信息时代档案管理工作面临的问题及对策

黄雅瑛

摘 要：随着科学技术的不断发展与进步，我国已经进入信息化时代。在档案管理工作中利用现代信息技术，实现档案管理的现代化，不仅给档案管理员带来了新的机遇，也使他们面临着新的挑战。因此，档案管理员要抓住机遇，积极应对挑战，加快档案管理的网络化与数字化，做好新形势下的档案管理工作。

关键词：信息时代；档案管理工作；面临的问题；对策

自从我国改革开放以来，国家的经济飞速发展，各种科学技术的发展也是日新月异。尤其是进入二十一世纪以来，经济的迅猛发展极大地推动了我国现代信息技术的进步，我国已经进入了信息化时代。信息化时代的标志就是信息传播的速度更加高效，信息量不断增大，导致知识的大爆炸。在信息时代，档案管理要跟上时代的步伐，及时采用现代化的档案管理系统，提升档案管理的工作效率。但是在现实生活中，我们在进行现代档案信息化管理工作时，经常受到各种因素的困扰，出现了诸多的问题。

1 信息时代档案管理工作的重要性

在传统的档案管理工作中，管理的档案大都是以纸质的形式存在为主。管理方式严重滞后，且工作量较大，给管理工作带来很大的阻碍。为了减少和避免在日常的管理和保存工作中出现档案受潮、被虫子侵蛀以及火灾事故的发生而导致档案资料的损毁，确保各种档案资料的安全和使用，档案管理部门投入了大量的人力物力和财力。除了保管的不易之外，纸质的档案资料在查阅方面难度更大，各种资料浩如大海且无法备份，使用起来十分不便。在进入信息时代之后，因现代信息技术的的快速发展和普及，档案管理逐渐走向现代化，变成了档案信息化管理，纸质档案转变为电子档案，这种转变，既能有效地解决各種档案资料的保存问题，提高了安全性，还极大地方便了档案资料的查找，充分地发挥了档案资料的作用，方便了人们的使用。由此可见，档案信息化管理的重要性。

2 信息时代档案管理工作面临的问题

2.1 管理软件缺少通用性

随着档案信息化管理的不断推进，各个档案管理部门都积极与现代信息技术部门接触，结合自身的特点，研制了自己的管理软件，实现了档案管理的现代化。但从整体的档案管理工作角度而言，同一部门在不同类别的档案管理软件都不相同，只适合单一类型的档案管理工作，与其他类型的档案软件无法兼容，无法做到档案资料的共享，人们在上网查找资料时，往往要查一个问题就要登录好几个网站才能获得，对查找工作不利，也对我国档案管理现代化的发展不利。

2.2 档案信息化管理标准不规范

档案信息化管理应该施行统一的管理规范，注重档案的信息化和实用化，才能实现其本身的作用最大化。但是从眼下的档案管理工作来看，因其受各种内外因素的束缚，明显存在着管理不规范，没有统一标准的问题。除此以外，相关部门也没有制定统一的、规范的管理标准，阻碍了档案信息化管理工作。

2.3 档案信息化管理的安全性、保密性较差

各个地方使用的档案信息化管理系统，大都是使用用户登录验证和密码登录这种双重保护来进行系统的安全防范，这种管理系统过于简陋，虽然能方便工作人员办公，却容易造成密码泄露，导致不法分子利用黑客技术肆意进入系统，蓄意仿造或攥改原始的档案电子版资料，造成资料信息的失真，或是散布恶性病毒，这两方面都严重地威胁到了电子档案资料的安全使用，也会给相关的企业或部门造成巨大的损失。

2.4 缺乏完善的法律法规

从新中国建立以来，我国针对档案管理方面制定并颁布了不少的法律法规，但这些大都是应对传统的纸质时代的档案管理工作，针对新形势下的档案信息化管理的法律法规还没有进一步的完善，因此，有关部门要加强这方面的法律法规的建设，及早制定并颁布详细的、完善的法律法规，为新时期新形势下的现代化档案管理工作提供相应的法律依据。

3 应对信息时代档案管理工作问题的对策

3.1 更新软件程序，实现软件的兼容

在信息时代，档案管理部门要及时联系信息部门，加强双方的合作，采用最新的信息技术，即使对档案管理软件进行更新换代，进一步优化和加强档案管理软件的程序，实现与其他软件的兼容，从而达到档案资源共享的目的，彻底实现档案资料、资源在相关企业和部门中的价值最大化。所以，档案管理部门必须加强自身的建设，及时与信息部门联系，引进当前最先进的信息技术，对本单位的档案管理软件进行更新换代，达到软件系统的自动化和智能化，从根本上提高档案信息、资料查找的效率。比如，档案管理部门在保管档案资料和信息时，可以利用现代信息管理系统、CAD/CAM系统、资源管理系统以及ERP系统等，优化本部门的管理软件，通过运用现代信息技术自动识别档案的类别，将其分为文字类和图像类，分别存储到对应的信息库里，实现软件之间的兼容，然后在通过网络平台把各种档案资料、信息传输到云端信息库保管，从而实现档案资源、信息的长距离、无障碍共享，提高查找的效率。

3.2 统一档案信息化管理标准

在实际工作中，随着科技的不断发展，不断进步，以及档案的管理方法不断更新、完善与各单位各部门管理水平的不断提升，必须统一档案信息化的管理标准，建立健全与其相关的各项规章制度，统一制定并贯彻落实档案管理的相关细则，从而实现我国档案信息化管理标准的统一。

3.3 提高档案管理工作人员使用权限的安全性、保密性

从古自今，我国保存完好的信息资源多种多样，尤其是新中国建立以来，在国家的大力倡导下，各种信息资源更是浩如繁星，数不胜数，这些信息资料对我国十分重要。而作为信息资源重要组成部分的档案资料，对我国的政治建设、经济建设和发展更是具有不可替代的作用。因此，在信息时代的档案管理工作中，必须要提升档案管理权限的保密性和安全性，以免权限丢失，造成严重的后果。所以，相关部门必须联合现代信息技术高手，想方设法提升档案信息化管理人员在使用的权限方面的安全性，尽量做到隔离计算机的内网和外网，促使本单位网络独立化。同时，管理人员本身也必须及时更新自身的管理观念，提高网络安全防范意识，加强自身权限的保密性，避免不法分子借用自身的权限入侵系统，恶意篡改和窃取电脑中的档案信息。另外，上级管理部门也要加强监管，强化对管理人员的用户名登录和密码钥匙的验证监管，随时可以通过监控计算机的网络系统，查看、检验登陆人员的信息，以此来确保管理权限的安全性和保密性。此外，档案管理部门还应做好档案资料、信息的备份工作，并定期对其检查、更新，以防止档案信息资料在来回使用中不小心被格式化，提高使用的安全。尽量隔离计算机的内网和外网。

3.4 建立完善有关的法律法规

在当前，建立新时期新形势下的档案管理方面的完善的法律和法规，能够保障档案信息化管理的安全性能，提升档案的合理利用率。所以，有关部门应尽快建立健全信息时代的档案管理的法律法规，为我国的档案管理现代化、信息化提供相应的法律依据，以满足新时期新形势对档案管理工作的要求。

4 结语

在当前，档案管理工作直接关系到我国的政治建设、经济建设和发展，随着我国进入信息化时代，信息时代的档案管理部门应该及时转变自身的管理观念，联手现代信息部门，加强档案管理的信息化建设，制定统一的信息时代档案管理标准，建立健全相关的法律法规，提高档案管理工作人员在使用权限上的安全性和保密性，从而实现我国档案管理的现代化、信息化。

参考文献

[1]张在奎.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国集体经济 2017（12）.

[2]向雯.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].卷宗2017（2）.