浅谈档案信息化建设存在的问题及对策

白冰

摘 要：档案信息化就是以原纸质的档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息化，在企业内部，实现档案资源共享，方便企业人力资源部和各个层次的领导及时的查阅动态的本企业人才的档案信息。本文分析了人事档案管理中存在的问题，阐述了全面推行档案信息化管理，确立档案信息化工程发展的新方向

关键词：档案；信息化；问题；

档案信息化就是以原纸质的档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息化，在企业内部，实现档案资源共享，方便企业人力资源部和各个层次的领导及时的查阅动态的本企业人才的档案信息。 档案信息化是网络化、数字化、规范化的总成，涉及档案管理、电子信息、网络技术等专业综合技术。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。

1 档案信息化建设的涵义

“档案是资料本身的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。

2 档案信息化建设的现状

档案信息化建设是根据国家的档案管理部门的统一规划和组织，在对档案管理中应用现代信息技术，对档案及信息资源进行数字化的管理。在现阶段，尽管已经有许多单位开始实施档案的信息化，但其中还存在诸多问题。根据本人的工作经验，文书档案和人事档案室一般在较高楼层，和办公室相距较远，不便于查阅纸质档案，且经常阅读也会对档案造成一定损坏。当前许多领导阶层对档案工作重视不够，对档案信息化工程认知不够，因而对其投入的力度也不大。且当前档案没有专职人员管理档案，档案管理人员缺乏信息化的培训。为了能够更好发挥档案信息资源的管理，档案管理部门应面对现实，积极寻求有效可行的方法，推动档案信息现代化管理。

3 档案信息化建设存在的问题

3.1 档案信息化建设发展不平衡

在档案信息化建设的发展中，由于设备简陋、经费不足、不够重视等多方面问题，导致部分单位信息化的管理手段较为落后，对档案的信息化建设及整体优势的发挥造成了阻碍。

3.2 档案信息的制度不规范

一般单位的档案室缺少专门存储档案的磁介质设备，而数字档案对于设备有很强的依赖性，这对档案信息的管理带来一定的困扰。且由于单位使用的是局域网，员工只能根据各自权限读取文件，且没有具体文件路径，往往随意存储文件，不便查阅。

3.3 领导对档案信息化建设不重视

档案信息化没有直接经济效益，只有潜在的经济效益。而单位领导往往在此方面的规划上面，存在着花钱费力立档的看法，并没有考虑到长久的利益，因而对其发展不够重视。

3.4 信息安全较差

信息化、网络化在带来便利的同时，也存在很大的安全问题。近年来，由于计算机病毒和黑客威胁信息安全，带来的安全损失逐年增长。除去外来侵入的安全隐患，计算机本身的防护措施如不到位，有可能会导致档案与电子文件产生冲突，造成数据库破坏，公务系统瘫痪。

3.5 资源共享未达到需求

档案信息化建设要求很强的开放性，满足公众对于档案的多样化需求是要靠档案信息的开发共享才能完成。但当前在实际工作中，部分档案管理人员思想较为保守，对于信息化建设的认识存在偏差。许多人认为所谓档案信息化即为档案数字化，但档案的数字化只起到提高查询效率的作用，没实现信息的共享，不能提供方便档案的信息查阅服务。

4 全面推行档案信息化管理，确立档案信息化工程发展的新方向

信息化工程建设的过程就是档案的形成过程，从档案纸质资料的收集-整理-整理成电子版-上传，这些过程都是需要仔细再仔细的，容不得出一点点差错，否则就会导致档案出错，所以，信息化的有效管理会在各方面提高档案管理效率与效益。

①加强内部档案信息化建设，选用适合的企业档案管理软件，制定适合本企业实际工作的档案信息化管理的规章制度，及时改革不适应档案信息化要求的管理体制，提高内部信息交换及共享的水平，创造更多有利于内部利用的条件。

②建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，全面的提高相关岗位人员工作的素质和工作能力。

③档案管理的工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使内部档案的信息系统运行保持在良好状态之中。

④檔案的数据质量是计算机管理系统成败的关键，所以必须要严把档案的资料数据关，保证所输入的资料是全面的、准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立资料的审核制度，在档案资料输入之前对档案资料进行审核，在档案资料输入之后还要进行认真的校对。

档案信息化建设是根据国家的档案管理部门的统一规划和组织，在对档案管理中应用现代信息技术，对档案及信息资源进行数字化的管理。在现阶段，尽管已经有许多单位开始实施档案的信息化，但其中还存在诸多问题。根据本人的工作经验，文书档案和人事档案室一般在较高楼层，和办公室相距较远，不便于查阅纸质档案，且经常阅读也会对档案造成一定损坏。当前许多领导阶层对档案工作重视不够，对档案信息化工程认知不够，因而对其投入的力度也不大。且当前档案没有专职人员管理档案，档案管理人员缺乏信息化的培训。为了能够更好发挥档案信息资源的管理，档案管理部门应面对现实，积极寻求有效可行的方法，推动档案信息现代化管理。

参考文献

[1]方满银.档案管理息信化的安全性探讨[J]现代经济信息， 2014，（09）：160

[2]黄顺奎.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务， 2016（8）.