浅谈高校内部审计档案管理与利用

邓敬萍

摘 要：高校内部审计档案是高校档案的重要组成部分，本文从内部审计和档案管理的双重视角探讨了目前高校内部审计档案管理和利用中存在的问题，并在此基础上对加强高校内部审计档案管理和利用提出建议，以期对高校内部审计档案工作有所促进。

关键词：高校；内部审计档案；管理和利用

高校内部审计档案是记录审计项目的载体，是高校内部审计质量的直接反映。加强高校内部审计档案管理和利用对提高高校档案管理水平，促进和规范高校内部审计工作，发挥高校内部审计监督作用都具有重要意义。

1 高校内部审计档案的定义

高校内部审计档案是指高校内部审计机关在项目审计或者专项审计调查活动中直接形成的。以多种介质形式存在的具有保存价值的历史记录，是高校专业档案的重要组成部分。

伴随高校内部审计工作的发展，审计范围不断扩大，从财务收支审计向工程审计、经济责任审计、效益审计等方向发展，审计过程也从事后审计向全过程审计发展。在此过程中，内部审计档案数量和种类日益增加。按照审计项目类型划分，高校内部审计档案包括财务收支审计档案、工程建设审计档案、科研审计档案、经济责任审计档案、设备购置审计档案等多种类型。按照审计过程划分，分为立项阶段档案、实施阶段档案、终结阶段档案。按照审计档案的内容划分，分为结论类、证明类、立项类、备查类，按照《第2308号内部审计具体准则——审计档案工作》规定，审计档案应按照以上四种类型排列组卷。

2 高校内部审计档案管理和利用存在的问题

审计档案是审计程序、审计思路、审计步骤及审计方法的浓缩精华，既是审计项目的全面呈现，又是审计人员集体智慧的结晶。审计档案为其他审计项目提供参考和指导，为高校领导宏观决策提供准确的决策信息。但在实际工作中，部分高校审计机构仍存在“重业务轻档案”的思想，审计档案管理工作存在一系列问题。

2.1 对高校内部审计档案管理不够重视。

高校内部审计人员尤其是审计机构负责人对审计档案管理不重视，未按规定制定内部审计档案管理规章制度，工作过程中缺乏对审计档案的监督管理，内部审计人员尤其是审计项目负责人档案管理意识欠缺，审计项目进行过程中产生的档案如审计底稿等不及时归档甚至不归档，审计项目结束后审计档案不及时立卷，造成审计档案不完整，审计档案立卷质量不高等问题，极大的影响了档案的保存和利用价值。

2.2 高校内部审计档案管理不规范

《中华人民共和国档案法》、《内部审计基本准则》、《审计机关审计档案管理规定》等法律法规对高校内部审计档案管理进行了具体规范，对照规定，高校内部审计档案管理存在以下不规范之处。一是部分审计机构未按规定配备专（兼）职档案管理人员，审计档案管理责任不明确。二是已有审计档案管理人员大多為审计人员兼职，审计案卷整理不规范现象时有发生，如案卷内文件顺序排列混乱，出现文件底稿排在正文前面；证明性文件和立项性文件前后颠倒等现象。三是兼职档案管理人员缺乏管理好审计档案的责任心。出现部分案卷质量差及不按时立卷归档等现象。四是部分审计机构未配备符合要求的档案管理设备，存在审计档案立卷整理后保管不善现象。五是随着审计信息化的快速发展，审计档案电子化成为必然趋势。但目前多数高校内部审计机构没有指定电子档案管理制度，电子档案管理不规范。

2.3 高校内部审计档案开发利用有待提高

审计档案是一个审计项目最终成果的体现。如果能够有效地利用好内部审计档案，通常能起到事半功倍的效果。但实际工作中，高校内部审计档案利用率很低，主要有以下原因，一是根据《第2308号内部审计具体准则-审计档案工作》第三十八条规定“借阅审计档案，一般限定在内部审计机构内部”审计档案开放范围有所限制。二是高校内部审计人员普遍缺乏利用档案加强业务学习的意识。三是审计档案管理不规范。部分档案没有按照项目类型、年度等条件进行分类归档，部分高校纸质档案没有及时电子化，无法进行目录或全文检索，造成查找困难。四是开展内部审计档案编研的高校及相关编研成果都很少。

3 加强高校内部审计档案管理和利用的建议

3.1 提高对内部审计档案重要性的认识，加强内部审计档案质量管理

提高对审计档案的重视程度，是做好档案管理工作的前提。首先，领导重视是加强内部审计档案管理的前提。其次要积极营造重视档案工作的整体氛围，通过宣传督促、业务培训、考核评比等措施强化档案工作重要性。再次要强化责任，严格实行主审负责制，同时参审人员也要参与审计档案资料的收集整理，做到“主审负责，案结卷成”。审计档案质量的高低，反映内部审计业务工作质量的高低。

3.2 提高内部审计人员业务素质

高校内部审计档案管理是一项复杂繁琐、专业性强的工作，档案管理人员在精通审计知识的同时还需要具有档案管理知识，同时需要具有高度的责任心和事业心。高校内部审计机构应加强相关人员的业务培训，提高其档案管理水平，以适应现代社会内部审计档案管理的需求。同时应开展经常性的审计档案管理经验交流，邀请专业学者对本单位审计档案工作进行业务指导，开展档案理论研讨和案例分析，用先进的管理经验促进档案工作。要开展定期或不定期的审计档案质量检查，在检查中发现问题，纠正问题，解决问题。完善审计档案质量责任追究制度，从而促进审计档案质量的进一步提高。

3.3 提高档案管理条件，建立健全档案管理制度

《审计机关审计档案管理规定》第十七条规定“审计机关应当按照国家有关规定配置具有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫功能的专用、坚固的审计档案库房，配备必要的设施和设备。”高校内部审计机构应结合自身条件，建设各项软硬件设施，开发利用好内部审计档案资源。

建立健全高校内部审计档案管理制度。高校内部审计机构应该按照相关法律法规制度和管理办法，结合《高等学校档案实体分类法》和不同高校的档案工作流程规范，根据高校内部审计档案管理工作特征，制定高校内部审计档案管理制度；对内部审计档案管理和利用各个环节制定详细规定；制定完善的高校内部审计档案安全保密制度，明确内部审计人员在档案管理工作中的责任，以此确保高校内部审计档案管理工作的切实有效。

3.4 积极开展高校内部审计档案开发利用工作

档案利用是档案潜在价值的实现，档案管理的最终目的是发挥档案服务社会、服务人民的作用。因此，内部审计部门和档案管理部门应积极开展内部审计档案的开发利用。内部审计档案的开发和利用需要做好以下工作。一是应将审计档案按照项目年度、项目类型等关键因素进行归类整理，档案信息电子化，提高查询档案的效率及速度。二是对内部审计人员开展学习档案、利用档案教育，使审计人员在开展审计项目的过程中善于利用同类审计项目档案指导在审项目，提高审计成效。三是要加强内部审计档案的编研工作，将单纯的档案保管工作转向综合开发利用，对审计档案中的典型案例、审计经验等有价值信息进行综合整理和分析利用，为高校管理者提供决策依据，为审计人员提供学习参考，使审计档案发挥更大的价值。

4 总结

综上所述，高校内部审计档案是高校档案的重要组成部分，随着高校内部审计工作的发展，审计档案工作的重要性逐渐凸显。提高对高校内部审计档案工作的重视程度，规范高校内部审计档案管理，积极开展高校内部审计档案的开发和利用，有助于发挥高校内部审计档案的内在价值，更好的为高校发展和决策提供帮助和支持。

参考文献

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