如何提高档案管理效率

张晓庆

摘 要：企业随着我国不断提高的综合国力也蓬勃发展与迅速发展的大环境中，随着业务量的增加，也逐渐的使企业的信息变得复杂，所以，要想企业获得更好的发展，就应该对企业的档案管理提高工作效率。所以，本文对现状的档案管理亦提出了有效的管理方案。

关键词：企业；档案管理；效率

计算机技术随着现在不断进步的科学技术而应用到不同的领域，把我们向信息化的时代带进，也使得面临新的挑战在档案管理的工作上。当前能够通过企业档案加强管理，对工作人员的工作素质与业务能力提高，将档案管理的效率提高通过科学信息化的手段。

1 提高档案管理效率的必要性分析

1.1 提高档案管理的效率是提升国家文化软实力的需求

人们随着不断加剧的国际竞争逐渐对文化在综合国力和民族的凝聚力提升的认识的重要作用。档案是国家的历史记忆，也是见证文化的见证人，是宝贵的财富，有着对我国推动社会主义的重要作用[1]。档案是最根本的历史记录，能够对一个国家的历史客观并真实的反映，档案和其他的资料相比更具有说服力，也会是最有力的社会意识的证据。此外，社会发展的很多方面都会因为档案而涉及到，集中体现了国家的政治、经济与文化，也是最根本的国家文化发展的保证。档案管理对某些区域来说有区域性的文化品位与内涵的提升有很重要的作用。

1.2 提高档案管理科学化水平是顺应信息化发展趋势的需要

互联网自从上世纪九十年代在我国便蓬勃发展，最近几年因为不断发展的网络技术和4G通讯技术。目前为止，我国有三亿多的网民通过无线网与手机上网，大幅度的对宽带的覆盖率进行提升[2]。信息科技为档案的管理不断地发展，也提供了物质基础。档案管理的渠道、载体与样式在档案管理中也在不断地提升，对档案管理的应用与传播得到了促进。除此以外，不断地对科学技术的运用，人们不断地对档案信息的需要的提升。档案管理在新的情况下对先进的信息科技成分的利用，对档案的管理效率不断地提升，造福于人民。

1.3 提高档案管理科学化水平是推动档案工作健康发展的需要

我国有较长的档案管理发展历史，同时也逐渐将覆盖的范围变广，总体来说，目前还有很多的问题需要解决，一、较低的档案管理水平，在我国企事业单位中，很多的管理水平还在手工的管理阶段，虽然已经较成熟的信息技术，但是使用的数量却很少，不仅会对档案的效率低，也会造成较低的安全性。二、较低的从业人员素质，档案管理部门在事业单位中大多数属于附属部门，并不能够有直接的经济效益能够带来，所以，单位不愿意配备素质高的人才。三、不完善的管理制度，档案管理在基层单位中，档案随意，缺少制度与规范的管理，导致了档案丢失和混乱的现象，对档案的管理造成了严重的影响[3]。

2 目前我国企业档案管理问题中出现的问题

2.1 未及时转变管理观念

我国目前在企业管理的工作上有著未能转变管理观念的问题。企业管理人员在传统企业管理模式中，缺乏对管理的明确的概念，一般不能单独对工作进行考虑，而是把其他的工作与档案管理相结合。然而时代是不断向前发展的，在如今高速发展的社会里，传统的理念不能使现代的企业发展与之相适应，并且企业管理的影响会愈来愈大，对传统理念的坚持显然是很不妥的。

2.2 企业档案管理制度不健全

我国现如今企业的工作中仍然有不健全的管理制度的问题出现。企业管理中应当秉持无规矩不方圆的理念，企业制度是否健全，对管理工作是否高效有决定性的作用。但是我国企业还是存在不健全的制度管理的问题，造成了企业管理无法有序的进行，对档案管理工作有很严重的影响。

2.3 企业档案管理模式较为落后

在企业管理中仍然有管理模式落后的问题，我国在传统的管理观念影响之下，仍在使用传统的管理模式对企业进行管理，而忽略了传统管理模式下的企业档案管理，导致我国企业目前无法对现代企业的工作进行满足。在高速发展的网络技术、现代化信息技术的现在，传统的管理模式与其是格格不入的，这种管理模式会导致工作人员面临着大工作量，还会导致企业内部的工作效率降低。

2.4 硬件设施配置不合理

企业管理工作中有引进设施的不合理配置的问题存在。我国仍对传统的管理模式的应用就导致了对高科技设备使用的忽略，使企业管理工作方式得不到高科技的支持，没能够有效的改进，对企业档案的管理有严重的影响。

2.5 企业档案管理人员素质较低

企业管理中较低的管理人员的素质问题，主要有下面两个原因造成：一、不扎实的专业知识，目前都有不专业的管理人员在企业档案管理中工作，这些人员没能在求学期间对专业知识进行系统额学习；二、实际应用能力较差，新加入企业管理中的人员，在工作之前能有相关的实际操作能力，工作之后，就会出现有关人员实际的应用能力不足。

3 提高档案效率的措施总结

3.1 强化科学发展观念

科学发展观最根本的体现就是将档案的管理效率提高，我们在目前的档案管理的工作中要对思想观念首先摈弃，并且把当前所存在的问题全力解决。同时，服务意识在档案管理中是一大重要意识[4]。服务社会是档案管理的根本的目的。所以档案管理的工作要不断地向社会深入，了解并归纳各种信息，从而得到针对性的信息。

3.2 加强信息技术在档案管理中的应用

在现如今日新月异的信息技术的发展中，人们逐渐对工作中的实际价值得到认识，信息技术在各行各业中不断地被运用[5]。逻辑性是档案管理工作的性质，信息技术的利用在档案中不断地被加强可以对档案管理有一个很大程度的提高。目前被应用的信息化技术有下面的方面：首先是开发软件，虽然档案管理中已经应用信息技术，但在实际中却是极度的缺乏相关的运用软件，比如在档案的编排与存储都没有；其次，应当有一个统一的共享的建设平台，便捷性是现在的信息技术的特点，系统通过信息的共享把各个部分随时的进行查阅，对档案的管理效率极大地提高；最后，应该对电子档案加强应用，占用物理的空间也不容易被保存是传统的纸质档案的缺点，但是这些问题都能被电子档案所解决，我们在对电子档案的管理上需要对安全保密的技术加强运用，防止外泄档案。

3.3 完善相应的制度

最根本的对档案管理的保障即是对档案管理运行的相关制度加强管理，制度需要从微观与宏观两个角度去进行，不断地对相关的法律和相对应的制度去完善。在政府方面看来，需要在政府的绩效考核内加入档案管理，使其相互关联，从而顺利将档案的制度化管理实现。对于某些部门来说，应该对档案管理不断的强度其重要性，对规范化的制度加强建设，同时要制动好工作责任的制度，创造了优良的档案管理的环境。

3.4 提高从业人员的素质

如今的档案管理和以前的仓库管理人员不同，不断地对着档案管理的深入，从业人提出了更高的素质要求，同时对高素质的人才的引进需要不断地对信息技术的运用。档案的管理人员在信息化的背景下，不仅要有专业的档案管理的技能，还需要对现代的管理技能和信息科技掌握[6]。除此之外，档案的管理人员要有创新的与时俱进的意识，不断地在实际工作中将档案管理的效率提高并探索其方法。

4 结语

总之，企业的前途和命运对企业的档案管理来说影响深远，因此在对企业的档案管理方面来说，企业的管理人员应当有高度的重视，及时找出在工作中会出现的出现的问题，对企业的档案进一步的完善，并且对企业的档案管理的信息技术建立，只有这样做才能优化和完善档案的管理工作。

参考文献

[1]薛玮璐.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].中国地市报人，2018（04）：36-37.

[2]朱琦.提高档案管理效率的若干思考[J].中国高新区，2018（05）：243.

[3]史俊.提高办公室档案管理工作效率实践探索[J].人力资源管理，2018（03）：183-184.

[4]陈帅.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].办公室业务，2018（03）：61.

[5]高娟.事业单位档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析[J].劳动保障世界，2018（02）：56.

[6]郝蕊.浅谈我国事业单位财务档案管理现状与问题分析[J].现代经济信息，2018（01）：171+173.