机关事业单位档案管理工作几点思考

摘 要：随着机关事业单位管理工作改革的不断深入，与单位发展、人员任用息息相关的档案管理工作也在不断的改进。当前的机关事业单位档案管理中，由于陈旧的档案管理理念影响、传统的管理方式和手段比较落后，同时也缺乏高层次的复合性人才，导致工作效率不高，这是档案规范化管理急需解决的问题。

关键词：档案管理；队伍建设；信息安全

为了全面提高机关事业单位档案管理系统化、标准化、规范化建设，使之更好地为机关事业单位工作和社会服务，根据当前档案管理工作发展趋势，特提出几点思考：

一、注重档案材料的收集和整理，把好质量关

档案文件作为各种社会活动的伴生物，其产生和形成具有明显的分散性特点，所以必须在调查研究基础上，科学地分析和预测其形成、使用、管理的规律和特点，才能做好档案的收集工作。同时，档案的收集工作，必须根据各级各类档案馆（室）的收集档案范围来进行，不能违反国家规定，擅自收集不属于本馆（室）收集工作范围的档案，以保证收集工作能够有目的、有重点的进行。

1、做好收集基础文件材料工作，不断提高档案管理水平。一是做好收文登记工作。文秘档案工作人员要严格登记手续，防止出现遗漏现象，要保证档案资料准确、科学、及时；二是做好年度计划工作。要主动了解熟悉单位的年度工作计划，弄清一年内完成的工作，加强前期控制措施，按照计划查询催收有关文件材料；三是做好盖章用印工作。凡是需要加盖印章的文件，盖章后即留足份数归档，以免事后再去催收；四是做好临时性大型活动，主动收集有关文件及影像等各种载体材料，保证资料收集工作多元化。

2、做好归档立卷的文件资料。做好收集工作建立健全归档制度，是做好机关事业单位档案收集工作的一项重要措施，抓好平时收集，则是保证归档制度落实的有效办法，需要我们在日常工作中，负责档案工作的同志要协助文秘部门做好文书处理工作，随时将办理完毕的文件进行收集整理，放在根据《案卷目录》有关条款设立的卷夹内，有条理、分类别的管理起来，年终或年初再做些必要的复查和调整，即可正式立卷。这样做可以把大量的收集、整理等工作放在平时进行，既有利于把文件资料收集齐全完整，防止丢失和遗漏，便于查找和利用，保证档案收集工作的针对性和及时性，可以节省人力和时间，确保案卷质量，避免年终突击立卷归档。

3、做好档案整理工作。收集起来的大量档案，内容十分复杂，如果不加以条理化和系统化，它们只不过是一堆零乱的材料。所谓档案整理，就是对收集来的大量零散文件材料进行科学分类，重新进行排列组合，重新进行编目，使之档案管理系统起来。档案的整理，不仅为档案的利用创造方便条件，而且也为整个档案管理工作奠定良好的基础。在档案管理的诸多环节中，收集工作是起点，提供利用是目的，而档案的整理则是起到承上启下的关键环节。收集或征集来的档案资料，经过档案整理这个环节，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量，对档案收集工作有一定的促进作用。档案在整理过程中，往往是与档案价值的鉴定工作相结合进行，而鉴定档案的价值和划分档案的保管期限，必须对档案进行全面的考察和仔细认真的分析，只有经过系统整理的档案，才能提供这样的可能性。经过整理后的案卷，是档案保管、统计、检查的具体工作对象和基本单位，致使编制档案检索工具与编写参考资料有了主要依据。因此，档案整理工作对于充分发挥档案作用，实现档案工作的目的，奠定档案管理工作的基础，具有重要的意义。

二、深化档案管理工作

1、建立健全档案资料的归档制度。归档是办理完毕的文件经系统整理后归档案室保存的过程。在我国“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度。《中华人民共和国档案法》第10条规定：对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。文书立卷归档是文书部门的任务，它是文书工作的终点，又是档案工作的起点。实践经验证明，没有归档制度，或者归档制度不健全，就不可能有完整的档案，也就没有健全的档案工作。因为档案是由各种文件材料转化而来的，文件材料转化为档案一般又是通过“归档”来实现的。所以，建立和健全归档制度是非常重要的，它不仅能够确保档案室有连续不断的档案来源，为开展各项业务工作提供便利条件，而且也是为国家积累档案财富的重要保证。所以建立健全文件资料的归档制度是实现科学化管理的重要前提和基础，要做好归档工作就应形成制度，明确职责，落实到人。

2、做好档案资料的组卷工作。要做好组卷工作应注意以下问题：（1）一个案卷内的文件材料应是一个类别的全部材料，并应形成顺序进行组卷。（2）如果文件材料繁多，应将最能反映工作概况的文件排放在全部案卷之首。（3）案卷要美观、整齐、清洁和干净。（4）卷内文件应保持有机联系，划定保管期限，对影像资料要组卷保管，档号要与相关案卷操持一致。（5）对破损的要加以裱糊完整，拆除文件中的订书钉等金属品，达到维持原状、分类明确、装订齐整。（6）案卷要加装封面，封面的标题应准确揭示出卷内文件材料的内容。

3、建立符合标准的库房。库房要有足够的面积，开间大小适当，屋顶要绝对防止雨雪渗漏，并具有良好的隔热性能；库房的墙壁应坚固耐久，并具有隔热、防湿、防尘的性能；库房的地面要具有坚固性与耐久性，防水防潮效能要好；库房门窗应紧密、牢固、防火，窗户应具有防强光与防风沙的功能。同时，库房的温、湿度也是直接影响档案“自然寿命”的环境因素，据有关研究结果表明，较为适宜的库房温度应在14℃—20℃之间，相对湿度应在50%—65%之间。

三、正确处理好档案开发利用和保密的关系。档案工作是服务性工作，它为服务者在工作上提供便利。同时档案的利用和保密关系问题，在提供利用工作中表现得最为突出，应特别注意解决好。开发利用档案不是将档案资料大撒手，而是要限制在一定范围内。既要防止怕失密而“固步自封”，又要防止变成“超级市场”而有求必应，使档案处于无密可保。这就要求我们在实际工作中要以《保密法》和上级国家保密部门的要求为依据，结合本单位档案内部和密级程度，建立健全必要的查阅制度，坚持必要的利用手段，使利用和保密达到完善与统一。档案在什么情况下提供利用，给谁提供利用，以什么方式提供利用，在什么情况下需要保密，范围多大，什么情况下解密等，都要服从党和国家的利益，在这个总的前提下，依据党的方针政策为标准，把二者统一起来。凡是档案提供利用经济发展、促进安定团结和社会主义现代化建设就积极大胆地提供利用，反之则应注意保密。在具体处理提供利用和保密的关系时，要深入审查档案内容，根据时间的推移、地点和条件的变化，调整档案的密级，逐步扩大利用范围，减少烦琐的审批手续，方便利用者。

四、做好档案管理工作应着重培养档案工作者的敬业精神。一是要具备爱岗敬业的无私奉献精神。档案工作是保护和提供档案信息为社会服务的工作，是一种默默无闻、专为他人“铺路搭桥”做嫁妆的行业，档案工作是不大为人所知的职业，但又是社会主义事业不可缺少的行业，所以要求档案工作者要具备爱岗敬业无私奉献精神。二是要具備全心全意为人民服务的精神。档案工作是服务性工作，在接待查阅档案的人员时，要注意工作态度，努力做到工作上积极主动，态度诚恳热情，及时、准确地为他们提供资料，不能满足的要耐心解释。三是要具备开拓进取勇于创新的精神。档案工作者不能只是“抱残守缺”。新时代下，我们档案工作者要以党的十九大精神为引领，要有积极向上的进取精神。档案工作是一笔宝贵财富，蕴藏着丰富的宝藏，需要档案工作者去发掘，档案学理论的发展更需要档案工作者去研究、探索和充实。

随着我国经济的发展，档案管理工作也必将面临更大的挑战，而对于目前我国的档案管理工作或多或少都还存在这样那样的一些问题，这就需要相关单位部门充分重视档案管理工作，虽然它没有直接的经济利益那么明显，但其作用是不能忽视的。新时代当下，加强档案管理工作是国家经济建设和社会发展的需要，档案管理工作必须要与时俱进，要紧密联系新时代档案管理工作的需求和要求，并结合单位的实际情况，培养高素质复合性人才，做好档案管理工作，从而促进本单位的发展，促进新时代档案管理工作的进步。

参考文献

[1]中国人民大学出版社《档案管理学》，作者：陈智为、邓绍兴、刘越男编著

作者简介

李秋菊（1980-），女，汉族，中共中央党校函授学院毕业，现任黑龙江省绥化市北林区地方志编纂办公室档案管理员，主要从事地方志编纂和档案管理工作。