电子文件管理的几点认识

怀宝忠

摘 要：电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。如何做好电子文件管理，是目前档案工作者需做的事情。

关键词：电子文件管理；特点；方法

1 电子文件的主要特点

电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文件有着较强的特殊性，所以必须要科学地管理好电子文件，必须要了解、熟悉、电子文件的特点。一是电子文件不是直观的纸质文件，它需要有现代化办公设备帮助才能够阅读和利用；二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理和传递；三是电子文件的利用可以共享，不受时间和距离的影响；四是电子文件的保存条件和环境要求与纸质文件不同，它对环境的温湿度、防磁性等条件要求很高；五是电子文件的不稳定性高，它依赖计算机系统的稳定性；六是计算机软、硬件系统更新换代的速度快，要求电子文件存储兼容及其数据结构转换能力强；七是电子文件具有可变性，真实可靠性不如纸质文件，随时面临被修改、盗窃、丢失、甚至销毁等危险。

2 电子文件与传统档案的区别

1）电子文件归档时间与传统的纸质文件归档时間不同。传统的纸质文件归档时间是在第二年的上半年归档，一年归档一次。而电子文件可在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期归档。电子文件可由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名、封签认证。由档案馆接收登记，按照事由的原则、性质，设定访问级别，以待查找利用。

2）电子文件和纸质文件的归档方式不同。传统档案是以纸质材料为主，经过长期实践，总结出一套工作流程及方法、原则和各项规章制度，是文件归档整理工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集、立卷、归档后，移交到档案部门。而电子文件则取代了以往的文字材料。但由于电子文件采用的是电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体及鉴别文件、原始凭证等关键信息，也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证、辩别复杂而困难。因此，电子文件中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会再出错误，确保电子文件的原始性、真实性和准确性。

3）电子文件管理和纸质文件管理方式方法不同。电子文件可以在文件办理结束后随时归档，或在某一时间周期归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名、封签认证，由档案工作人员接收登记，按照事由原则性质，设定访问限制级别，以便将来查找利用。电子文件随时归档，一方面避免文件漏归，保证归档率和完整率，结合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免文件的流失和病毒的破坏。电子文件归档必须以磁盘或光盘形式移交。依据电子文件的特殊性，电子文件的分类编目等管理方式与纸质文件是不同，可以达到一级管理，档案部门在接受电子文件的同时，必须给每份文件编制文件号，根据上、下行文之间的关系，并给出相应的分类号和档案号。在归档的同时，进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。在电子文件利用时只须给出文件分类号或主题词，即可找出相应的文件和相关的文件及附件，提高工作效率。

3 建立电子文件应采取的方法

1）电子文件的收集。电子文件的特殊性决定了电子文件的收集不同于纸质文件，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质文件。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动化检索要求时，或者从保留文件重要过程的信息考虑，则应及时收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，也应及时收集，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化生成的电子文件，应当有严格的措施。必要时，在应收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生以外情况时电子文件信息丢失。

2）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的电子文件进行接受、处置及存储工作进行业务指导。保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写和不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会作用。

3）解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成时间短，缺乏实际贮存验证，所以，在电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

4）健全电子文件管理的检查审核制度和规范公文制作及控制程序。2001年10月国务院下发的《电子公文传输暂行办法》中明确指出：“电子公文与相同内容的纸质文件具有同等法律效力”。因此，电子公文管理工作需要得到强化，就必须建立相应的检查制度，定期对检查归档文件是否齐全完整，形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求。对形成新的公文档案要指定一个终端，经终端审核后统一在网上发送，统一格式和结构，便于规范处理和控制。

5）加强电子文件的软、硬件设施管理。对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17～20度之间，相对湿度保持在35～40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

6）档案人员结构的变革迫在眉睫。要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，是档案工作人员适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的办法。电子文件是一个新生事物，从事电子文件人员必须具备档案管理的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。就目前来说，一是要吸纳专业技术人才；二是加大教育投入，加强对电子文件管理知识、电子计算机知识和数字通信技术的培训，使其尽快掌握电子档案管理的基本知识和技能。