浅谈信息化技术在档案收集管理中的应用

林才女

摘 要，信息时代背景下，信息技术的应用及融合范围在逐渐加深，档案收集也应该加速与其融合度。因为受到管理模式的制约，致使传统形式的档案管理已经不能满足现阶段档案收集发展的需求，因此只有更加科学合理的利用信息技术，才能从根本上提升档案管理水平。文章阐述档案收集管理工作中信息技术的应用，希望推动档案收集管理水平提升。

关键词：信息化技术；档案收集管理；应用

近年来，随着各行业之间的不断发展进步，行业规模的不断扩大，纸质的档案越来越多，占据的空间也就越大，给工作人员管理带来不便，这样的纸质档案已经跟不上社会的发展步伐，所以，我们需要把信息化技术应用到档案管理中，更好便捷、科学、有效地做好档案管理工作，进一步提升档案管理水平。

1 信息技术在档案管理中的必要性

首先，提升了档案管理工作的实效性。以往档案收集和整理大多是纸质的，整理起来难度大、较繁琐，大部分都是纯手工的管理方法，在具体的操作过程中不但效率较低、归类不细化、档案文件易丢失，同时还会出现一些不必要的失误，在档案的保存和以后的查找方面也十分不方便，增加管理工作的难度及强度。加之在档案进行管理中，大量的使用人力，会增加资金的消耗，这样所获得的效果就十分不理想。而信息技术的应用就不同了，它可以将以往传统、繁杂的档案管理进行简化，方便检索，提升后续查找、使用的便捷，大大提高了档案管理的实效性。

其次，能够充分的共享信息资源。之前的档案以是纸质为主，如果我们需要进行资源交换或者交流时，就需要携带太多的文件出去，这样做就消耗太多的人力财力。而信息交流时，会对大量的档案有大量需求，因此需要大量的人工进行信息的查找、分类之后进行交流，阻碍了信息资源的共享。如果我们采用信息技术的手段就大大的不一样了，信息之间的交流和分享可以不受地域、时间、空间的限制，通过现在互联网的技术以及计算机的使用，把需要共享的信息资源进行分类存储，就可以轻松实现信息交流共享，既方便又快捷。

2 应用信息技术进行档案管理工作的优势

信息技术的良好应用，是将信息技术与档案管理之间有效结合的全新尝试，为档案信息奠定了基础。并且在应用过程中，还能强化各级领导以及相关工作人员现代化意识以及科技意识。同时，将信息技术应用在档案管理中，不仅顺应了信息化发趋势，还会在一定程度上提高档案管理工作人员的自身素质。因此这也表明信息技术用于档案管理的优势是十分明显的。

3 对档案进行信息化管理的有效策略

3.1 转变观念 增强信息化档案管理意识

在档案管理工作中，大多数人都认为，档案管理只是简单的整理工作，根本就不需要投入过多的精力，这样的思想就制约了档案信息管理的发展。所以，我们要通过各种各样的方式和途径大力宣传档案信息化管理的重要性，转变观念，积极为信息化建设提供服务，扩大档案工作的影响力。首先，需要管理人员了解档案管理的重要性，提升自身强化档案管理水平意识，有针对性将信息技术应用到档案收集管理中，从而推动档案收集与信息技术的融合，提升工作效率。

其次，建立相应的档案管理监督制度，需要定期对档案进行检查，查看工作人员的工作质量，并根据信息技术的应用情况来实施奖罚制度，给予相应的奖励或者惩罚，目的就是使得档案管理人员能够从思想上认识到档案管理的重要，从而更好地投身到工作中，为档案信息化管理工作做出一份贡献。

3.2 加强培训 提高工作人员专业技能

档案管理人员是档案管理工作的主体，他不应单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者，因此其素质和能力会对档案管理的效果和质量具有非常重要的决定作用。在信息化飞速发展的时代，一个档案管理者必须有较好的基础知识、较高的专业知识，具备一定的计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的信息资源开发。所以档案管理部门应加大对档案管理人员的培训力度，丰富培训内容，除了做好档案业务专业知识培训外，还应把计算机操作、网络管理、数据库建设、网页制作、图像处理等方面的知识也纳入培训的主要内容，进一步提升档案管理者的专业水平。

3.3 注重安全 确保档案管理的秘密性

无论是什么样的档案管理方法都要保证档案的安全性，可是传统的纸质档案在这一方面就是欠缺的，纸质本身特点就是容易破损或时间长了内容容易模糊，导致文件破损甚至丢失。而信息技术的应用则有效避免了以上为题的出现。如果我们通过信息技术的手段进行档案的收集、整理，可以把所有的数据进行分类保存，并且在需要加密的文件上设置密码，同时再做好备份的准备，这样就给我们的信息做好保密工作。因此在信息进行保存时，我们可以将信息分类存进优盘、移动硬盘等设备上，做好备份工作，即使计算机因为种种原因而出现死机造成档案文件丢失，我们也可以重新拷贝信息，对其进行重新保存，确保档案管理的安全。

4 结束语

综上所述，传统的纸质档案管理已经不适合现在社会的发展，我们需要信息化技术应用到档案管理应用中，只有这样才会做到信息的安全和查找方便快捷，主要就是简析了信息化技术应用的必要性、优势及策略，在一定的基础上给出了相应的建议，希望可以给档案管理献出一份力。

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