档案管理信息化发展的制约因素及解决对策

牟庆玲

摘 要：随着信息化的发展，特别是以互联网为代表的网络时代的来临，档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要，信息技术的广泛应用和电子商务的加快推进，使档案基础业务建设的重心向档案管理信息化建设转移。

关键词：档案管理信息化发展；制约因素；解决对策

档案管理信息化是指在档案管理过程中，应用数字化原理和设备，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。 随着信息化的发展，特别是以互联网为代表的网络时代的来临，档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要，信息技术的广泛应用和电子商务的加快推进，使档案基础业务建设的重心向档案管理信息化建设转移。在信息时代这一必然趋势下，只有改变传统的档案保管、利用、检索方式，建立适合档案的现代化管理模式，才能避免档案管理工作脱离社会民展实际，避免档案机构变成纯粹博物馆式的收藏组织，才能有效地保护发挥档案部门应有的职能作用。

一、档案管理信息化发展的制约因素

1.档案信息化管理基础工作不牢

主要表现在硬件设施和软件环境两个方面。硬件设施的问题是指实施信息化管理的工具缺乏，硬件设施主要是相关的一系列必要的工具器材，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、磁盘等，由于这些设备的配备都需要较大的经费投入作保障，而且设备的后期维护成本也较高，资金缺乏往往就会导致设备配置紧张。缺乏了必要硬件设备，纸质的档案转换、加工处理、整理分析工作也会受到影响，快捷高效的信息化管理便无从谈起。软件环境的问题是指档案信息管理各个环节的标准规范不统一。如在把纸质档案转换成电子文档这个阶段，缺乏详细统一的标准来要求何种纸质档案应采用何种转换格式，导致相同类型的纸质档案经过不同的部门和人员处理得到不同的电子格式，增加了信息化管理的工作量和工作难度；在电子档案的保管、传递、调阅、使用等环节都没有统一的要求，存在很多人为主观因素。

2.档案信息的保密安全性差

档案信息需要共享，这是由档案信息资源自身的特点决定的，档案信息共享是档案信息化建设的基本目标之一。而信息共享具有限制性，即在一个特定范围内共享；但档案信息又在一定程度上具有保密性。在档案信息化管理中，由于网络等技术的应用，使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加，除了常见的网络病毒、网络黑客对管理计算机的入侵等情况外，电磁泄露、剩磁泄露等威胁更是防不胜防。此外，由于信息化管理下档案信息与载体是可以相互分离的，泄密具有很强的隐蔽性，几乎无法判断档案信息是否被非法复制，而且档案信息在泄露后可借助网络快速传播，很难实现泄密后的补救控制。

3.档案管理人员素质偏低

作为一名合格的档案信息化管理工作者，不仅要掌握计算机理论知识和运用技能，熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，还应具备对档案信息的加工、提炼能力，把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者。这就对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求，因此，只有那些既熟悉档案管理又掌握现代信息技术的复合型人才才能胜任这项工作，但是，囿于我国传统的用人体制，再加上现阶段档案部门对档案管理人力资源投入资金有限，现有工作人员接受培训机会渺茫，优秀人才又难以被吸纳进来，直接导致档案队伍综合素质普遍不高，严重制约了先进技术和先进管理理念在档案管理信息化建设中的推广和应用。

二、實现档案管理信息化的对策

1.夯实档案信息化管理的基础

首先，要加强硬件设备的配置。档案部门必须正确认识自身工作的重要性，多方面争取领导的支持，使其将档案信息化管理纳入整个单位信息化管理体系当中，改善设备条件。设备配备要把握既满足工作需要，又节约成本的原则。对于这些设备，档案部门要指派专人对档案信息化管理的电子设备进行维护，保证设备的正常工作，不影响信息化管理的工作效率。充分配备计算机、扫描仪、数码相机、刻录机等信息化管理必要的硬件设备。其次，加强标准化、规范化建设。电子文件从形成到归档，涉及到的岗位和人员众多。要确保收集到的档案信息的真实性、完整性和有效性，就必须在电子文件的形成、流转、处置、直到归档的各个环节，实行标准化、规范化、制度化的管理，确保同一类型的档案在不同的部门和人员之间产生的电子文档格式、大小、样式一致，方便对档案实行信息化管理。如文本档案要采取Txt记事本格式还是Excel格式，必填的项目该如何填写，选填项目可否有填写者自行删掉，填写后由谁保管，保管多长时间，保管人要负什么责任，调阅的方式和办理程序等等，都要有统一的要求。在此基础上，严格电子档案管理的各个环节，做到归档统一、保管安全、使用有序，使制度变成归档人员的自觉行动并及时做好软硬件设备的更新维护。

2.确保档案信息的安全

网络化档案信息开发利用的正常运行，要依赖于计算机网络的安全。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程；对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，确保信息的保管安全；在系统安全管理上，通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，确保档案信息资源的安全、有效以及网络系统安全运行；此外，要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。

3.加强档案信息管理人才的培养

档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。作为应用性很强的档案工作，为了培养档案管理人才，须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护，以满足档案管理信息化的需要。因此，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。