高校人事档案管理存在的问题及优化策略

李兴春，马 雁

人事档案管理作为高校人力资源管理的重要组成部分，承担着真实记录每一个教职工成长历程的职能，为学校师资队伍建设、薪酬分配、职称评聘、干部任免考察、离退休工作提供了依据。但长期以来，高校在人才引进、师资队伍建设工作中，重人事工作，轻档案管理，使得人事档案管理工作严重滞后于人事工作。党的十八大以来，在全面从严治党背景下，党中央高度重视干部队伍建设，在全国范围内开展了人事档案专项审核工作，高校也按要求开展了全面的人事档案审查工作。在高校人事档案的全面审查中，暴露出高校在人事档案管理方面存在诸多问题。因此，在新的历史时期，深入分析高校人事档案管理的重要性，研究当前人事档案管理存在的问题，从问题入手探寻优化高校人事档案管理的策略，让高校档案管理在高校人力资源管理中发挥重要的作用，具有重要的现实意义。

一、高校人事档案管理工作的重要性

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校人事档案是教职工成长轨迹的记录仪，是认定“三龄、两历、一身份”的信息来源，是干部选拔任用、职称职级评聘、各项待遇落实的重要依据，关系到高校每一位教师的切身利益。高校开展人事档案审核工作，既是落实中央组织部等有关文件精神，进一步规范和加强高校干部人事档案工作的需要，也是为了及时发现问题，妥善解决问题，切实为维护广大教师自身权益服务。

在对干部人事档案相关问题的研究中，著名学者吴宝康曾经在其著作《档案学概论》中提出，档案最根本的意义就是为了实现对一些历史的记录，而这些记录是最原始的记录内容。高校人事档案主要是指高校人事管理各项工作在具体实施过程中，能够将个人的阅历、才智和品德等各种因素条件整合在一起，并且记录下来，形成以个人为单位的相关资料[1]。在整个高校人事工作实施过程中，人事档案可以说是其中非常重要的资料，也是保存相对比较完整的资料。

高校人事档案管理工作在具体落实过程中，主要将教师团队作为基础，这对高校日常管理工作或者对教学工作、科学研究等各个方面都能够产生一定的影响和作用。同时，高校人事档案可为教职工薪酬调整、干部选拔以及教职工评价等多个方面提供依据和参考。因此，高校人事档案管理工作是高校人事管理工作中非常重要的一部分，也可以看作是基础部分，保障人事档案的客观真实性非常重要[2]。在实践中，干部人事档案审核工作是否严格，会直接对高校整体工作产生影响。同时，还会对干部组织的决策产生影响，甚至对教育工作者自身的利益也会造成重要的影响。因此，保证人事档案的准确性和有效性非常重要，定期对这些重要的档案进行审核，不仅能够避免出现学校用人不当的现象，而且还能够提高人事档案的整体利用率。从学校层面来讲，选拔领导干部时，如果出现带“病”提拔的现象，势必会影响甚至阻碍高校未来的发展。这样不仅会导致高校自身的利益受到严重的影响，而且在严重的情况下，还会危害到党和国家的利益[2]，因此，人事档案管理工作在学校人力资源管理工作中非常重要，各高校应该做好人事档案管理工作。

二、高校人事档案管理存在的问题

（一）人事档案未实现专人管理

高校作为事业单位，高校的人事档案需要收存教职工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料。从收存的材料种类可以看出，高校人事档案具有全面性、现实性、真实性、动态性、流动性和机密性特征。因此，高校的人事档案是一类有别于校内其他档案的特殊档案。目前，高校人事档案管理大部分由学校组织、人事部门负责，少部分由组织、人事与档案管理部门共同负责。在由学校组织、人事部门负责的人事档案管理中，大多数情况下因为组织、人事部门各自所需要承担的行政事务较多，所以人事档案管理并不是这些人员的主要工作，更多的情况是指定某个人来兼职负责[3-5]。因此，由于兼职人事档案管理人员要承担大量组织、人事管理方面的工作，很多时候就容易出现归档不及时、重要材料遗失的现象。又由于人事档案的保密要求，当事人无权查阅本人档案，因此也就无法知道自己的档案是否有缺失，更不能做到及时补充和完善。通常只有在某人提拔时或学校组织人事档案审核时，才发现当事人重要的档案材料缺失的现象，给教职工造成较大影响，严重时甚至阻碍教职工的事业发展。

（二）人事档案管理人员素质不高

从人事档案收存的材料可以看出，人事档案收存材料种类繁多，动态性强，同时还涉及保密问题。因此，人事档案管理其实是一项专业性的工作,不是谁都可以胜任的。人事档案管理既需要档案管理人员熟悉组织、人事方面的业务工作，也需要管理人员具有档案管理专业的基本知识和能力。同时，随着大数据时代的到来，还要求人事档案管理人员要具有互联网思维，掌握一定的计算机技术[6]。但从相关调查情况来看，高校人事档案管理人员配备比较随意，有的是转岗人员，有的是兼职人员。同时，对现有管理人员业务培训不注意，加之培训力度不够，因此现有人事档案管理人员大多数只是收存纸质档案的“机器”。多数情况下，他们处于来什么材料装什么材料的工作状态，缺乏设计与统筹安排，缺乏创造性的工作。这样一来，致使多数人事档案材料混乱，经常出现各种失误，档案管理工作的专业性没有保障。

（三）人事档案内容建设没有与时俱进

随着我国人事制度改革的不断深化，教师评价已由传统的个人要素和个体绩效评价转向人力资源管理、组织绩效和团队绩效等考核评价。因此，人事改革背景下人事档案信息是多层次全方位的评价信息。如果不及时更新教职工的档案记录，就会导致教职工的档案不完善，并且在人才储备时，会导致高校没有客观的档案作为判断标准。同时，由于在很大程度上人事档案关系到了教职工的经济利益，与个人的事业发展密切相关，因此在进行人事档案审查时，常常会发现诸如工龄越算越长、年龄越填越小的虚假信息。同时，传统人事档案主要是对教职工的个人社会阅历、思想行为以及政治成分等方面内容的记录。也就是说，高校人事档案中所呈现的个人历史情况相对比较多，但是有关个人近期的情况并没有在其中有所体现。如教职工教学、科研工作的过程、成果和评价等根本没有涉及。同时，档案中有很多比较僵硬化的材料，这些材料很少能够将现实中的内容进行有效反馈[7]。如档案中的个人考核评价材料千篇一律，套话太多，而涉及教职工个人业绩情况的内容较少，难以通过这样的材料对教职工进行客观评价。同时，个人的知识水平、能力范围等这些比较具有价值意义的实质性信息的严重缺乏，会导致高校在领导干部选拔时难以对其进行全方位的了解，难以做出相应决策。特别是对教育者的品德、能力以及业绩等情况，想要实施相对应的评价时，很难保证这些资料的有效利用。即使在实践中对这些资料进行利用，但是大多数都是以套话或者是官方性的语言，这样不仅很难体现教职工的个性，而且并没有任何特征，不够全面也缺乏准确性[8]。

（四）人事档案信息化建设滞后，集成度低

随着“大数据”时代的到来，“大数据”对各领域产生了非常大的影响，颠覆性地改变了人们的工作和生活方式，尤其是对管理方式的改变影响深远。但由于档案工作的滞后，其功能彰显在多年之后。大多数高校对档案工作不够重视，觉得只要能勉强“应付”当前需要即可。调查发现，各高校对档案管理工作投入较少，仅限于诸如扫描仪和计算机这样的基础性硬件设备的提供。因此，高校人事档案的信息化建设普遍滞后，有的高校甚至连基本的纸质档案数字化都还没有实现，更别说人事档案信息与学校相关系统的综合化对接利用。同时，由于管理人员认知水平所限，有的认为把现有的纸质档案数字化后就是人事档案的信息化建设，这种认知也在某种程度上阻碍了人事档案信息化建设的进程[9-10]。事实上，人事档案的信息化建设需要先进的软硬件设施和现代化的技术手段为支撑。如档案数字化加工设备，专门的服务器、数据管理系统等必不可少。现有的人事档案信息主要用于满足日常管理的信息统计、数据提供以及满足少量的外部信息查询需求，被动利用多，主动服务少。大数据时代不但要求纸质人事档案的数字化，更要求将个人档案信息通过专业的数据管理系统进行分类处理，通过聚类、分类和相关性分析，研究数据的相关关系，从学校发展的战略高度为学校的人力资源管理、人才招聘和绩效考核等服务。

三、优化高校人事档案管理的策略

（一）加大资金投入力度，完善和优化软硬件设施

在大数据背景下，档案管理的信息化建设势在必行，因此加大资金投入必不可少。具体来讲，高校要结合实际情况，在保证能够有效落实党的基本方针的基础上，加大资金投入，完善和优化高校人事档案管理的软硬件设施。因此，高校需要根据档案管理的相关文件要求和指示，将高校人事档案管理所需要的软硬件设施逐渐纳入到高校自身的总体建设中，同时还要将整个建设规划过程中所投入的费用也一并纳入到财务预算中。在针对人才的配备以及资金的投入上，高校需要以制度化的形式为资金投入提供有效保障[11]。同时，在办公室、专用库房和档案室的建设过程中，要严格按照规定的标准进行建设。

（二）加强档案意识宣传，让全员重视档案

档案意识在现代人力资源管理中越来越重要。没有档案意识对自己的危害极大。没有人事档案，高校教职工申报职称、退休、办理养老保险等都将成为难题，在事关自己事业发展的转正定级、干部提拔、出国等方面都将受限。在档案意识薄弱的人中，有的随意将档案丢在学校置之不理，有的干脆把档案揣在身上，有的虽把档案转到了学校所在地的人才市场，但几年后完全将档案遗忘了，不知档案是转回了原籍，还是留在了学校，或是转到了人才市场[12]。因此，从学校层面来讲，要做好人事档案建设工作，需要加大档案意识宣传力度，通过宣传，提高全校教职工档案意识，以形成人人关心档案、人人支持档案工作的良好氛围。有了学校领导的重视，学校才会给予档案工作政策倾斜和经费支持。而有了学校的政策和经费作为保障，高校的人事档案建设才能逐渐地提档升级，实现高校人事档案现代化管理的良性循环发展。

（三）设置专岗专人管理，加强管理人员培训力度

人事档案不同于其他档案，具有不可再生性，一旦损毁或遗失，将难以补救，因此保证人事档案的安全完整非常重要。同时，由于人事档案管理具有保密性，当事人一般不了解自己的档案情况，人事档案管理人员因管理不善而引起的重要档案遗失有时会给教职工事业发展造成重大影响，而当事人又苦于没有证据证明自己上交了相关档案材料，结果只能不了了之。因此，人事档案管理工作是一项既具有专业性同时机密性又很强的工作[13]。如果管理人员流动频繁，新来人员熟悉工作又需要较长时间，这样势必会影响档案管理工作的连贯性，从而影响档案管理工作的正常运行。因此，人事档案管理宜选用责任心强、作风严谨的人员来专门负责。结合时代发展的需求具体来讲，选用的人事档案管理专员应该具备多方面的素质：一是要有过硬的政治素质；二是要有严谨细致的工作作风；三是要熟悉人力资源管理和档案工作的政策法规，了解干部档案的相关要求；四是要有丰富的档案管理专业知识；五是要有信息素养，能够促进人事档案信息化建设。当然，任何人都不是全能的，都需要在工作中不断学习进步，逐步提升综合素质。因此，高校在选定素质较好的人员专门管理人事档案后，还需要加强对其的全面培训。如档案相关法律法规的培训，档案专业的基本理论知识培训，档案信息化建设所需的计算机专业知识培训等。

（四）将人事档案信息化建设纳入高校信息化建设中进行统筹规划

随着互联网技术的快速发展，大数据时代的来临，时代要求人事档案管理也要跟上信息化发展的步伐，全面加强人事档案信息化建设势在必行[14-15]。人事档案信息化建设涉及多方面的内容。一是需要对原有纸质的人事档案进行科学分类，为人事档案的数字化加工和分类提供依据。二是需要引进人事档案信息化管理系统，一方面科学管理数字化的纸质档案，另一方面为现有数字化的信息提供管理平台。三是将人事档案管理系统集成到学校的信息化管理平台中，以提高人事档案信息的利用率。

1.人事档案材料的科学分类

对纸质人事档案进行科学分类是做好人事档案信息化管理的前提。从现有对纸质人事档案审核的情况来看，每位教职工的人事档案由于历史阶段不同、各地区的要求和规范不同，档案类型及种类繁多。因此，需要将每一个人对应的档案信息进行类别划分，以便在纸质档案数字化时，在系统中建立个人档案信息库的目录列表，为数字化后的档案信息管理和利用打下基础。根据国家相关文件，对人事档案材料的分类如图1所示。

图1 人事档案材料分类

2.人事档案信息化管理系统构建

图2 高校人事档案信息化管理系统模块

只要将纸质档案进行数字化就是人事档案的信息化建设，这是当下的认识误区，且当前众多高校都处于这一阶段。大数据时代，人事档案的信息化建设集数据采集、加工和利用于一体，采用人事档案管理系统对相关信息进行统一采集，利用计算机技术进行加工和处理，通过提供数据接口的形式从而为不同人群提供便捷的服务。因此，人事档案的信息化建设有三个关键环节（如图2）：（1）原始数据采集。原始数据采集也包括两个方面，一是原有纸质档案的数字化，二是现有数字化档案的采集入库。（2）数据加工和处理。采集信息只是档案信息化建设的基础，有了数据还必须在对数据科学分类的基础上，运用计算机技术对这些数据进行加工处理，以为信息的有效利用提供支持。（3）数据管理和利用。人事档案的信息化建设是为了跟上高校大数据环境构建的要求，信息化的目的就是要使原来相对“死板”的数据“活”起来，方便大家的使用，同时也为档案管理提供便捷。因此，管理系统的功能设计非常重要。本文设计的人事档案管理系统的功能如图3所示。

图3 高校人事档案信息化管理系统功能图

人事档案管理系统的搭建可以采用自建和购买的方式。根据重庆文理学院档案信息化建设的探索，引进比较成熟的档案管理系统是相对明智的选择。自建系统不但需要软硬件投入，系统开发也费时费力，而且系统升级及系统维护会随着开发人员的调离等难以为继，因此，自建档案管理系统常常难以满足现有需求。选择相对成熟的档案管理系统在系统维护和升级方面不用担心，而且也能根据各高校的不同需求进行定制。

3.人事档案信息化管理系统的数据集成

大数据时代，高校人事档案信息化管理系统不应是孤立存在的，而应该集成在高校的信息化建设平台中，以实现数据的集成与共享。教职工人事档案与学校的教学管理系统、科研成果管理系统、人事管理系统、财务管理系统、工会管理系统等息息相关，因此在搭建人事档案信息化管理系统时，应该考虑与学校其他管理系统的数据接口。人事档案管理系统集成到学校信息化建设相关的管理系统中，以使人事档案相关数据信息在各平台上都能共享（如图4所示）。

图4 高校人事档案信息化管理系统数据集成图

四、结语

高校人事档案管理是高校人力资源管理的重要环节，尤其是当下在国家层面都非常注重人事档案审核的情况下，各高校更应该分析当前人事档案管理中存在的不足，以便有针对性地解决相关问题。本文提出的相关建议是在重庆文理学院人事档案管理实践中探索总结出来的，希望能为各高校进一步做好人事档案管理工作提供参考。