对人事档案管理问题研究探析

侯涛

摘要：人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据

关键词：人事管理；问题研究；思考

人事制度的不断深化，对人事档案管理工作提出了更高要求。目前，随着市场经济的逐步发展，人力资源市场中的用工形式也呈现多元化趋势。高校人事档案的高效管理对促进高校各项工作的正常开展具有积极意义。因此，本文基于高校人事_档案管理中存在的问题，具体提出了相关措施，以期为促进高校人事档案管理提供一定的借鉴。

一、人事档案管理存在的问题

人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神，要促进人才的合理流动，必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制，发展人事代理业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。

随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

二、人事档案管理的重要性认识有待加强

目前，人事档案管理的重要性认识有待加强。一些院校机关对入职员档案并没有采取相关措施进行妥善管理。由于许多机关，院校教师的档案一直处于分散状态，导致部分人事档案管理部门对在职校人员工作表现以及晋升情况等未能做好及时的记录。实际上，很多领导在对人事档案管理的人员配置以及资金筹备方面往往没有做到位，导致高校人事档案的管理效率极其低下。此外，人事档案管理人员的薪资待遇问题也会影响其工作的主动性和积极性。

2.人事档案管理的程序有待规范

人事档案管理主要包括对档案的整理、保管以及转递等。现阶段人事档案的管理是一个长期的动态过程，因此做好档案的搜集工作为整个人事档案的管理提供了基本保障。但是，大部分的人事档案管理程序缺乏明确的规范。人事档案管理机构也没有指定相应的人事档案搜集管理制度，从而导致人事档案管理工作处于一个杂乱无章的状态。同时，因为部分高校对人事档案管理工作的疏忽，致使对人事档案缺乏合理的规划和建设，并且缺少相关的安全防护设备。比如，一些人事檔案需要做好及时地防水、防尘措施等。

三、提高单位人事档案管理水平的建议

1.健全档案管理制度，使档案管理更加规范化。要做好人事档案管理工作，首先领导必须重视，要充分认识到这项工作的意义，将其纳入重要议程中。参照《档案法》规定，并结合事业单位自身实际，完善人事档案管理制度，补充人事档案管理细则，为人事档案管理工作提供制度保障。其次，档案管理部门要大力宣传人事档案管理的重要意义，普及《档案法》，增强单位全体员工的档案意识，使其更主动地配合档案管理工作。在收集、整理档案材料时，工作人员必须仔细鉴别，做到取之有据，保证档案资料的真实性与完整性。

2.重视档案管理基础设施建设。随着档案管理信息化与传统管理方式的不断融合，对人事档案管理的硬件设施也提出了新要求。事业单位在加强档案信息化建设的同时，还要重视对纸质档案的保管。建设专门保存纸质档案的库房，并配备高质量的档案储存柜，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。档案管理员需每天对库房进行巡视检查，及时察觉库房中的安全隐患，并将这些隐患消除掉。

3.加强人事档案队伍建设，提高档案管理质量。人事档案管理工作带有极强的政策性、保密性与业务性。伴随着人事改革的日益深化，人事档案管理工作更需要一支专业型、复合型的人才队伍。要从单位或高校毕业生中挑选那些有着较强责任心，作风正派、工作踏实的人员从事人事档案管理工作。其次，主管部门要定期组织档案管理人员参加教育培训，学习先进的档案管理知识，了解档案管理中的薄弱环节与防范对策，不断提高档案管理水平。同时，鼓励档案人员自主学习，为他们提供外出深造的机会。

人事档案管理具有极强的系统性与复杂性，需要工作人员保持严谨、细致、负责的态度按照组织内部人事档案管理规章制度开展工作。只有这样方能做好人事档案管理工作，充分发挥出人事档案的作用，更好地为员工、为单位、为社会提供高效、便捷、优质的档案服务。

只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献：

[1]王云庆 苗壮《现代档案管理学》青岛：青岛出版社 2002年220

[2]傅华《聚焦人事档案》《中国档案》2003年第4期

[3]谢亚曲.对当前事业单位人事档案管理的思考[J].企业改革与管理，201413（11）：121-122.