工程档案管理面临的问题及应对策略研究

杜艳秋

【摘 要】随着我国工程事业的蓬勃发展，工程档案管理的重要性日益突出。对于建筑工程后期的施工有着重要的借鉴作用，而且建筑工程档案管理也是建筑工程项目管理中的重要一部分，本文对工程档案管理面临的问题及应对策略进行研究。

【关键词】工程档案管理；问题；应对策略

我国工程档案管理已经从传统的人工管理阶段逐步步入全新的数字化信息化的发展阶段，在此过渡阶段工程档案管理工作存在诸多问题。要重视对建筑工程档案的管理，需要利用先进的技术加强对档案的管理。

一、工程档案管理面临的问题

（一）工程档案管理信息化程度低

工程档案中所对应的文件材料通常具备数量多、种类杂、涉及范围广和较高利用率等特性，为确保文件的妥善保管，则需重视立卷工作。为了保障工程档案的质量，在相关材料入馆后，都会由特定的人员将其进行标准立卷，通常将工程档案中的文件材料、竣工图纸分别立卷，档案卷厚度一般为3-4cm，工程程序的处理都是采用手工方式，对文件资料进行整理、手抄、编目、填卡入库和上架提供利用。传统的工程档案管理存在耗时较长和所经工序较多的弊端。档案资料的标准化、规范化是档案管理信息化的基础，档案资料标准化程度低制约了档案管理信息化的发展。一直以来对档案管理工作投入不足，档案归档、入库、查阅检索方式的数字化和信息化改革进展缓慢，档案管理方式滞后于社会发展的要求。我国城建档案资料管理中，低效的传统管理方式仍然占绝对优势，造成档案资料利用手续繁琐，查阅不方便。加上资料不完整、失真问题导致可参考性降低，造成档案资料利用率较低，服务社会的功能减弱。

（二）档案管理意识不强

在建筑工程施工建设中，只是重视对工程的建设，忽视了对建筑工程档案的管理，对于档案管理意识淡薄，在档案管理方面的投资比较少。存在档案管理滞后的现象。建筑工程档案管理是一项长期的档案管理工作，在整個项目建设中发挥着重要的经济效益，项目工程建设部门只是将大量的人力、物力和财力投入到工程建设中，忽视了对工程项目中档案的管理，导致施工中很多重要的档案资料遗失，而且一些基本的工程档案收集、整理都不能按照相关的规范标准进行操作。

（三）工程档案管理专业化程度有待提高

工程档案管理具有很强的综合性和专业性，档案编制和管理人员的业务技能及综合素质对建设的质量和水平起着直接影响。在工程建设和维修管养行业，档案编制和管理人员大多非专业人员，档案管理力量薄弱，管理人员专业素养不高，管理水平不强，编制的档案资料质量良莠不齐，导致工程档案编制管理与项目建设难以同步形成，严重的还会导致工程档案失真、遗漏等现象发生。

二、工程档案管理应对策略研究

（一）注重加强对档案管理人员的业务培训

对于建筑工程管理中档案的管理需要有专业的管理人员进行管理，要提升档案管理人员的专业素质和个人技能，通过引进一些具备专业知识的人才，做好对相关人员的培训，包括有关档案管理方面的专业知识，工程施工内容以及计算机技术等，提升档案管理人员的专业技能和专业素质，要让相关的档案管理人员能够学会利用先进的信息技术进行管理，能够提升档案管理的效率。从建筑工程档案管理中掌握档案形成的过程、档案的特点以及档案的处理，要适应当前信息化发展的需要，提升档案管理人员的责任意识，使档案管理工作能够适应当前的发展。例如，档案管理工作中的检测工作需要利用信息技术完成，对于检测报告的审核需要建立一个电子平台，实现在线审批，也就会减少找领导签字的这一项流程，提升了档案管理的效率，增强个人的专业技能和管理水平，学习一些新的管理理念，要注重整个建筑行业中的档案管理工作，提高对档案管理的认识。

（二）健全工程档案管理机制

建立健全工程档案管理机制，制定规范的档案编制和管理的流程，将档案管理工作纳入单位系统化管理程序中。每个工程的建设、施工、监理和管养单位，都必须设置专门的工程档案管理部门，配置专职的档案管理人员。项目竣工验收后，由建设单位牵头，按照城建档案馆列出的标准化的档案入库清单，沟通协调各相关单位，收集该项目从前期到竣工验收的档案资料，按照档案管理规定及时将档案入库存档，并做好与管养维修部门的资料移交。

（三）提高档案管理信息化水平

近些年，随着科学技术的发展，尤其是计算机及互联网技术的推广，给人们生活带来巨大改变的同时，也给工程领域带来了巨大变革。为了满足用户对于档案传播速度快、覆盖面广以及内容精确等的需要，利用计算机为辅助的档案管理无疑是最佳选择。基于计算机的辅助，可以快速保障档案的管理，实现连续不间断、系统地进行档案的梳理管理，过去对于一些需要耗费大量人力解决的问题，基于计算机辅助往往可以瞬间得到解决。众所周知，工程档案管理是一项具有深远意义的基础形式工作项目，确保档案的良好管理是档案管理人员的责任，也是现代化工程建设向前发展的必要前提。因此，对于管理人员而言，应当做到正确应用工具进行档案管理，实现档案的利用价值，为城市现代化建设以及其他服务，使得工程档案庞大的数据信息库得以创造更大的社会价值。通过将工程项目档案的相关内容和卷内目录录入微机的方式，将实体档案转变为二次信息档案，提高档案的直观性和可读性，为利用者提供便利，有效提升档案的利用率。经计算机加工处理后，将工程档案整合成条目式，即可将总目录打印出来。在计算机无法自动检索的情况下使用手工检索，此外，还可为相关利用人员或单位设立检索工具。

三、结论

档案管理工作是一项复杂的工程，对于档案人员而言，其需要面对庞大的资料信息库。重视发挥档案管理人员的能动性，提高档案管理的信息化管理水平，才能最大程度将工程档案中储存的信息转化为现实生产力，发挥它的技术效用及社会经济效益，大大提高当前档案管理水平和管理效率。

【参考文献】

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