足于实际制定一套机关档案信息制度，促进机关案件在制度化、程序化的道路上运行。在目前的机关档案管理操作中，要严格学习国家、省市各级档案出台的档案管理标准，如2015年国家档案局出台的中华人民共和国行业标准DA/T22-2015《归档文件整理规则》要求，在坚持将这些标准执行到位的基础上，结合本单位实际，提升档案管理的自动化管理程度，加快建立本单位数字化档案管理方式，全面降低管理成本和人力成本，明确本单位的信息化档案管理方式、信息化档案组织制度、档案管理工作标准及对应责任分工等环节，切实解决标准要求不清不明问题，实现本单位档案管理效率性与安全性相结合，力争取得预期的效果。

3.4高度重视机关信息化成效考评的运用。通过加强机关档案管理信息的考评结合，并积极加以运用，是充分调动机关档案工作者积极性行之有效的办法。这需要在健全机关档案管理规章制度的基础上，形成机关档案管理信息化考核办法，以此作为衡量所有机关工作的依据，从而推动机关档案工作迈上新台阶、开创新局面。

可以说，机关档案信息化建设及其档案管理，均需要从人才培养、资金投入、技术标准、管理水平等多方面下功夫，以此切实增强机关档案信息化技术水平，促进机关档案管理综合水平得到更大程度提高。

参考文献：

[1]王敏.档案信息化建设与档案管理的几点思路[J].中国管理信息化，2017，20（16）：181.

[2]许长春.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究[J].中国战略新兴产业，2017.