公路工程监理档案资料在项目建设管理中的作用

刘清燕

摘要：公路工程项目的顺利建成离不开监理档案资料的重要作用。一方面，完善的监理资料可以促进工程的质量管理，一方面可以利用监理资料更快地完成工作，充分利用监理资料可以有效的控制工程造价以及解决项目实施过程的工作问题，同时完善的监理档案资料对项目建设管理的及时验收也是十分重要的。

关键词：公路工程；监理档案资料；建设管理；作用

本人在从事公路工程施工监理工作的过程中，通过这几年的编制资料实践，结合我公司承接的省道347线阳山青思树桥至五爱段二级公路路面改造工程项目的监理工作，谈谈监理档案资料在公路工程项目建设管理过程中的重要作用。

一、工程概况

省道347线阳山青思树桥至五爱段二级公路路面改造工程，项目建设起点位于阳山县省道347线青思树桥桥头（桩号K201+881.309），经过青莲镇，潮水坑，终点位于五爱，与省道260线水口大桥相交（桩号K213+698）。按原有公路技术标准进行设计，路线全长约11.817Km，路基宽度12m，路面宽度9m，全线采用水泥混凝土路面结构。

二、监理档案资料内容

按照监理合同的相关要求，由总监办负责项目实施过程中的监理资料编制。根据《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）、《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发[2010]382号）等文件精神，在施工准备阶段，总监办主要编制监理计划、监理实施细则等，审核施工单位提交的施工组织设计、总体开工报告以及单位分部分项工程的划分，划分工作可以参考《公路工程质量检验评定标准》进行，是竣工资料编制最基础、最重要的部分，这对以后的资料整理以及归档工作尤为重要。在施工阶段，紧跟施工进度进行监理资料的编制。主要有：各分项工程的抽检资料、工程照片、音像资料、监理日志、旁站记录、巡视记录、工作指令、会议记录、监理月报、监理管理文件、质量控制文件、变更设计报告、中间交工证书等。验收阶段，按公路工程档案管理的有关要求，完成质量评定报告、监理工作报告以及合同管理文件等相关资料的收集、整理、归档工作。

三、监理档案资料在项目建设管理中的作用

（一）监理档案资料是项目实施过程中的原始记录，是对工程质量、进度、费用、安全、环保监理工作的真实记录。

公路工程监理资料是评定工程质量、竣工交付使用的必要条件，是我们在项目实施过程中开展相关监理工作的依据与凭证，能够真实反映监理人员工作能力、職业素养和总监办管理水平、管理能力。公路建设的发展会带动科学技术资源的发展，科学技术资源来自于档案资料。因此，监理档案资料也变得越来越重要，从开工到竣工，整个项目实施过程都会完整地体现在档案资料中，监理档案资料不仅可以保留之前的工作经验，同时也可以启发监理人员对建设思路的想法，总结出更多的工作经验。进一步完善监理档案资料，可以吸取之前的经验教训，避免犯同样的错误，使我们的监理工作更加有效，从而保证项目顺利实施。

（二）监理竣工资料及时完成，可以大大缩短项目收尾工作的持续时间，尽早实现竣工资料验收与现场交工验收同步进行。

项目实施过程中，如果总监办不重视监理资料的编制，人员配置不足，工作计划凌乱，监理资料滞后，直接影响到各分项工程的中间交验，进而影响到后续的所有工作。本项目在工程开始总监办就制定了严谨的资料编制计划，并在项目实施过程中根据实际进度及时调整了编制计划，在工作量大的时候增加资料员，使得本项目的监理资料能够紧跟施工进度及时完成，为顺利开展验收工作打下了坚实的基础。

（三）完善、详细、真实的监理日志、往来文件等监理资料对参建各方在工期索赔、费用索赔问题发生时提供有力的证据。

由于在项目实施过程中，索赔可能贯穿于工程项目全过程，可能发生的范围比较广泛，影响索赔的因素比较多，而且具有不确定性。进行索赔时，索赔证据作为索赔文件的组成部分，在很大程度上关系到索赔的成功与否。证据不全、不足或没有证据，索赔是很难获得成功的。在工程项目的实施过程中，会产生大量的工程信息和资料，这些信息和资料是开展索赔的重要依据。如果索赔资料不完整，索赔就难以顺利进行。索赔证据的基本要求就是真实性、及时性、全面性、系统性、关联性、有效性。所以，作为监理人员，在监理工作过程中，特别是有可能发生索赔事件时，必须认真做好相关资料的填写保存工作，包括征地拆迁情况、气象资料、往来文件、各项会议纪要、监理签认单、隐蔽工程的影像资料、各类财务凭证等等。索赔资料的完整有效，将对索赔工作产生积极的影响，做好了这步监理工作，发生索赔时，监理人员能够按照合同的要求积极开展相关工作，公平公正地维护合同双方的合法利益。

（四）完整的监理档案资料是项目建设管理的强有力保障。

公路工程建设的顺利实施少不了对技术文件、分析论证文件等一些监理档案资料的研究。首先公路档案是公路管理者之间进行决策的参考，监理档案资料可以清晰的反映问题和处理问题的过程，缺少监理档案资料，有可能就会直接影响到公路工程建设的顺利进行。其次，公路建成后，在维护、管理过程中少不了进行经济分析和技术分析，这时监理档案资料就可以提供很好的参考，完整、规范的监理档案资料可以有效保证正确的决策。灵活地运用监理档案资料提供的有效信息，迅速作出部署，用项目建设管理的成功经验可以走出更好的一步，避免了一些不必要问题的出现。同时由于有经验借鉴，有些工作就可以一步到位，不用摸索前行，可以节省大量的人力、财力和物力，缩短在决策上的时间，利用档案资料所反映的问题以及处理办法直接制定出准确的下一步，推动公路工程建设发展的进程。最后，利用已有的档案资料，总结前者经验，取其精华，弃其糟粕，开拓更多的建设思路，用于积累，开阔视野，从而进行更深层次的研究，借助监理档案资料的帮助进一步研究出适合项目建设的最佳方案，从而为公路工程项目建设管理提供强有力的保障，使公路工程项目发挥最大的经济效益和社会效益。

（五）规范的监理档案资料能够进一步加强工程技术人员的相互交流。

在公路工程项目建设过程中，离不开广大工程技术人员的辛勤付出，技术人员的专业水平和执业能力，直接影响到工程项目的质量。公路监理档案是科学技术信息交流的枢纽之一，工程技术人员通过交流，不断总结经验教训，通过不断的学习，能够大大提高自身的专业技术知识和项目管理水平。通过科学技术信息交流，可以得到有用的信息，利用档案资料的信息，专业技术人员能够及时解决项目实施过程中出现的问题。因为在实际工作期间，你不知道会发生什么样的事情，因此，有效的将技术人员交流问题和监理档案资料结合起来，保证档案资料的完整性，确保面对棘手问题时不慌不忙的状态，为技术人员交流提供渠道，获得公路工程建设方面的新经验，从而进一步完善档案管理水平，进一步提高处理问题的实际能力。

（六）加强监理档案资料管理工作，提高档案管理人员的综合素质，能够进一步发挥档案资料在项目建设管理中的重要作用。

档案资料管理人员一定要有上进心和责任心，提高他们的综合素质，能够更好的提高档案资料的真实性和完整性。为确保各部门之间工作的顺利接轨，更好的运用档案资料，要求各部门的档案管理标准统一，进一步优化档案管理方式。通过进行电脑储存、搜索工具、目录查询等方式可以让公路决策者快速的了解监理档案资料管理，在短时间之内充分了解工程信息，作出准确的决策，进一步提高监理档案资料的利用效率。另外，充分调动公路管理者对科研工作积极性，大力支持档案管理工作，不断提高档案工作人员的积极性，使之全身心地投入到档案工作中去，使得档案资料与科研成果更好結合起来，保证科研资料的完整，进一步发挥档案资料在项目建设管理过程中的重要作用，推动公路建设又快又好发展。

四、结语

公路工程建设动态管理是一门很深的学问，监理档案资料的完善更是至关重要。完整的监理档案资料不仅可以很好的反映工程实体质量和工作质量，同时还可以直观反映项目建设顺利进行的程度，是监理工程师依据工程项目目标实施质量、进度、费用、安全、环保监理的基础性工作，是公路工程完工验收交付使用后维护、改建、扩建的重要依据，公路工程监理档案资料在今后的项目建设管理中将会发挥越来越重要的作用。

参考文献：

[1]《公路工程质量检验评定标准》JTG F80/1—2004

[2]《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）

[3]《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发[2010]382号）