数字化时代档案的知识服务工作

梁韵

摘 要：知识服务是一个较为新颖的课题， 顺应时代发展潮流、应对市场竞争压力、解决当前企业档案工作困惑的需要。本文简要阐述了档案知识服务的概况，对其构建框架与流程的实现提出分析探讨，希望推动档案信息资源重构，实现面向用户需求的档案知识发现和知识服务的过程。

关键词：信息技术；知识服务；档案服务

随着信息社会的日趋发展，档案管理也进入了信息化时代，知识经济时代，传统的信息服务已不能满足档案管理对信息的需求，新兴的知识服务逐渐被人们所广泛关注，这是以编码化知识管理模式、档案后保管范式为指导，以用户为中心、以需求为导向，通过档案知识积累、档案知识评价、档案知识组织、档案知识服务，以及相应企业文化营造、人力资源管理、组织制度建设、信息技术运用，满足用户对档案信息、知识的需求，从而支持企业业务运转，推动企业战略落实，档案管理工作由信息服务向知识服务转变成为必由之路。

1 档案知识服务的提出

信息融合是综合利用多种信息处理技术，对多源信息资源进行加工和协同利用，使不同形式的信息相互补充，以获得对同一事物或目标更客观、更本质认识的过程。信息融合借助加权平均法、卡尔曼滤波、贝叶斯估计法和基于神经网络、模糊逻辑、距离熵、随机理论等融合算法，在聚类分析、数据关联、本体构建、语义分析、数据挖掘等技术的支持下，对多源、多模态信息进行综合处理，将大量多源、异构、动态、碎片化、不确定及稀疏的数据源、信息源、知识源相融合，挖掘出隐含的、有价值的、尚未被发现的新知识。信息融合在多源信息处理和深层知识发现方面具有一定的优势，已被广泛应用于农业知识服务、数字参考咨询知识融合、集群知识融合与创新、知识库构建等具体领域。

结合信息融合与档案知识服务的相关理论，是借助信息融合的理念和技术，对档案信息资源、用户需求信息等进行综合处理与协同利用，推动档案信息资源在数据层面的关联和知识层面的重构，实现面向用户需求的档案知识发现和知识服务的过程。具体来讲，基于信息融合的档案知识服务，首先借助信息整合、信息聚类、关联分析等信息融合技术，对多源异构的档案信息资源进行协同开发，挖掘和发现其蕴含的知识要素，形成档案知识空间，实现档案信息资源的融合；其次，对分散多元的用户需求信息进行获取、组织和分析，构建用户需求模型，揭示用户档案知识需求的特征、偏好和趋势等，实现用户需求信息的融合；最后，将基于档案信息资源融合的档案知识空间和基于用户需求信息融合的用户需求模型进行匹配，实现档案知识服务的应用融合，推动面向需求的档案知识服务的发展。

2 档案知识服务的框架构建

档案知识服务的实质是通过采集、整合、挖掘档案信息资源，为用户提供知识内容和问题解决方案。可以看出，档案知识服务主要由档案知识发现、用户需求揭示和档案知识服务提供三个核心要素组成。

其中，档案信息资源是档案知识发现的资源基础，代表着档案知识服务的资源供给；用户需求信息是知识需求揭示的重要依据，代表着档案知识服务的社会需求；档案信息资源融合是对档案信息资源的再组织，是档案知识发现的重要手段，其结果是形成档案知识空间；用户需求信息融合是对用户需求信息进行综合处理，揭示用户的档案知识需求，其结果是形成用户需求模型；档案知识服务应用融合是在档案信息资源融合和用户需求信息融合的基础上，以社会需求为导向、以资源供给为基础、以实际应用为依据进行的二次融合，其结果是形成档案知识内容和问题解决方案；多源信息获取、信息综合处理、信息融合、档案知识服务四个环节，是基于信息融合的档案知识服务实现的具体流程；档案知识服务是整个框架的出发点和落脚点，通过一定的方式将档案知识服务应用融合形成的档案知识内容和问题解决方案提供给档案用户，满足档案用户的知识需求。如图1所示。

3 档案知识服务的实现流程

3.1 多源信息获取

3.1.1 档案信息资源获取

档案信息资源获取就是结合我国档案事业体制条块分割的现状和档案信息资源存在形态的发展趋势，通过机制体制的设计、技术方法的应用等多种方式，对多源异构的档案信息资源进行汇集，形成档案信息资源集合。

3.1.2 用户需求信息获取网络环境下档案用户的活动

空间、分布特征及利用需求都发生了极大的变化。档案用户的泛在性及需求的多元性，增加了档案机构进行用户需求信息获取、用户需求研究和档案知识服务的难度。根据档案知识服务对象性质的不同，档案知识服务可大致划分为面向党政机构和面向社会公众两种类型。从目前档案知识服务的实际来看，面向党政机构的档案知识服务占据主导地位，面向社会公众的档案知识服务处于从属地位，但对于社会公众档案知识服务的潜在需求也需要给予重视。为党政机构提供档案知识服务是档案机构工作的重要内容，在长期的档案知识服务过程中形成了关于党政机构档案知识需求的系统信息记录，可将这一部分需求信息进行收集、整理、开发和存储，构建档案需求信息数据库；而社会公众的档案知识需求，表现得较为零碎和分散，这一部分档案需求信息的获取难度较大，但可通过收集用户在档案服务平台上的检索记录和浏览足迹等信息，开展档案用户需求调查、鼓励用户利用社交媒体进行档案需求表达等方式，获取社会公众的相关需求信息，并将其补充到前述档案需求信息数据库中。

3.2 信息综合处理

3.2.1 檔案信息资源综合处理

档案信息资源综合处理的目的，是为档案信息资源融合以及档案知识管理系统、档案知识库等档案知识空间的构建，提供有序化、综合性的信息资源。档案信息资源综合处理就需要针对档案信息资源多源、多结构、多模态等特点，利用数据归一、数据映射、异构数据加权、数据过滤等方式对档案信息资源进行数据预处理，规范档案信息资源的描述和组织方式。

3.2.2 用户需求信息综合处理

用户需求信息综合处理的目的，是对用户需求信息的特征进行抽取、组织和关联，构建用户需求模型。

3.3 信息融合

3.3.1 档案信息资源融合

经过对档案信息资源的综合处理，已经初步形成档案知识化利用的资源支撑体系。在档案信息融合阶段，更加注重利用多种信息技术对档案信息资源进行多方面、多层次的综合处理，促进档案信息资源的协同利用、知识重构和知识发现。在协同利用方面，围绕特定的档案知识服务内容，通过档案信息资源的聚类和关联，实现多源档案信息资源的相互补充和印证，提高档案知识挖掘和服务的精确性与完整性；在知识重构方面，利用聚类分析、知识关联、知识聚合等方法，对在内容、特征、属性等方面具有关联关系的档案信息资源进行知识化组织，形成围绕服务主题的各类档案知识类型和档案知识网络；在知识发现方面，借助数据挖掘、语义分析等信息技术，挖掘档案信息资源蕴含的深层次的知识因子和价值要素，构建档案知识空间。

3.3.2 用户需求信息融合

用户需求信息融合在信息融合思想和信息处理流程方面，与档案信息资源融合具有很大的一致性，相关技术处理手段就不再累述。相对而言，用户需求信息融合的侧重点主要集中在如何在用户需求特征向量空间的支持下，准确地抽取和揭示用户需求的内容、特点等信息，并通过用户需求信息的组织和建模，构建能够反映用户需求主题、需求层次、需求领域等的用户需求模型。用户需求模型是有效开展档案知识服务的重要依据，可以为档案知识服务方案的制定和策略的实施提供指引，改善当前档案知识服务目标不明确、内容不清晰的状况。

3.3.3 档案知识服务应用融合

在一定的规则支持下，通过档案知识空间与用户需求模型的对接和匹配，建立起档案知识与用户需求的数据关联，并围绕用户需求进行档案知识要素的抽取、聚类、挖掘和知识方案的生成，实现档案知识服务的应用融合，进而实现了用户需求引导下的档案知识开发与服务，推动了档案用户需求与档案信息资源供给之间的良性互动，提升档案知识服务的效能。

3.4 档案知识服务

通过信息融合，档案信息资源在数据层面改变了以往相互孤立的状态，在知识层面形成了较为完整的档案知识体系，为档案知识服务的开展提供了更为充分的条件。这就需要进一步创新档案知识服务的模式，优化档案知识服务的内容，完善档案知识服务的策略，以提升档案知识服务能力。在档案知识服务模式创新方面，目前已经形成了基于新兴技术的个性化档案知识服务模式、基于内容管理与开发的档案知识服务模式、基于流程优化的全方位档案知识服务模式和依托管理机制的档案知识服务模式等四种模式，为基于信息融合的档案知识服务模式的创新提供了重要借鉴。这就要求在综合分析不同模式优缺点和适用性的基础上，结合具体的需求环境和服务场景，探索基于信息融合的檔案知识服务的应用问题；在档案知识服务内容优化方面，可利用基于信息融合的档案知识服务在档案用户需求与档案信息资源融合方面的优势，根据用户需求模型发掘出的常规性需求提供结构化档案知识服务，也可以根据不同用户的个性化需求提供即时性档案知识服务；在档案知识服务策略完善方面，通过构建档案知识库、档案知识管理系统、档案知识服务平台等，提供档案知识问答、档案知识检索、档案知识导航、档案知识推送等自助式档案知识服务，或档案知识制定、档案知识决策支持等协助式档案知识服务。

4 总结

时代在不断进步，档案工作职能变化明显，档案作用也不再是单纯的信息存储，档案工作的重心发生了改变，档案人员的工作的重点由实体管理逐步向信息管理以及知识管理的方向转变，通过对档案馆知识服务的研究，探索档案馆多样化、个性化、专业化的知识服务模式与方法，使档案馆成为新型的公共信息服务机构和公共文化服务机构，从而开拓档案馆的发展空间，从而实现档案馆发展的新跨越。

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