提升企业办公室管理工作的措施分析

杨勇

【摘要】办公室作为企业运营的中转枢纽，起着协调各部门的重要作用，但是当下诸多企业中办公室管理存在着问题，直接影响到企业的整体工作效率。因此针对办公室出现的问题进行及时的调整变的刻不容缓。因此企业应该重视办公室管理工作，与时俱进，不断摸索，完善优化办公室管理工作，增强企业的核心竞争力，提高企业管理水平，促进企业效益的提升。

【关键词】现代企业 办公室管理 作用 措施

一、现代企业办公室管理工作的意义与作用

企业的长远发展，离不开日常中细节的管理，尤其是对于办公室工作的管理，能够在一定程度上外化为一个企业内部竞争实力。现代企业的竞争日益激烈，企业的任何决策，若没有得到良好的实施，很有可能造成不必要的损失。企业的决策由企业各个办公室来完成闭，因此，加强现代企业办公室管理工作具有重要意义，其意义主要包括两方面，第一，办公室管理能够有效促进信息交流。办公室管理工作承担着信息传递的工作任务，是上下级之间沟通的媒介，有时还具有一定的参谋权利，给予上级一些建议，从而促进整体与局部之间的有效协调。第二，办公室管理具有一定的参与权利，能够提高管理者决策制定的准确性，并且高效地执行决策，促进企业问题的顺利解决。

办公室的有效、高质量的管理可以极大地提高企业在当今日益竞争激烈的市场下的竞争力，保障企业快速稳定发展。办公室管理的目的就是保障企业内各项工作的顺利进行，其作用主要有以下几方面：承上启下的连接作用、决策规划的参谋作用、平衡各项工作的协调作用以及窗口服务作用等。承上启下即连接决策、指挥以及执行部门，保证日常工作能够顺利地进行，对上给予决策层帮助，对下起到疏导作用；在企业领導进行企业的规划以及决策的时候，办公室可以提供完整真实数据信息以供领导参考，另外办公室还需要针对企业的发展现状或者存在隐患从而提出建设性意见；办公室对各部门之间进行整体掌握，协调各项工作，在保证企业的效益下，提高各部门的工作效率，减少不必要的资源浪费；办公室作为企业对外交流的窗口，需要提高公关能力，搞好外部关系。

二、现代企业办公室管理工作中出现的问题

（1）现代企业办公室管理制度不规范。市场不断扩大，经济在飞速的发展中，为了提高企业的效益，许多企业不断出台各种措施，意图进行扩大化的生产，并且让工作效率能够有效提高，例如，有的企业会购买先进的大型设备，以提高生产效率，有的企业在生产中不断扩招工人，提高生产，这些都是企业发展中进行的各项决策，但是，许多企业在进行决策时，在办公室管理上却还是运用传统的制度，这样的话，就会造成现代企业办公室管理中逐渐出现许多问题。例如，扩大生产后会出现新的问题，但是办公室管理却由于没有规范化的管理制度不能进行有效的管理，会造成办公室管理工作的水平和效率不断下降，问题不能有效解决，严重影响企业的形象，而且会造成企业管理中不断增加对人力物力的投入，造成这样的问题主要原因是由于现代企业办公室管理制度不能做到有效的科学规范性。所以，现代企业要重视办公室管理制度，并不断进行完善和优化，实现现代企业的高效运营和发展。

（2）现代企业办公室管理工作上，操作能力需要有效提高。现代企业办公室管理工作相对其他管理工作复杂，这样的复杂程度要求现代办公室管理人员在工作中要具备耐心、细心和责任心，认真进行每一项工作，保证工作的正确性，因为一旦办公室管理工作中的某一个环节出现问题，就容易造成整体性的失误，出现这样的事情，其他办公室工作人员的认真工作不能得到有效认同，领导会进行惩罚，公司中其他的同事还会抱怨，导致办公室人员出现一定程度的消极心理，这样的阴影会一直伴随着工作，极大程度上影响工作效率的提高，甚至影响工作的不断落实和开展。这样问题的出现，要求企业必须进行有效的创新和改革，提高办公室工作人员知识素养和综合能力以及一定的心理承受能力，满足当前企业发展中对办公室管理工作的需求，提高工作效率，促进企业发展。

（3）管理思想并不能有效实现与时俱进。改革开放后，我国社会主义市场经济不断发展，外来的管理模式和管理制度不断冲击着中国企业传统的管理模式和管理制度，在不断的发展中，企业逐渐认识到了管理中隐藏的问题和在某些方面管理上的不足，在有效吸收先进的管理经验和学习先进的管理制度后，企业对管理制度和管理模式进行了有效的完善，现代企业的办公室管理也得到了一定程度上的发展，然而，这样的改变却不能实现企业长足的发展，因为企业在进行改革和创新时，还保持着传统的管理思想，在思想上并没有进行有效的改变，在学习之后，未认真分析和研究传统管理思想中存在的不足，长此以往，会造成企业管理制度不能有效落实，并且，传统的管理思想并不能完全使用现代化企业的生产和发展节奏，传统的办公室管理理念会让办公室管理工作逐渐落后于生产，无法让企业实现长足稳定的生产和经营。

三、以有效措施促进办公室管理工作的发展

（1）科学合理利用人力资源。现代企业办公室管理工作的正常开展，不但需要公司规章制度作为其重要的前提保证，而且也要对办公室员工所能够发挥的作用给与充分的肯定和足够的重视。只有办公室人员大胆设想，大胆创新，才能突破传统管理理念和管理方式的束缚，才能形成有效的以人为中心，和企业自身特点相吻合的现代企业办公室管理工作方法，进而将企业的管理方法和生产经营有效结合起来，实现企业长远管理，形成一个适合企业发展的管理战略。只有充分利用企业人力资源，科学合理的调整人力资源配置，让员工在企业中找到自己的位置，发挥个人潜能，才能充分发挥个人的主观能动性，从而使员工与企业融为一体，真正增强现代企业的核心竞争力。

（2）通过各种手段提高办公室管理工作人员的综合素质能力。在现代企业中，为了避免办公室工作人员不能完全胜任现代化办公室工作，必须通过各种方式提高他们的综合素质，促进办公室人员具备更加全面的知识和素质，保证工作正常进行的同时，提高工作效率，有效适应现代化企业生产管理中的各项任务，为企业节省各种资源的投入，建立企业良好的外部形象，促进企业的发展。在这方面，中铁建企业作为现代化企业，其办公室管理中的工作人员素质，在采取各种措施后，办公室工作人员的素质以及工作能力得到了有效的提高。提升办公室工作人员素质和工作能力上，主要的措施是通过建立完善的考评制度促进工作人员不断进行学习，这是第一点措施。第二点，在办公室管理中，相关领导要重视办公室管理工作，并提拔优秀的工作人员进行公费学习和深造等，这样也能够起到示范带头的作用，促进办公室工作人员积极学习。第三，完善和健全奖励和惩罚机制，对工作认真负责的工作人员要给予一定的鼓励，在工作中不谨慎不认真的工作人员要进行相应的惩罚，但是奖惩机制要保证公平性，这样才能够让办公室工作在健康的环境中运行，保持企业发展的良好氛围。

（3）完善内部管理制度，构建科学化的办公室管理系统。在时代的发展中，现代化市场经济不断发展，作为现代化企业应该重视企业内部的办公室管理水平和管理制度，在结合实际发展的情况下，完善办公室内部的管理运行机制，让其保持科学性，并且能够具备较高的效率以及规范的特点。完善的内部管理制度，科学化的办公室管理系统，能够让办公室工作人员在面对工作时，有其科学化的理论依据，这样做在一定程度上确保了办公室管理工作的规范化和信息的及时。完善内部管理制度，首先在面对事物性工作时，就要有效优化其中的环节，并且每个环节在进行的过程中，都有内部制度的支持，做到工作上有法可依，如果办公室管理工作中出现冗员的情况，就要及时进行调整，反之，则要落实责任制度，把工作落实到办公室每个工作人员的身上，避免出现推诿工作以及推卸责任的情况，让工作能够良好地进行。例如，某企业的办公室管理工作人员非常少，该企业在进行有效的考察后，逐渐建立了目标考核制度，工作结果考核制度，并且细化了各项工作需要达到的标准，建立了相当完善的工作过程监督小组以及相应的监督制度，这样虽然办公室工作量很大，但是在进行有效的管理和内部制度优化后，在工作上不会出现失误，保证工作的效率和质量。

（4）树立以人为本思想，提高各部门之间的沟通和协调能力，提高企业职员的工作积极性。办公室管理的主体在于公司职员，同时办公室中工作人员也属于管理范围，因此企业应该树立以人为本的管理理念，而办公室也需要进行人事改革，激发工作人员的工作激情，充分调动工作人员的主观能动性，增强办公室内凝聚力。办公室管理实行人性化管理，为员工服务，尽力解决职员的各种问题，减少公司职员的忧虑，在企业中营造温暖轻松的氛围，使职员全身心地投入到工作当中。在企业管理思想中，现代企业应该对思想观念进行有效的更新，这样才能保证企业先进的制度和管理模式能够一直促进办公室管理工作效率不断提高。在管理上首先应该改变传统的管理思想，确立企业中以人为本的管理思想，认真听取企业中办公室工作人员以及企业管理人员的意见，对企业的工作进行有效的了解和改革。第二，进行柔性化管理，让办公室工作人员自主维护公司的形象和公司的各项制度，在管理中，凝聚公司中所有员工的力量，让企业的现代化制度和管理模式不断推进，保证实现现代企业办公室管理工作的优化和完善，促进企业的发展。