试论电子文件对文书档案管理工作的影响及对策

叶擎　张麟

摘 要：现阶段，电子文件的应用越来越广泛，对其进行管理也变得更加重要。基于此，本文分析了电子文件对文书档案管理工作的影响，着重阐述了“双套制”的档案管理工作模式、加强电子文件的归档管理、电子文件的长期保存、转变档案管理人员的工作理念、电子文件的加密与还原、基于前端控制理论的电子文件管理这些电子文件的管理策略。

关键词：电子文件；文书档案管理；“双套制”管理

随着科学技术的发展，我国的文书档案管理工作也逐渐发生了转变。电子文件的使用对传统的文书档案管理工作造成了一定的影响。近些年来，企业办公的自动化和计算机的普及使用让电子文件成为了社会主流的文件传输与保管形式。这样的情况就使得对文件档案管理工作的方式进行改变和革新成了迫在眉睫的工作任务。

1 电子文件对于文书档案管理工作的影响

1.1 对档案原始记录的影响

档案的本质属性是资料的原始性记录，但是在电子文件中，填写的信息不一定是最原始的信息。电子文件由于其特殊的表现形式，所以有着可以随时更改并难以检测出更改痕迹的特点。接收到电子文件的人阅读的有可能是最原始的文件资料，但是也有可能是经过多人更改后的文件资料，这样无法反应出真实的情况。

同时，由于现代信息技术的发展，电子文件从起草到完成都在电脑上进行操作。在电子文件形成后，人们将其储存在电脑或者企业的数据库中，企业内的所有人都能对该电子文件进行下载、保存、读取与更改，这样的形式使得文件和档案之间的界限变得模糊[1]。

1.2 对档案管理归档的影响

电子文件的保存不同于传统的纸质文件，其归档工作更加复杂。电子文件保存在计算机上，需要在特定的技术环境中进行上传和保存工作。由于电子文件可以进行随时的更改的特点，制作电子文件的相关人员往往会忽视对其进行归档的工作。

同时，由于人们对计算机掌握的程度有差异，不熟悉计算机操作的人员不能很好的展开电子文件在计算机中归档的工作，不利于档案管理归档工作的良好展开。

1.3 对档案保存的影响

电子文件与传统的纸质文档案不同，在保管时是通过计算机来进行的。在进行纸质档案的保管中，需要对保管环境的温度、湿度、光线、灰尘等等因素进行控制。而电子文件的保存则需要计算机安全的技术支持，通过电脑备份、定期的病毒查杀等等，对电子文件进行保存。

同时，对于一些重要的电子文件，除了要在计算机中进行有效的保管外，还要打印成纸质档案进行保存。

2 基于電子文件的文书档案管理的工作策略

2.1 “双套制”的档案管理工作模式

“双套制”档案管理是随着电子文件的应用不断拓展而形成的一种新型的档案管理模式，主要是通过对档案文件进行“电子+纸质”两种形式相结合的保存方式来实现文书档案的管理。这样的方式能够有效消除电子文件对于档案原始记录的影响。“双套制”的档案管理能够实现即使对于电子文件中的信息进行更改，也能通过纸质档案的查找和对比进行文件信息的核对和原始信息的获取。纸质档案对于电子文件的信息真实度进行了约束和保证。

进行文书档案管理的相关工作人员要重视对于纸质档案的保存工作，在现阶段还无法解决电子文件更改痕迹的查阅的情况下，对于纸质档案的信息要更加重视。当然，对于电子文件的管理与归档工作也要加以重视，尽可能的实现“双套制”的档案管理模式。

2.2 加强电子文件的归档管理

加强电子文件的归档管理是消除电子文件对文书档案管理工作影响的最为直接的一种手段，可以通过提升档案管理工作人员的专业素养来进行。通过培养档案管理人员的专业技能，使其计算机的技能得到提升，对于电子文件的归档工作能够更好的展开。同时，对于已经归档的电子文件也要进行严格的管理，尤其是要重视对于其原始文件内容进行保存。可以利用将已经归档的电子文件的属性改成“只读性”的模式，防止电子文件的后期修改对于原始资料的破坏[2]。

2.3 电子文件的长期保存

电子文件的长期保存是文书档案管理中较为重要的一项工作，运用的技术和手段也更加多样。从理论上来说，由于电子文件以化学磁性材料为载体进行保存，并且在信息的获取中没有磨损，所以能够保存较长的时间。但是在实际的电子文件长期保存中，由于技术和计算机系统的原因，依旧存在着文件信息丢失的情况。比如，电子文件存储的硬盘由于计算机运行时的消耗而损坏，就会造成电子文件的丢失。电子文件存储的移动硬盘由于时间过长而有一定程度的损坏，造成电子文件信息的读取不完全等等。还有电脑病毒、黑客入侵等等问题都会造成电子文件的受损和丢失，降低了档案管理工作的安全性。

进行文书档案管理的工作人员可以通过多途径的电子文件备份和及时的电脑病毒查杀等工作的进行对电子文件的长期保存工作。同时，要对重要的电子文件进行纸质档案的转化并保存。通过定期和不定期的电子文件抽查工作对保存的电子文件进行信息的核对工作，对有读取错误或信息丢失的电子文件利用其它的文件备份或纸质文件的信息进行补充，并对该保存方式下所有的电子文件进行核对，防止电子文件保存的不完整。

2.4 转变档案管理人员的工作理念

随着文书档案管理工作发生变化，档案管理人员的工作理念也要同时进行转变。档案管理人员在提升自己的专业素养之外，还要在实际管理工作进行的时候对于档案管理的理念进行转变，尤其是在进行电子文件的管理工作中，要秉持着谨慎的工作态度，以文件信息的安全保护为工作的原则，展开相应的电子文件管理与信息读取的工作。例如，档案管理人员在查阅或核对电子文件的信息时，不得使用可以连接互联网的电脑进行，防止电子文件信息的泄露或是电脑病毒的侵入。尤其是对一些保密级别较高的电子文件更要以谨慎的工作态度进行管理。

2.5 电子文件的加密与还原

电子文件的信息加密是一项保护信息安全的有效技术。文书档案管理的工作人员可以利用电子文件的加密和还原对其进行安全性的管理。例如，哈希算法就是一种较为先进的加密技术，利用这种技术，能够实现对电子文件的完整性进行检测。

通过建立电子文件的加密等级，对其进行不同程度的加密处理与管理，能够帮助文书档案管理的工作人员更加有针对性的展开管理工作。电子文件的加密与还原是对文件中的原始信息进行保护，确保电子文件中的原始信息的价值得到最大程度的发挥。

2.6 基于前端控制理论的电子文件管理

被动的工作展开不如尽早的进行准备，“前端控制理论”在文书档案管理工作的运用主要就是通过主动展开文件档案搜集与保存工作来实现的。文书档案管理人员可以通过积极的收集纸质档文件档案、电子文件、音像文件或奖杯证书等进行归档，并对这些档案都按照“双套制”的档案管理模式进行保存。

3 结语

综上所述，电子文件对于文书档案管理工作有着一定的影响作用。通过展开“双套制”的档案管理工作模式、加强电子文件的归档管理、电子文件的长期保存、转变档案管理人员的工作理念、电子文件的加密与还原、基于前端控制理论的电子文件管理，有效消除了电子文件对于文书档案管理工作的影响，并实现了文书档案管理安全性的提升。

参考文献

[1]齐睿嘉.电子文件对档案管理工作的影响及对策[J].兰台世界，2016（04）：67-68.

[2]孙杨.电子文件对档案管理工作的影响及对策[J].中国管理信息化，2015，18（16）：222-223.