规范社区卫生服务中心文书档案管理的对策

赵丹

摘 要：文书档案管理工作作为社区卫生服务中心信息化建设的重要组成部分，必须适应现代社区卫生服务中心制度的要求，规范操作管理流程，最大限度提高服务利用率，为社区卫生服务中心发展提供可靠的信息资源。

关键词：社区卫生服务中心；文书档案管理；对策

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。文书档案管理工作作为社区卫生服务中心信息化建设的重要组成部分，必须适应现代社区卫生服务中心制度的要求，规范操作管理流程，最大限度提高服务利用率，为社区卫生服务中心发展提供可靠的信息资源。

1 社区卫生服务中心文书档案管理的现状

1）对档案管理的重视度不够。鉴于社区卫生服务中心规模、存续时间等因素的影响，有些社区卫生服务中心只注重生产经营等现实利益，对档案管理等历史性、基础性的工作不重视，档案管理体制不健全。特别是有些单位因办公环境紧张，不单独设立档案库房，大量的文件堆放在一起，有的甚至只存储在计算机中，不注重电子备份、不注重文件归档，致使社区卫生服务中心发展的历史沿革记载不全、经营管理记录不实，严重影响社区卫生服务中心的可持续发展。

2）档案管理人员不专业。按照档案法要求和有关文件规定，档案人员必须具备较高的政治素质和业务素质，持证山岗，但在实际工作中档案人员很难达到上述要求。多数社区卫生服务中心存在人员身兼数职，分工不明确的现象。档案管理员多为文书兼任，但文书人员往往存在一些问题：一方面文书人员更替频繁，文化素质参差不齐，有的工作责任心不强，对档案管理业务知识知之甚少又不努力学习；另一方面文书人员职责不清，无暇整理档案。他们往往被日常事务性工作缠身，很少有时间整理文件归档，而档案管理又是一项基础性很强的工作，是将大量文件材料使之有序化的过程，需要具有较强责任心的人员集中时间和精力去耐心细致的整理，目前这一点很难做到，致使文书档案人员在交接工作时，存在连接不顺畅的现象，严重影响工作开展。

3）档案管理不规范。虽然近年来国家相继下发了许多具有宏观指导性的档案管理新规定、新政策，同时要求各单位根据实际自行制定具体规章制度。然而，有些社区卫生服务中心档案管理人员存在按照国家有关规定无从下手的现象，实际操作能力差，就连具体的分类规则和整理立卷归档的办法都制定不出来。很多文书人员为便于查找就将文件按照来文和发文分成两大类，然后按照文件字号顺序排列，这样一来严重违背了档案管理“以我为主”和按事由整理的规则，不符合档案管理的具体要求，为提供利用档案带来许多问题。

4）档案管理手段落后。目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，档案管理人员还一直采取手工编辑、检索，存在文书档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。有些部门认为涉及本部门的重要文件需要自行保存，便于查询利用，拒不向文书部门交还，严重影响文件归档。

5）档案提供利用服务率低。一方面，因为没有对档案进行科学系统的整理，失去了提供利用档案的基础条件。普遍存在大量档案由各部门工作人员根据工作需要自行存档现象，大量重要档案无法归集，散存在个人手中，在人员更换时，就无法找到，对工作的延续性造成严重影响；另一方面，档案管理软件不健全，在档案局购买的软件，实际应用性不强，仅限于将名字和档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

2 规范社区卫生服务中心文书档案管理的对策

1）挖掘档案价值，提高社区卫生服务中心领导对档案工作的重视。以往大家都强调各级领导对档案工作不重视，投入较少。究其原因，主要是档案价值没有充分发挥出来，没有引起领导对档案的重视，为此，档案管理人员要坚持尊重历史、为社区卫生服务中心负责的工作态度，通过扎实地细致整理工作，高效便捷的提供利用，深入挖掘档案价值，更好地为社区卫生服务中心生产经营发展服务。只有当档案的价值被进一步的发挥出来，使档案管理工作真正融入到社区卫生服务中心管理的各项工作环节，才能更好地提高领导对档案工作的重视，给予更好的人力、物力和财力上的支持，逐步完善档案工作软硬件环境。

2）加强对档案管理人员的业务培训。实现对档案的科学管理，就是要不断地提高档案管理人员的业务素质，真正懂得怎样整理档案、如何管理档案。一方面要认真学习国家档案法规政策和档案整理规则，适应国家对档案工作的新规定和新要求，切实做到档案管理跟得上时代的要求；另一方面，要结合业务实际，学习一些实用性、可操作性较强的工作方法，满足本单位档案工作实际需要。要确保档案人员培训的连续性和周期性，不断充实和完善档案管理业务知识。

3）加强档案规范化管理。根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关规章制度，结合社区卫生服务中心生产经营实际，以满足和方便社区卫生服务中心归档文件的保管和利用为前提，坚持“简化整理，深化检索”的原则，研究制定档案分类规则、立卷归档办法，明晰档案归档范围和保管期限，进一步明确社区卫生服务中心档案的实体分类原则、分类方法、类目设置及其所含基本范围，规范文件材料整理立卷归档工作，提高案卷质量和科学管理档案的水平，以便更好整理档案，提高档案的查全率和查准率。同时，要确保分类规则和归档办法的相对稳定性，保证档案整理的连续性。

4）加强档案基础设施建设。加大档案管理硬件的投入力度，提高档案管理硬件设备，改善档案存放和保管的条件。设置档案库房，安装铁门，配备铁柜、灭火器、温湿度表，落实“十防”要求。要尽力设置计算机、扫描仪、照相机等现代设备，改进档案硬件，满足新形势要求。

5）实施档案现代化管理。随着信息网络化时代的到来，电子档案信息共享已经成立利用档案的必然趋势。被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案存在的价值在于提供利用，通过实现档案信息共享，充分发挥档案的信息价值，为社区卫生服务中心生产经营服务是档案管理的最终目标。鉴于市场上销售的档案管理软件存在实用性差、信息难以实现共享的缺陷，可结合社区卫生服务中心OA网络建设和档案管理工作的实际，自行研发档案管理软件，实现社区卫生服务中心文件流转与档案管理的一体化，提高对电子档案的管理，确保纸质档案与电子档案的双重管理。同时，健全各类档案目录，丰富档案查询方法，提高档案查询效率，更好地为社区卫生服务中心生产经营服务。

6）提高档案利用效率。文書档案涵盖了社区卫生服务中心发展的重要文件材料和规章制度，是社区卫生服务中心成长发展原始记录，提高档案利用效率，深入挖掘档案利用价值，对于提高社区卫生服务中心管理效能、改进生产技术、降低生产成本具有重要意义。一方面，要积极主动做好各经营管理业务部门查询利用档案工作，高效提供查询需求。另一方面，档案人员要主动承担课题研究，提高档案文献编研能力，总结社区卫生服务中心经营管理经验性、规律性特征，提供领导查阅，便于经营决策。