注重细节做好炼化企业自备电厂文秘工作

赵晓勇

【摘要】文秘是为领导提供综合服务的办公室人员，是领导的参谋助手，炼化企业自备电厂在公司党委领导下，热电厂党委认真贯彻落实公司各项工作部署，团结带领全体员工，以业绩指标为中心，以营造和谐为目标，克服困难，精细管理。以上工作的规划于实施中，文秘工作起了一定的作用，因此，做好办公室文秘工作有十分重要的意义。

【关键词】注重细节；办公室文秘

炼化企业自备电厂下设党政办公室、机动设备科、生产技术科、企管科、质量安全环保科5个科室，有锅炉、汽机、燃料、化学、电气、供气、热力试验室7个车间。办公室文秘很多工作是为领导服务的。例如每周安排全厂会议，每天领导在开会前，需要文秘人员进行会前准备、会议记录、会中服务、会后整理，领导在审批文件前，需要文秘人员进行文件签收、传阅、登记、呈批、拟办等一系列处理工作，文秘工作效率对领导工作进展有很大影响。办公室文秘工作不仅是领导工作的基础，还是领导工作任务的延伸，例如当领导作出决策后，需要办公室文秘人员进行具体的文件起草，并下发到厂各单位；当领导出差回来后，文秘人员要将领导带回来的材料整理好，文秘人员每天接收各科室发来的电子邮件等日常工作的安排，因此，要注重细节做好炼化企业自备电厂文秘工作。

一、做好办公室文秘工作的几点思考

文秘简单地说是厂里掌管文档、安排事务的机构或者帮助部门负责人处理日常工作编辑发布信息等，办公室文秘工作不仅仅有这些简单工作，还起着承上启下的作用，不管是对外交流还是对内协调、信息传达都离不开办公室文秘工作。办公室文秘工作在炼化企业自备电厂发挥越来越重要的作用，做好文秘工作显得尤为重要，笔者下面就如何做好办公室文秘工作谈谈一些思考和想法。

（一）加强学习，不断提高文秘人员素质。办公室事务过于繁杂，办公室人员少，工作量大。作为文秘工作者，是领导与各部门之间联系的桥梁，一言一行，都直接或间接地影响到单位的形象。这种工作的特殊性，要求文秘工作者必须不断学习，提高自己的综合素养。一要不断提高自己的政治素质。办公室工作是一个政治性、全局性、政策性很强的工作，工作人员任何时候都必须把政治素质作为自己的第一素质。这就要求我们要不断提高政治鉴别力和政治敏锐性、坚定性，学会从政治的角度，辨证地分析问题和解决问题。二要全面提高自身的综合业务素质。主要是加强文秘人员教育培训工作。办公室文秘人员由于工作性质的关系，相对来说培训机会较少，文秘人员知识更新慢，现有的知识水平很难满足工作的需要。为此，要加强文秘人员的培训工作，使文秘人员成为复合型人才，要做到提笔能写，开口能讲，有事能办，尤其要把提高文秘的写作水平作为增强能力的重点，不断使文秘人员的综合素质得到提高。

（二）建章立制，确保公文规范化作用充分发挥。公文是一个单位的脸面，公文主要作用是总结工作、布置工作，传达会议精神和领导指示要求，公文水平的高低影响到一个单位的形象，也影响到信息传递的有效性，文秘工作的核心是文字工作，主要是通过公文体现，因此，做好办公室文秘工作，确保公文的规范化，对于做好上情下达有着至关重要的意义。炼化企业电厂属于多专业的自备电厂，因此要想管理得到规范，必须要建章立制，才能确保单位的规范管理，首先要建立科学有效的规章制度体系，为单位的发展保驾护航。在这个过程中，做好三个环节的衔接工作：一是制定规章制度切合实际，实用、管用，发布制度前要充分征集各部门意见。二是规章制度的语言要简明扼要、浅显易懂，避免出现词不达意的现象。三是要加强规章制度的宣贯，真正做到入脑入心。因此，要确保一个单位良好运行，要充分发挥公文的作用，就必须加强理论知识的学习，建立一套够用、管用的规章制度，加强对上级文件、领导讲话的学习，与上级要求保持步调一致。同时要锻炼过硬的写作能力、较强的理解能力，实现文件办理规范、顺畅、安全，这样才能在工作管理中做到得心应手。

（三）细节管理，做好文秘服务工作。细节决定成败，文秘工作的核心是文字、文件和服务。文字工作要求精益求精，不能出现语法、政策上的错误，更不能出现思想上的错误，每一句话都要精雕细琢，才能以文传意。文件传阅也是一件细活，从收到、传阅、收回、销毁或归还文件，整个过程要条理清晰，要做好文件编号、进度跟踪等细节上的工作。文秘工作又是一个细致工作，这就要求办公室文秘工作做到细致规范，从细小的事情抓起，要牢固树立精细服务的理念，注重服务细节，突出服务效率，将难事办妥、急事办稳、杂事理清、繁事化简，把各项工作做到细致又细、精益求精。如在安排会议活动时，办公室文秘工作人员可以结合自己单位实际情况来制定出详细的会议安排方案，根据会议规格高低、人员高低、日程长短，设立相应的工作计划，只有办公室文秘工作人员细致规范，才能做好办公室文秘服务工作，保证办公室文秘工作不会出错，从而保证办公室和领导日常工作的顺利有序进行。

（四）做好督察督办，确保各项要求及时落实。办公室是生产和经营活动正常落实的参谋部和服务部，上为领导服务，下为单位员工服务，中间为企业各部门和车间服务，一个厂办公室文秘工作服务水平直接关系到整体生产和经营活动水平。因此，办公室文秘工作人员要充分发挥文秘工作的作用，积极为厂服务，当好厂领导的参谋助手。文秘工作的参谋作用主要体现在传递文件、做好会议纪要、督办待办事项方面，厂领导每天都要处理大量的文件，解决各类问题，作为办公室文秘工作人员要把好第一道关，首先要把好文件的筛选关，厂的纸质文件来源有三个途径：一是通过传真接收的文件，二是通过公司信息门户发布的文件，三是通过OA办公系统发布的会议纪要和经营通报及其他文件。其中，通过传真接收的文件要经过甄别，有相当多的文件是一些社会组织或团体发过来的会议邀请函，购买刊物的函件等，对于这类文件直接销毁。其次，做好会议纪要也十分关键，尤其是每周召开的综合协调会，各类总结会等，必须要及时将领导的要求高度提炼后在会议纪要中体现出来，并及时將会议纪要，特别是会上布置的待办事项，及时上传到该厂信息门户栏目里，让全厂员工都能及时收到。必须在会议纪要中明确要求，并及时跟踪督办落实，确保上级要求和领导指示精神得到迅速落实。

二、学会总结，确保各项工作和谐高效

炼化企业自备电厂办公室文秘人员工作比较繁忙，工作关系错综复杂，因此，办公室文秘人员要不断改进自己的工作方法，不断摸索办公室工作规律，并掌握这种规律，根据任务的重要性，工作的轻重缓急，时间长短，合理制定工作计划，牢固树立超前的理念，做到情况提前掌握，工作提前部署，分清工作主次，做到忙而不乱，稳而不拖，在任何工作中做到从容不迫，游刃有余。文秘人员不仅要协调好自身心态，还要在工作中不断充实自己。

三、结束语

文秘人员在工作中要保持满腔热忱的敬业精神和坚忍不拔的意志，要有饱满的工作热情，始终保持积极乐观向上的心态，能正视困难和挑战，面对挫折不低头，要经得起批评，受得了委屈，要学会控制和调节自己的情绪，始终保持积极进取的态度，要有包容意识。因此，办公室文秘人员要提高服务意识，改进工作方法，注重细节管理，抓住重点工作，认真做好每一项工作，不断提高办公室文秘工作水平，从而为炼化企业自备电厂工作的顺利进行提供有力保障。

【参考文献】

[1]翟荣荣.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015（11）.

[2]周峰华.提升电力企业办公室文秘工作水平的途径[J].办公室业务，2014（10）.